摘 要:隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,信息化技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用,對于事業(yè)單位來說,為了順應(yīng)時代的發(fā)展需求,就要進行轉(zhuǎn)型升級,將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?,并作為主要的建設(shè)目標。在當前的信息化背景下,事業(yè)單位進行檔案管理信息化存在著一些問題,如缺乏對信息化建設(shè)的重要認識、沒有制定全面的信息化建設(shè)規(guī)劃、沒有專門的信息化建設(shè)網(wǎng)站等,導致事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平受到一定的阻礙。因此,需要用先進的信息化思維模式,來思考事業(yè)單位的檔案管理工作,對其進行全新的審視,尋找出適合事業(yè)單位發(fā)展和提升檔案管理信息化的主要措施。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
對檔案進行信息化管理,實質(zhì)上就是在檔案內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上,對檔案的形式進行轉(zhuǎn)變,使其發(fā)展成為信息化,以此來順應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展變換,符合市場的基本需求。近年來,隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,社會各界的穩(wěn)步發(fā)展離不開檔案,因此對于檔案的需求也越來越高。所以,實行檔案管理信息化,能夠有效的提高對檔案的管理效率,節(jié)約管理成本和管理時間,目前逐漸成為事業(yè)單位中檔案工作者的首要工作。
1 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題
1.1 沒有認識到檔案管理信息化的重要性
現(xiàn)階段,事業(yè)單位在進行檔案管理時主要采用的是實體檔案管理,沒有認識到信息化建設(shè)的重要性,對開展信息化建設(shè)的積極性較低。首先,單位在進行管理時沒有將數(shù)據(jù)資料進行分類和加工,導致電子檔案系統(tǒng)的使用效率較低,無法滿足當前社會對事業(yè)單位的發(fā)展要求。其次,相關(guān)人員對檔案管理的認知還停留在實體管理上,沒有認識到信息化建設(shè)對提高檔案管理效率,降低管理成本的重要作用。最后,在實行檔案管理時仍然采用手工操作的方式,技術(shù)操作水平較低,制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展[1]。
1.2 缺乏檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃
由于缺乏對信息化建設(shè)的正確認識,導致事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃制定時,沒有與事業(yè)單位的總體發(fā)展戰(zhàn)略相符合,導致與事業(yè)單位的總體發(fā)咋還能規(guī)劃不相適應(yīng),整體的檔案建設(shè)規(guī)劃偏離了實際的發(fā)展現(xiàn)狀。其次,由于一些企業(yè)在進行信息化建設(shè)時,沒有進行全面深入的調(diào)查和驗證,導致部分事業(yè)單位存在著信息化建設(shè)規(guī)劃過于超前,缺少建設(shè)發(fā)展所需要的條件[2]?;蛘呤牵恍┢髽I(yè)在實行檔案管理信息化建設(shè)后,沒有注重其實際的管理效果,導致實際發(fā)展缺乏靈活性和拓展性,缺少足夠的發(fā)展建設(shè)空間。
1.3 沒能建立檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)站
信息化建設(shè)主要是依靠互聯(lián)網(wǎng)進行連接起來的,實現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)也是需要網(wǎng)站作為信息輸送的節(jié)點。但是,由于當前檔案管理信息化的建設(shè)還處于發(fā)展階段,網(wǎng)站的建立也處在設(shè)計階段,所以事業(yè)單位在進行信息化建設(shè)時無法根據(jù)網(wǎng)站來進行信息查詢和傳輸?shù)染唧w工作,由于無法借助網(wǎng)站的形式為群眾提供檔案資料方面的服務(wù),導致事業(yè)單位檔案管理的工作效率處在低水平狀態(tài)。其次,由于不能將檔案管理工作歸納到事業(yè)單位的綜合信息系統(tǒng)中,導致無法對其進行統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)維護,也難以實現(xiàn)信息資源的共享和傳播,檔案管理的效率也較低[3]。
2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑
2.1 提高檔案管理人員的信息素質(zhì)
對于檔案管理工作來說,進行檔案管理信息化,首先要提高自身的信息化專業(yè)知識和素質(zhì)水平。在提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)方面,可以從以下四點進行:第一、要讓檔案管理人員充分認識檔案管理信息化的發(fā)展意識,使其檔案管理理念得到更新,提高工作人員對檔案管理信息化工作的積極性。第二、要定期開展對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓,其中包括了理論知識和實際操作兩部分,從而提高工作人員的信息技術(shù)水平和操作效率。第三、要制定一套完整的員工信息技術(shù)考核標準,對工作人員進行定期的技術(shù)水平考核,從而提高員工的工作效率和水平。第四、要設(shè)置明確的賞罰制度,對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行物質(zhì)和精神上的激勵,從而提高員工的工作積極性。
2.2 加強檔案管理信息化硬件建設(shè)
在當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速的背景下,大數(shù)據(jù)和云計算等新型技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用,在事業(yè)單位中實施檔案管理信息化,首先要有完善的硬件設(shè)施,才能為之后的建設(shè)打好基礎(chǔ)。首先,為了保證相關(guān)的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)高效的使用,需要進行硬件設(shè)施的強化,在事業(yè)單位中配備一些性能較好的服務(wù)器系統(tǒng)。其次,要加大對事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)的資金投入,保障信息化建設(shè)能夠快速發(fā)展,加快建設(shè)速度。然后,為了提高信息化管理的效率,可以使用先進的電子計算機設(shè)備,在信息設(shè)備的推動下,實現(xiàn)全面的檔案管理信息化操作。最后,要根據(jù)當前網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展情況,制定符合事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理的移動客戶端,拓寬信息化建設(shè)發(fā)展的傳播途徑[4]。
2.3 加強檔案管理信息化軟件建設(shè)
對于事業(yè)單位來說,進行檔案管理信息化,需要以符合事業(yè)單位的需求為基礎(chǔ),尋找適合事業(yè)單位信息化建設(shè)的管理軟件和系統(tǒng),進而推動檔案管理的信息化建設(shè)。首先,要根據(jù)當前事業(yè)單位對于檔案信息管理的實際需求,制動可以傳播信息和數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng),實現(xiàn)信息服務(wù)的共享。其次,可以建立一個符合事業(yè)單位信息管理需求的綜合性服務(wù)網(wǎng)站,根據(jù)這個信息平臺來促進事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站的建設(shè),提升其信息化管理的水平和效率。最后,在建立服務(wù)平臺和網(wǎng)站的基礎(chǔ)上,要對其進行信息數(shù)據(jù)保護系統(tǒng)的開發(fā)和研究,提高系統(tǒng)的抗病毒能力,從而減少信息數(shù)據(jù)遭遇惡性攻擊帶來的損害,保障檔案中的信息和數(shù)據(jù)能夠在安全的環(huán)境下傳遞。同時,要做好檔案信息的備份工作,提高檔案信息的安全性。
3 結(jié)語
綜上所述,本文主要是對事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題進行了分析,提出了相應(yīng)的檔案管理信息化建設(shè)的主要措施,首先需要對信息化建設(shè)進行正確的認識,提高檔案管理人員的信息素質(zhì),其次要加強檔案管理信息化硬件建設(shè),為信息化建設(shè)建筑良好的基礎(chǔ)條件,最后要加強檔案管理信息化軟件的建設(shè),提高信息化管理的效率和水平??傊?,對于事業(yè)單位來說,建立檔案管理信息化已經(jīng)成為市場發(fā)展的必然趨勢,對事業(yè)單位的發(fā)展和穩(wěn)定具有重要作用。
參考文獻
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[2]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].智庫時代,2019(34):294-295.
[3]李迅.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].醫(yī)學食療與健康,2019(12):183+185.
[4]黎海容.淺談提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(02):75+79.
作者簡介
李世杰(1975-),男,漢,河南省周口市,助理館員,本科,漢語言文學專業(yè),研究方向:檔案管理。