摘 要：企業(yè)檔案管理至關(guān)重要，不過(guò)目前仍然有部分企業(yè)不重視檔案管理，實(shí)際檔案管理存在相應(yīng)的問(wèn)題，不利于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。本文主要基于企業(yè)檔案管理的概念和意義，系統(tǒng)分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性的解決對(duì)策，旨在為企業(yè)加強(qiáng)檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;問(wèn)題;思考

1 前言

在新時(shí)代要想發(fā)揮檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，需要正確認(rèn)識(shí)到其現(xiàn)階段的主要問(wèn)題，并解決這些問(wèn)題。為了幫助其更好的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作必須落實(shí)到位。企業(yè)檔案主要是利用文字、圖片等形式對(duì)企業(yè)的發(fā)展情況、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)資料進(jìn)行記錄，有助于提高服務(wù)質(zhì)量，增加服務(wù)效率?，F(xiàn)階段我國(guó)的企業(yè)檔案管理仍舊存在許多缺點(diǎn)，如何運(yùn)用有效手段加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，是一個(gè)重要的研究方向，本文主要分析企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題的解決措施。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1）制度、體制不健全。隨著改革的深入推進(jìn)，檔案管理體制不夠健全完善的缺點(diǎn)就暴露了出來(lái)，很多企業(yè)當(dāng)官管理制度不健全，難以有效協(xié)調(diào)收集、存放、整個(gè)號(hào)與保密等工作，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理流于形式，影響到檔案工作人員的工作的主動(dòng)性和積極性。再者，目前尚未貫徹落實(shí)分層管理模式，相關(guān)日常工作活動(dòng)與檔案管理相隔離，缺乏統(tǒng)一的控制，雖然很多企業(yè)日益重視檔案管理體制的建設(shè)，但是卻沒(méi)有專門的檔案管理部門，多頭管理的局面不僅浪費(fèi)資源還降低檔案管理工作效率，出現(xiàn)職責(zé)混亂的情況。在績(jī)效管理、程序控制、承接主體等多方面沒(méi)有形成一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的規(guī)章制度，檔案部門的職責(zé)和管理服務(wù)效益關(guān)系還不是很明確。

2）重視程度不夠。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化，不過(guò)很多檔案管理者忽視檔案管理，檔案管理缺乏專業(yè)的檔案工作人員儲(chǔ)備，檔案管理工作者的檔案意識(shí)不強(qiáng)，仍然沿用陳舊的落后管理觀念，導(dǎo)致企業(yè)遇到問(wèn)題而難以提供有效的資料依據(jù)，檔案利用率不高。大多數(shù)的企業(yè)遇到需要需要解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題時(shí)，通常都不會(huì)選擇第一時(shí)間結(jié)合檔案資料查詢信息，這很大程度上體現(xiàn)了企業(yè)檔案意識(shí)的淡薄。

3）配套設(shè)施落后。企業(yè)檔案服務(wù)能力建設(shè)較之前取得了較大進(jìn)展，但是與日益增長(zhǎng)的檔案利用需求相比，無(wú)論是從服務(wù)的效率和質(zhì)量，還是服務(wù)的深度、廣度上，都還顯得有些不足。并且檔案工作者的素質(zhì)參差不齊，對(duì)提升檔案部門服務(wù)能力有較大限制。在物質(zhì)設(shè)施方面，部分企業(yè)的投入不足，檔案管理較為落后，信息技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)緩慢，信息技術(shù)給用戶的資料安全、隱私的保護(hù)等帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，跟其他那些將信息技術(shù)運(yùn)用的較為熟練的行業(yè)相比，檔案工作的進(jìn)展相對(duì)緩慢，管理系統(tǒng)低效，制約了檔案管理工作發(fā)展。

3 完善企業(yè)檔案管理的建議

1）健全檔案管理體制。檔案管理模式是指都檔案工作的主要工作內(nèi)容以及其內(nèi)外部的相互關(guān)系的規(guī)范化，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以線性的思維來(lái)規(guī)劃工作內(nèi)容，包括對(duì)檔案的收集整理，以及鑒定、保管等內(nèi)容。隨著檔案工作內(nèi)容的逐漸復(fù)雜化，其對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題等難以解決。要健全檔案管理制度，確保企業(yè)檔案管理有法可依，提高檔案管理的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)檔案資料使用價(jià)值最大化。構(gòu)建系統(tǒng)完善的規(guī)章條例，做到文書檔案工作有律可循，并且嚴(yán)格加以落實(shí)。要明確設(shè)置關(guān)于檔案管理的相關(guān)工作條例、工作規(guī)劃，從而強(qiáng)化檔案管理的系統(tǒng)監(jiān)管，通過(guò)有效檢查加以科學(xué)指導(dǎo)，將相關(guān)檔案分門別類地系統(tǒng)接管，要保證管理?xiàng)l例的科學(xué)性，從而實(shí)現(xiàn)合理管控，協(xié)調(diào)相關(guān)檔案工作。同時(shí)要完善檔案管理體制，檔案工作想要順利高效地進(jìn)行必須要與其他各項(xiàng)工作融合，這是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。明確各個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一控制下的分層管理，要協(xié)調(diào)配合來(lái)滿足企業(yè)發(fā)展需要。在機(jī)構(gòu)和職能上應(yīng)有規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化管理，單位需要在辦公室設(shè)置專門的管理部門，設(shè)置專職崗位，主要負(fù)責(zé)人加以系統(tǒng)管控，辦公室主任做好相應(yīng)指揮，由專門的管理部門負(fù)責(zé)，從而全方位把控各種資源。

2）重視檔案管理。要提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量與效率，還需要分別從內(nèi)部和外部加以協(xié)調(diào)，企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)與管理者要加以重視，確保檔案管理工作順利開展。其中，知識(shí)管理是檔案現(xiàn)代管理模式的重中之重，也是檔案工作在新時(shí)代的新生長(zhǎng)點(diǎn)。同時(shí)要對(duì)檔案管理內(nèi)涵與價(jià)值加以積極宣傳，從而使企業(yè)內(nèi)部形成良好的檔案管理意識(shí)。從社會(huì)意義上來(lái)說(shuō)，檔案是國(guó)家和民族文化的重要載體之一，從企業(yè)的角度來(lái)說(shuō)，也要根據(jù)檔案與歷史、文化的內(nèi)在聯(lián)系，而將其作為企業(yè)文化塑造與傳播的工具。企業(yè)要重視營(yíng)造良好的企業(yè)文化氛圍，新時(shí)代的檔案工作需要重視起文化的建設(shè)，利用對(duì)社會(huì)記憶、個(gè)人記憶的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案文化的展示和傳承，以此來(lái)滿足日益增長(zhǎng)的檔案文化需求。另外，國(guó)家也要加強(qiáng)重視，加強(qiáng)外部監(jiān)管，重視企業(yè)檔案管理工作，檔案管理部門要正確行使職權(quán)，并推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

3）推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，加大對(duì)檔案管理的投入，在短時(shí)間內(nèi)快速集中使用相關(guān)檔案資料，確保檔案管理的安全性和規(guī)范性，發(fā)揮企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用，滿足檔案管理的正常工作需求，增強(qiáng)檔案管理者的權(quán)威性。

在檔案數(shù)字信息化的基礎(chǔ)上，加入語(yǔ)義網(wǎng)等技術(shù)，使檔案數(shù)據(jù)完全實(shí)現(xiàn)智能化，讓檔案的管理更加的快捷和安全，也能為社會(huì)公眾提供更好的信息化服務(wù)。要提高文檔資料的電子化水平，充分協(xié)調(diào)與機(jī)構(gòu)相適應(yīng)的個(gè)性化文書檔案管理模式，通過(guò)電子化歸檔來(lái)促使檔案信息資源的開放與共享。同時(shí)利用檔案的自動(dòng)分析，幫助決策者發(fā)現(xiàn)新的線索。檔案中的信息以及知識(shí)具有豐富多元和高價(jià)值等特點(diǎn)，對(duì)檔案資產(chǎn)進(jìn)行整合，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息量大、檢索快速的優(yōu)點(diǎn)，做到即時(shí)管理操作，避免勞動(dòng)重復(fù)。只有這樣，才能建設(shè)好以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合規(guī)劃。

同時(shí)要重視培養(yǎng)檔案管理人才，滿足現(xiàn)代化檔案管理的人才需要，解決文書檔案管理人員流動(dòng)性過(guò)高的問(wèn)題，提高檔案管理工作的質(zhì)量。使檔案管理人員具備先進(jìn)設(shè)備的操作技能，從而發(fā)揮設(shè)備的運(yùn)用價(jià)值。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的自覺(jué)意識(shí)，培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)氛圍，提高信息化技術(shù)水平，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)程。需要有效增強(qiáng)文書檔案管理人員的知識(shí)技能，保障管理思想與行為的先進(jìn)性、合理性、全面性，充分發(fā)揮相關(guān)部門的管理服務(wù)職能，使其能夠有效劃分、協(xié)調(diào)與處理相關(guān)文件，避免出現(xiàn)文件遺漏或失真的問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，從不同角度分析我國(guó)企業(yè)檔案管理發(fā)展情況，進(jìn)一步研究了企業(yè)檔案管理在新時(shí)代面臨的問(wèn)題。企業(yè)要積極主動(dòng)地加以應(yīng)對(duì)，新時(shí)代檔案工作在發(fā)展中需要大力解決檔案管理落后的問(wèn)題，要實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值最大化，為企業(yè)發(fā)展決策提供依據(jù)，并提高企業(yè)效益和工作質(zhì)量，達(dá)到完善和提升檔案信息供給的質(zhì)量和內(nèi)容，才能完美的適應(yīng)當(dāng)今快速發(fā)展的社會(huì)，實(shí)現(xiàn)高效化、信息化和現(xiàn)代化。

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作者簡(jiǎn)介

許月琴（1981-），女，湖北，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，南京龍?zhí)段锪骰亻_發(fā)有限公司，研究方向：檔案管理