向珂

摘 要：當(dāng)前，中國的職業(yè)教育發(fā)展迅速，職業(yè)教育檔案管理是衡量每個學(xué)校職業(yè)教育質(zhì)量和管理水平的重要措施。它包括教育檔案相關(guān)的音頻和視頻以及科學(xué)發(fā)現(xiàn)，因此有必要加強(qiáng)專業(yè)教育檔案管理，以確保學(xué)生的成長和學(xué)校的健康發(fā)展，讓檔案管理在職業(yè)教育院校的建設(shè)中發(fā)揮積極作用。本文分析了檔案管理在職業(yè)教育中的重要性，并詳細(xì)介紹了在職業(yè)教育中檔案管理創(chuàng)新的具體措施。

關(guān)鍵詞：職業(yè)教育;檔案管理人員;管理創(chuàng)新

1 前言

由于檔案庫包含了大量的檔案，需要職業(yè)學(xué)校對大量信息進(jìn)行收集，分類和構(gòu)建，因此檔案在學(xué)校中具有特殊的地位，檔案管理人員是一所職業(yè)學(xué)校建設(shè)的關(guān)鍵任務(wù)。加強(qiáng)檔案管理人員任務(wù)的一項(xiàng)非常重要的功能，不僅是幫助學(xué)生健康成長，而且還可以加速檔案管理人員水平的提高和檔案管理人員效率的提高[1]。

2 檔案管理的重要性

當(dāng)前職業(yè)教育學(xué)校的檔案通常提供基礎(chǔ)教材，教育相關(guān)科學(xué)研究的成果，教學(xué)和授予學(xué)生基本檔案和獎項(xiàng)和與學(xué)校和教育有關(guān)的各種材料。從以上分類中可以看出，職業(yè)學(xué)校必須管理大量文件，如果科學(xué)管理不力，則會使文件混亂，這不利于教學(xué)和學(xué)校的發(fā)展，因此，為了改善檔案管理人員系統(tǒng)，提高檔案管理人員效率和有效地管理文件，需要設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)。職業(yè)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)與實(shí)際緊密結(jié)合，有必要提高檔案管理的整體質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。職業(yè)教育檔案的管理對職業(yè)院校的學(xué)生和學(xué)校具有中等意義，因此必須在行政管理模式下進(jìn)行創(chuàng)新，因此本白皮書簡要分析了管理模式創(chuàng)新的具體措施。

3 檔案管理創(chuàng)新的具體措施

對檔案管理人員任務(wù)的理解可能會花費(fèi)很長時間，現(xiàn)在的一些職業(yè)院校的管理者認(rèn)為這只是一項(xiàng)管理任務(wù)，檔案管理人員器無法正確使用這些文件，因?yàn)樗鼈儾恢牢募氖褂脤傩?，教育檔案的部分丟失就會導(dǎo)致巨大的損失。檔案管理是職業(yè)學(xué)校管理中最基本的任務(wù)之一，也是一項(xiàng)專業(yè)任務(wù)，由于有大量的專業(yè)培訓(xùn)檔案，因此職業(yè)教育檔案庫是一個相對全面的數(shù)據(jù)庫。為了及時改變職業(yè)教育檔案管理的思路，實(shí)現(xiàn)觀念創(chuàng)新，需要加深對專業(yè)培訓(xùn)檔案服務(wù)特色的理解，探索服務(wù)培訓(xùn)功能，有效促進(jìn)職業(yè)教育的發(fā)展[2]。

3.1 職業(yè)教育檔案管理模式的創(chuàng)新

由于專業(yè)教育檔案具有強(qiáng)大的服務(wù)屬性，因此職業(yè)教育學(xué)院的檔案管理員需要及時創(chuàng)新其文檔管理模型，以更好地反映檔案的關(guān)鍵思想。因此，檔案管理人員器實(shí)際上建立了文件使用和服務(wù)系統(tǒng)，簡化了檔案管理人員過程，使用了高級培訓(xùn)方法來正確地找到專業(yè)教育文件的服務(wù)屬性，并最大化了文件服務(wù)功能，有必要充分利用它。當(dāng)前的工作培訓(xùn)文檔管理任務(wù)可能導(dǎo)致系統(tǒng)和服務(wù)屬性放置在錯誤的位置，從而影響使用中的許多因素并阻止有效地重新生成服務(wù)屬性。因此，需要創(chuàng)新現(xiàn)有的專業(yè)培訓(xùn)文檔管理模式，以有效提高文檔服務(wù)屬性在管理中的重要性。因此，主管使用專業(yè)屬性對現(xiàn)有的職業(yè)培訓(xùn)文檔中的信息進(jìn)行重新分類，以找到更加系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化的信息，從而更易于查找和使用。同時，有必要充分利用計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)來增強(qiáng)信息教育并實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育檔案的電子管理。信息化可以有效提高查詢的便利性。此外，與當(dāng)前專業(yè)教育文檔管理系統(tǒng)相關(guān)的法規(guī)需要進(jìn)一步優(yōu)化，以更好地匹配服務(wù)屬性的需求。

3.2 專業(yè)培訓(xùn)檔案管理增強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

職業(yè)培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)非常出色，管理方法新穎，但是由于需要創(chuàng)建文檔工作人員，因此培訓(xùn)文檔管理的工作人員的專業(yè)知識必須非常高。職業(yè)培訓(xùn)檔案管理是檔案管理人員類別，但是由于與其他現(xiàn)有檔案管理人員不同，因此職業(yè)培訓(xùn)檔案管理人員有特殊要求。在專業(yè)培訓(xùn)檔案管理人員中，檔案管理人員不僅具有較強(qiáng)的專業(yè)技能，而且以服務(wù)為導(dǎo)向，需要為大多數(shù)用戶提供謹(jǐn)慎而耐心的服務(wù)。因此，職業(yè)培訓(xùn)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，以全面提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)[3]。

另外，將計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)引入專門的培訓(xùn)檔案管理人員中對檔案管理人員提出了新的要求，他們需要適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展。專業(yè)技能培訓(xùn)可以提高獲得新技能的能力，使經(jīng)理適合擔(dān)任文檔管理職位。學(xué)校每年對由高級檔案館組成的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，將技術(shù)培訓(xùn)作為日常工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，對職業(yè)培訓(xùn)檔案管理人員進(jìn)行全面的促進(jìn)。

3.3 擴(kuò)展職業(yè)教育文件的管理能力

現(xiàn)有檔案管理功能僅用于歸檔數(shù)據(jù)的存儲管理，并且只有一項(xiàng)功能，創(chuàng)新后的專業(yè)培訓(xùn)檔案管理除了存儲管理功能外，還增加了服務(wù)功能，但要實(shí)現(xiàn)日常專業(yè)培訓(xùn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，有必要根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)展現(xiàn)有的專業(yè)培訓(xùn)檔案管理功能。為了改善學(xué)校信息，擴(kuò)展數(shù)據(jù)管理并更好地利用文檔管理服務(wù)，必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有管理模式的創(chuàng)新[4]。

3.4 學(xué)校檔案管理任務(wù)的合理化

職業(yè)學(xué)校的職業(yè)培訓(xùn)作為一項(xiàng)基本任務(wù)，職業(yè)管理在學(xué)校的教學(xué)工作和整體建設(shè)中起著非常重要的作用，因此職業(yè)學(xué)校的管理必須融入整個職業(yè)學(xué)校。在建設(shè)過程中，職業(yè)學(xué)校的檔案管理布局較為合理。職業(yè)教育的檔案管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案的有序化，規(guī)范化，便捷化，還會對學(xué)校的而建設(shè)產(chǎn)生重要的作用，信息化的檔案有利于學(xué)校進(jìn)行傳播和發(fā)布，同時可以讓更多的學(xué)生根據(jù)自己的需求自行下載，實(shí)現(xiàn)了資源的共享和最大化利用[4]。

4 結(jié)束語

由于職業(yè)教育的迅速發(fā)展，他產(chǎn)生的信息量增加了對專業(yè)培訓(xùn)檔案管理的需求。因此，加快職業(yè)學(xué)校檔案的管理，有效提高檔案管理效率，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校的健康發(fā)展，具有現(xiàn)實(shí)意義。因此，應(yīng)在現(xiàn)行職業(yè)教育圖書館管理基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，有效提高圖書館管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育圖書館管理現(xiàn)代化水平和信息化水平，促進(jìn)職業(yè)教育更加規(guī)范科學(xué)，健康穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]吳桂云.改制后職業(yè)教育系統(tǒng)檔案管理的幾個新區(qū)域[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（12）：87.

[2]展立.職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性研究[J].智富時代，2016（3）.

[3]尹英范.加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志，2014（7）.

[4]朱紅.加強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案，2012（4）：92-92.