摘 要:企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,在新形勢背景之下,企業(yè)檔案管理朝著信息化趨勢發(fā)展。本文通過介紹企業(yè)檔案管理信息化的重要性、工作要求,通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問題,提出了其信息化的新思路。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);發(fā)展趨勢
1 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的重要性
所謂信息化管理,是指通過先進(jìn)的管理思想理念以及輔之一定的技術(shù)手段,提高企業(yè)管理的效率,從而提高企業(yè)的市場競爭力。而檔案管理也是如此,對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理,可以使得檔案的處理過程高效快捷。當(dāng)今時代,是一個信息技術(shù)充分發(fā)展的時代,在新形勢的背景之下,企業(yè)的檔案管理也需要跟上時代的腳步,實現(xiàn)信息化管理。以下是新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的重要性:
1.1 對檔案的原件進(jìn)行有效保護(hù)
所謂信息化管理檔案,是指將檔案利用技術(shù)手段,通過掃描的方式把企業(yè)的庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換,從而使用數(shù)字化檔案代替紙質(zhì)版原稿的使用,這也能因此減少檔案原件的使用頻率。相比于傳統(tǒng)的方式,每次使用需要翻找檔案原件,數(shù)字化的檔案能夠減少檔案原件的損耗,從而對其起到一定的保護(hù)作用。除此之外,由于拿出的頻率減少,也能大大降低檔案原件丟失的風(fēng)險,從而方便了企業(yè)的檔案管理,減少了意外的產(chǎn)生。
1.2 便于檔案歸檔
傳統(tǒng)時期,企業(yè)檔案歸檔的方式是通過手工操作,不僅工作量極大,而且較為繁瑣,出錯率較高,這需要檔案管理人員通過手工整理以及手動制作目錄,并且發(fā)現(xiàn)錯誤進(jìn)行修改時難度較大,這還進(jìn)一步加大了企業(yè)檔案管理的成本。而通過信息化手段對企業(yè)檔案進(jìn)行歸檔,檔案人員通過計算機(jī)能夠直接進(jìn)行一系列操作,從而完成這項看似復(fù)雜的工作,提高了企業(yè)檔案管理的效率。
1.3 便于檔案檢索
企業(yè)檔案的檢索的傳統(tǒng)手段是檔案管理人員通過從歸檔的一本本檔案目錄中進(jìn)行查找,通過逐本查找的方式得到相關(guān)人員所需要的信息,然后再根據(jù)目標(biāo)中標(biāo)注的檔案位置到庫房進(jìn)行查找。而通過信息化手段,可以直接利用計算機(jī)的檢索功能,在企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫中直接調(diào)取所需要的檔案信息,并且還能直接在線閱讀檔案,不僅檢索的速度快,而且能夠進(jìn)行多角度的檔案查找,提高了檔案查找的準(zhǔn)確率,大大減輕了檔案工作人員的工作量,提高企業(yè)效率。
1.4 提高企業(yè)檔案的保密性以及安全性
企業(yè)檔案作為企業(yè)的信息資源,很多情況下是企業(yè)的機(jī)密文件,也因此對企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要作用。尤其是涉及商業(yè)機(jī)密或是國家機(jī)密的文件,一旦泄露會造成嚴(yán)重的損失。在信息化時代,檔案管理的信息化能夠通過加密設(shè)置等方式提高檔案的保密性以及安全性,防止機(jī)密資料外泄,這相對于紙質(zhì)文件無疑安全性更高。除此之外,在計算機(jī)中查閱企業(yè)檔案,相關(guān)人員還可以對可查閱人員進(jìn)行嚴(yán)格控制,并且及時發(fā)現(xiàn)哪些人進(jìn)行了檔案的查閱,從而避免檔案竊取或是外泄的可能性,提高了企業(yè)檔案的保密性以及安全性。
2 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的工作要求
在新的形勢背景下,企業(yè)檔案管理工作開始由傳統(tǒng)手段向信息化手段轉(zhuǎn)變,在這個過程中,企業(yè)不可急功近利,而應(yīng)當(dāng)在工作開展之前,結(jié)合企業(yè)的自身情況,確定符合企業(yè)自身發(fā)展趨勢的信息化檔案管理建設(shè)之路。因此,為避免企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)誤區(qū),在進(jìn)行企業(yè)檔案建設(shè)中需要注重以下幾點要求:
2.1 掌握市場開發(fā)信息
經(jīng)過多年的發(fā)展,我國的市場形勢已經(jīng)較為穩(wěn)定,但是這也并不意味著不存在較大風(fēng)險,因為在這樣一個市場環(huán)境中,注定企業(yè)面臨著較大的市場競爭。因此在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中,有關(guān)人員需要針對特定的市場環(huán)境以及自身的特點,做出切實有效地方案。
企業(yè)的發(fā)展離不開時下掌握的市場形勢,并且通過市場開發(fā)信息進(jìn)行市場形勢分析。在當(dāng)今的市場環(huán)境下,消費(fèi)者對產(chǎn)品的要求不僅僅是質(zhì)量,還存在諸多需要進(jìn)一步挖掘的市場需求,對此,企業(yè)需要擴(kuò)大自身的經(jīng)營范圍,在所掌握的市場信息的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步擴(kuò)大市場經(jīng)營的規(guī)模。
2.2 掌握企業(yè)發(fā)展的政策信息
企業(yè)的發(fā)展離不開國家政策的支持,一般來說,政府為了保證市場穩(wěn)定,助于企業(yè)發(fā)展,會不定期的出臺一些激勵政策維護(hù)市場發(fā)展。因此,對于企業(yè)來說。對于這些政策信息需要及時、充分掌握,并且進(jìn)行分析,在這樣的基礎(chǔ)上,企業(yè)不僅能夠?qū)椅磥淼陌l(fā)展方向以及軌跡有一個基本的掌握,還能從中掌握企業(yè)今后發(fā)展的大方向,這能夠避免企業(yè)在檔案管理信息化的建設(shè)過程中走入發(fā)展誤區(qū)。
2.3 掌握企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息
對市場信息以及政策信息充分掌握的前提下,還需要對企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息有一定的掌握。所謂信息化,就是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上,技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理以及自動檢索等功能,因此技術(shù)信息是信息化建設(shè)的決定性因素。通過技術(shù)信息的掌握,能夠幫助企業(yè)及時進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,不斷提高信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化水平,從而更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)。
3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一項簡單的工作,而是一項復(fù)雜而又系統(tǒng),并且需要不斷優(yōu)化迭代的工作。因此,在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化的過程中,會存在諸多問題阻礙其發(fā)展。這是不可避免,而且需要不斷面對解決的。對于我國企業(yè)來說,信息化水平普遍不高,而且正處于時代的適應(yīng)期,檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗也不足,主要存在問題有以下幾點:
第一、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展不平衡。我國中小企業(yè)多,而且發(fā)展存在諸多阻礙。其檔案信息化的建設(shè)也不例外,盡管都進(jìn)行了檔案管理方式的改革,但是其發(fā)展的水平卻不同,有高有低。這些問題產(chǎn)生的原因,一方面是企業(yè)不重視檔案管理信息化建設(shè),更愿意把企業(yè)發(fā)展的精力投入到擴(kuò)大市場經(jīng)營范圍等地方,另一方面是企業(yè)的人才、資金等資源有效,心有余而力不足,無法對檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與發(fā)展。
第二、企業(yè)基礎(chǔ)條件薄弱。檔案的信息化管理對企業(yè)資金、技術(shù)等要求都更高了,對于發(fā)展初期的企業(yè)來說,其基礎(chǔ)條件都較為薄弱,各方面水平都跟不上時代的要求。尤其是在中小企業(yè)中,缺乏信息化的相關(guān)人才,檔案管理信息化之路可謂是舉步維艱。加上缺乏設(shè)備支持,企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的深度以及力度明顯不足。
第三、企業(yè)缺乏統(tǒng)籌思想、盲目建設(shè)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工作,需要企業(yè)多部門多環(huán)節(jié)的相互配合,并且需要由上至下進(jìn)行組織規(guī)劃建設(shè)。但是,在當(dāng)今企業(yè)工作中,明顯缺乏這種統(tǒng)一的思想,在檔案管理信息化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)章制度缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),從而導(dǎo)致了信息化建設(shè)的重復(fù)率較高,盲目性嚴(yán)重,這嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的效率。
第四、企業(yè)檔案管理缺乏與其他信息管理的有效銜接。在企業(yè)檔案管理中,并不是單打獨斗,而是與企業(yè)中其他信息管理密切相關(guān)。比如,在企業(yè)中,檔案管理還和生產(chǎn)活動以及各種公文處理密切相關(guān),但是由于二者之間缺乏必要的聯(lián)系容易導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)孤立的現(xiàn)象,這不符合企業(yè)的良好發(fā)展要求。
總而言之,對于企業(yè)來說,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的問題,一方面需要企業(yè)自身加大重視,提高效率,另一方面也需要國家予以一定程度的幫助,從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。
4 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的具體策略
4.1 建立信息化管理理念
新形勢背景下,管理方式的轉(zhuǎn)變首先要進(jìn)行管理理念的革新,企業(yè)要進(jìn)行檔案管理信息化,還需要建立信息化管理理念。對于企業(yè)來說,管理理念的轉(zhuǎn)變可以從三方面入手。首先,從檔案管理人員入手,提高企業(yè)檔案管理人員的信息化意識,其通過不斷了解企業(yè)檔案管理方式的未來發(fā)展趨勢的過程,為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù),加大其對信息化管理的重視程度。其次,利用多渠道進(jìn)行信息化檔案管理的宣傳,一方面加大管理層對于檔案信息化的重視,另一方面讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到企業(yè)檔案管理信息化的重要性以及必要性。再者,革新檔案管理的服務(wù)理念,加大企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更加準(zhǔn)確、快捷以及全面的信息服務(wù)。
4.2 加強(qiáng)信息化制度建設(shè)
在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中,加強(qiáng)信息化制度建設(shè)有助于明確責(zé)任以及目標(biāo),從而提高建設(shè)的效率。從大的方面來講,企業(yè)檔案管理信息化的目標(biāo)是提高企業(yè)檔案管理的水平,促進(jìn)企業(yè)的全面信息化,從而為企業(yè)在堅持技術(shù)、效益以及管理等多項原則的基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展及運(yùn)轉(zhuǎn)。而從具體的方面講,企業(yè)檔案管理信息化的目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門的獨立,通過各項制度對部門人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確,以此提高企業(yè)的管理水平以及管理效率??偠灾?,加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化制度建設(shè),在一定程度上也是為了之后的信息化管理打下堅實的基礎(chǔ)。
4.3 提高信息化的技術(shù)水平
上文曾提到我國中小企業(yè)由于技術(shù)水平不足而導(dǎo)致的企業(yè)檔案管理的信息化障礙,因此,要促進(jìn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè),還需要提高企業(yè)檔案管理的技術(shù)水平,從而真正實現(xiàn)其現(xiàn)代化、科學(xué)化。提高信息化的技術(shù)水平,一方面要加快檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè),在這個過程中,既要實現(xiàn)軟件的發(fā)展,也需要發(fā)展硬件設(shè)備,比如計算機(jī)、路由器的維護(hù),管理系統(tǒng)開發(fā)與完善等。而在另一方面,還需要對企業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息化的基礎(chǔ),能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享及自動檢索。
4.4 加強(qiáng)檔案管理安全體系建設(shè)
企業(yè)檔案是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密,對于不同級別的檔案具有不同的安全性要求,也正因為如此,企業(yè)需要根據(jù)其安全需求以及風(fēng)險對企業(yè)檔案進(jìn)行分類,從而實現(xiàn)區(qū)別化管理。在這個過程中,需要對企業(yè)檔案管理進(jìn)行多種安全級別的設(shè)計,并且對信息化系統(tǒng)進(jìn)行評估監(jiān)測,一旦發(fā)現(xiàn)存在問題,立即停止使用并且進(jìn)行優(yōu)化。其次,可以通過冗余設(shè)計的方式降低系統(tǒng)的檔案信息的失效性,從而保證其安全性能。最后,還需要通過企業(yè)檔案管理的元件設(shè)計余度,以此提高企業(yè)檔案管理信息化的安全性??偠灾瑢τ谄髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)來說,安全性的重要性不言而喻,因此安全性的要求也需要企業(yè)納入信息化建設(shè)的范圍之內(nèi)。
4.5 加強(qiáng)信息化人才隊伍建設(shè)
企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè),最終還需要通過專業(yè)化人才來完成,因此,為保障企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)工作的持續(xù),還需要打造一支專業(yè)水平夠強(qiáng)的人才隊伍。一方面,人才隊伍建設(shè)需要企業(yè)根據(jù)自身的實際發(fā)展情況,對企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行再培養(yǎng),比如通過定期培訓(xùn)、講座等方式加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化學(xué)習(xí)。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)還需要對專業(yè)人員進(jìn)一步配置,明確職責(zé),保證各發(fā)所長,各司其職。另一方面,還需要加強(qiáng)對專業(yè)型的復(fù)合人才的培養(yǎng)選拔,采取適當(dāng)?shù)募钪贫劝l(fā)揮優(yōu)勢人才的作用,在招聘上有針對性地進(jìn)行這方面人才的選拔,積極吸取高素質(zhì)的人才進(jìn)行
企業(yè)。
5 結(jié)語
在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天,企業(yè)檔案管理的趨勢是信息化。通過檔案管理的信息化建設(shè),能夠有效提高企業(yè)工作效率,從而為企業(yè)在激烈的市場競爭中贏得一席之地。
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作者簡介
陳曉圣(1982-),女,漢族,研究方向:檔案管理。