摘 要:檔案管理工作是學(xué)校行政管理工作中的重要內(nèi)容,其不僅負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案的收集與整理,還要負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案的存儲、調(diào)用、借閱等多項工作內(nèi)容。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下,學(xué)校檔案管理工作的模式及方法均發(fā)生較大轉(zhuǎn)變,這些變化不僅極大地降低了學(xué)校檔案管理的成本,而且極大地提高了學(xué)校檔案管理的效率。本文即是針對大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的有效開展進(jìn)行論述,供大家參考。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)背景;學(xué)校;檔案管理;開展
1 引言
隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的到來,學(xué)校檔案管理工作的模式發(fā)生了很大的改變,其不再設(shè)置專門的檔案管理室,而是將學(xué)生的檔案、老師的檔案以及自學(xué)校創(chuàng)辦以來的所有檔案信息全部錄入到信息化檔案管理系統(tǒng)平臺之中,不僅可以不受時間、地點(diǎn)的限制而隨意調(diào)閱,而且省去了大量的檔案儲備空間,減少了對學(xué)??臻g資源的浪費(fèi)。其次,大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的開展更加高效化,其不再需要投入大量的人力與物力,而是僅通過信息化檔案管理系統(tǒng)的操作,即可完成對學(xué)校檔案信息的收集、整理、分類、存儲、調(diào)用、銷毀、借閱、安全保護(hù)等各項工作操作。伴隨著學(xué)校檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)化,其還需要從改善檔案管理制度、改進(jìn)檔案管理技術(shù)設(shè)備、加強(qiáng)檔案安全管理、重視檔案管理人才的培養(yǎng)等多個角度加以改進(jìn),以提高大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的水平和能力。
2 大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理模式的變化
大數(shù)據(jù)背景下,學(xué)校檔案管理模式的變化主要體現(xiàn)在以下三個方面:
1)存儲方式的變化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,學(xué)校檔案管理信息多存儲于專門的檔案管理室之內(nèi),而隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展,學(xué)校的檔案管理信息由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為電子媒介,其存儲的空間及方式均發(fā)生了一定的改變,即將學(xué)校的檔案管理信息全部存儲于專門的學(xué)校檔案管理庫內(nèi),而且不再受到地域空間等因素的影響限制,極大地拓展了學(xué)校檔案管理的存儲空間范圍。
2)檔案管理方式的變化。由于傳統(tǒng)的檔案信息存儲于專門的檔案管理室內(nèi),所以檔案的收集、儲存、分類、調(diào)用、借閱等工作的開展均需在檔案管理室進(jìn)行,否則難以與檔案信息形成直接性的接觸,也就難以對學(xué)校檔案信息進(jìn)行管理[1]。大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)校檔案管理方式則不然,其存儲于網(wǎng)絡(luò)虛擬空間,不受空間地域的限制,而且直接可以通過網(wǎng)絡(luò)渠道實現(xiàn)對檔案信息的整理與借閱,為檔案管理人員以及借閱人員均提供了極大的方便。
3)使用方式的變化。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案借閱需要借閱者在規(guī)定的時間內(nèi)來到學(xué)校檔案管理室進(jìn)行借閱,并且需要按照規(guī)定填寫相應(yīng)的檔案借閱信息,比如借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人、預(yù)計歸還時間等,然而大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理不再需要借閱者親臨檔案管理室現(xiàn)場,借閱者只需要通過網(wǎng)絡(luò)途徑注冊登錄信息,然后按照一定的電腦流程操作即可得到檔案資料的電子版信息,進(jìn)而直接通過網(wǎng)絡(luò)在線查閱檔案信息,借閱效率大幅提高。
3 大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理的方法
3.1 改善檔案管理制度
由于傳統(tǒng)的檔案管理模式與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理的模式并不相同,所以對檔案管理的制度需要加以改善,以與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式相協(xié)調(diào),更好地發(fā)揮學(xué)校檔案管理制度的約束性作用。具體而言,大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理制度需要從以下三個方面加以改善,一是關(guān)于學(xué)校檔案資料的收集、整理、分類等方面管理制度的改善,其主要是為工作人員的日常行為操作提供指導(dǎo),同時也是為了保障學(xué)校檔案信息管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[2];二是關(guān)于學(xué)校檔案借閱制度的改善,這主要是為了規(guī)范與方便借閱者的查檔操作以及檔案管理工作的規(guī)范記錄與開展,從而讓檔案借閱有規(guī)可依,讓檔案管理有跡可循;三是檔案安全管理制度的改善,其主要包括檔案保密制度的改善以及檔案資料信息化安全保護(hù)管理制度的改善兩方面內(nèi)容,只有從學(xué)校內(nèi)部以及外部雙向做好檔案保密管理工作,大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理保障性作用才能得到最大程度的發(fā)揮。
3.2 改進(jìn)檔案管理技術(shù)設(shè)備
大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的開展以信息化技術(shù)設(shè)備為前提,否則便是“無米之炊”,學(xué)校的檔案管理工作更是無從開展。因此,大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的開展需要從其內(nèi)部加快數(shù)字設(shè)備與技術(shù)的改進(jìn),以為學(xué)校檔案管理工作的有效開展提供技術(shù)支撐。具體而言,學(xué)校檔案管理技術(shù)設(shè)備主要包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備兩方面內(nèi)容,硬件設(shè)備主要指計算機(jī),其是學(xué)校檔案管理工作人員開展檔案管理工作的“骨骼”,軟件設(shè)備則是計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、軟件技術(shù)、智能技術(shù)以及檔案管理系統(tǒng)等多方面內(nèi)容,其是用于實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的“血肉”,硬件設(shè)備與軟件設(shè)備的有效結(jié)合方才構(gòu)成大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作有效開展的完整體系。其次,學(xué)校檔案管理技術(shù)設(shè)備的改進(jìn)并不是一次性的,其是根據(jù)自身的需求以及外界檔案管理技術(shù)的發(fā)展而時時更新,唯此才能不斷跟上時代的發(fā)展,也才能更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的優(yōu)勢。
3.3 加強(qiáng)檔案安全管理
安全管理始終是學(xué)校檔案管理工作的重中之重,無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理,其均需將學(xué)校檔案安全管理放在首位,否則檔案管理工作將失去其原有的意義。因此,學(xué)校必須做好檔案信息的安全性管理。具體而言,大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案安全管理工作主要包括兩方面內(nèi)容,一是樹立檔案管理工作人員的安全管理意識,因為學(xué)校檔案管理工作人員只有從內(nèi)心樹立起強(qiáng)烈的檔案管理信息安全意識,其才能夠保證自身在日常的工作中時刻注意培養(yǎng)和提高自己、規(guī)范和約束自己,進(jìn)而也才能夠真正地做好檔案管理安全管理工作;二是做好檔案安全管理技術(shù)保護(hù)工作,因為大數(shù)據(jù)背景下的檔案安全管理主要是技術(shù)管理,因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從技術(shù)角度出發(fā),不僅做好對各類檔案資料信息的加密工作,還要建好防護(hù)墻,避免外界病毒的入侵[3]。
3.4 重視檔案管理人才培養(yǎng)
正所謂:人才是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力,所以檔案管理工作的開展必須重視對人才的培養(yǎng)。首先,學(xué)校檔案管理單位應(yīng)當(dāng)積極開展檔案管理知識培訓(xùn)工作,幫助檔案管理工作人員提升自身的專業(yè)知識水平。具體培訓(xùn)的內(nèi)容以及培訓(xùn)的形式可以多元化,但是需要保證培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性、豐富性、深度性、價值性和實用性。其次,人才的培養(yǎng)既要具有統(tǒng)一性,又要具有針對性。所謂統(tǒng)一性,即是指培訓(xùn)工作需要面向所有檔案管理員工,而不僅僅是幾個或者一部分工作人員;針對性則是對于學(xué)習(xí)能力強(qiáng)而且愿意承擔(dān)更大責(zé)任的工作人員,領(lǐng)導(dǎo)層要重點(diǎn)培養(yǎng),使其掌握更精深的檔案管理知識和信息化技術(shù)知識,以使其能夠承擔(dān)起檔案管理工作的開展重任。
4 結(jié)語
總而言之,大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的有效開展不是一蹴而就的,其是對傳統(tǒng)檔案管理模式的變革,需要從檔案儲存方式、檔案管理方式、檔案使用方式等多方面做出改變,并且還要對學(xué)校檔案管理的制度、技術(shù)設(shè)備、安全管理以及人才培養(yǎng)等多個方面加以改進(jìn),唯此,大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作才能得到又好又快的發(fā)展。
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作者簡介
劉玉華(1972-),女,漢,檔案館員。