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        如何做好檔案管理工作

        2020-03-23 06:11:23王鑫
        卷宗 2020年2期
        關(guān)鍵詞:業(yè)務(wù)素質(zhì)管理制度檔案管理

        王鑫

        摘 要:如今,人們對于檔案管理工作的重視程度越來越高。同時,檔案管理工作本身也較為繁瑣、枯燥。面對檔案工作本身的挑戰(zhàn)以及人們越來越高的要求,必須要將檔案管理工作做好。文中主要就如何做好檔案管理工作提出幾點建議。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;業(yè)務(wù)素質(zhì);管理制度

        檔案管理是一個非常瑣碎和枯燥的工作,它要求管理員要具備非常強的敬業(yè)精神,和細心周到的工作態(tài)度,以及從管理思路上、模式上、工作機制上要大膽創(chuàng)新。由于檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升,這對檔案管理工作也提出了更高的要求。因此,作為檔案管理人員,必須提高自身科學(xué)管理水平和服務(wù)的能力,逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

        1 提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

        隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展,各類文檔數(shù)量不斷增多,也給檔案管理工作提出了新的要求。因此,為了應(yīng)對和解決檔案工作出現(xiàn)的新問題,我認為要從以下幾個方面入手。

        1)配備責(zé)任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識,給大腦“充電”,開拓視野,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),才能做好新時期檔案管理工作。

        2)掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān),一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印,還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化,這就要求檔案管理人員,必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù),以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

        3)檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實記錄,記載著豐富的信息,匯集著大量的資源,利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案,可按照文件形成的先后順序進行排列打印,這樣,對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

        2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的條件

        原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法,已不能適應(yīng)新時期、新形勢的需要。因此,加強檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要,要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

        1)繼續(xù)教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升,檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高,要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育,促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。

        2)要因材施教、多渠道地進行人才培訓(xùn)。要從實際出發(fā),按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓(xùn)。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針,為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機會,使檔案管理人員缺啥補啥,取長補短。

        3)加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的教育培訓(xùn),使之充分認識做好檔案工作的重要意義。確保檔案管理安全可靠,無失(泄)密現(xiàn)象發(fā)生。

        3 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

        每個單位的每一項工作,領(lǐng)導(dǎo)的支持是關(guān)鍵,只有得到領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,才能確保這項工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,檔案管理人員主要應(yīng)具備以下幾個方面:

        1)愛崗敬業(yè),認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作,努力學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識,不斷提高管理水平,要做檔案工作的行家里手,干一行、愛一行、鉆一行,以出色的工作業(yè)績,給領(lǐng)導(dǎo)和同志們留下良好的印象。

        2)勤請示匯報,增強領(lǐng)導(dǎo)檔案意識。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,與其他業(yè)務(wù)工作相比,認為檔案工作無關(guān)緊要,可有可無。由此看來,經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報檔案工作,以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持,是檔案管理人員應(yīng)努力做好的一項工作。

        3)樹立大局意識,主動服務(wù)單位工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務(wù)意識,緊緊圍繞本單位實際,做好服務(wù)工作,只有及時、準確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源,檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

        4 建立健全完善的檔案管理制度

        1)整理立卷。整理立卷的要求是將應(yīng)歸檔的文件收集齊全。凡需歸檔的文件,起草時要統(tǒng)一印制的有裝訂線的橫格紙,一律用鋼筆或毛筆書寫,并注意在歸檔文件上加蓋有關(guān)公章,嚴禁有圓珠筆、鉛筆書寫或批改文件。

        2)歸檔檔案必須分清年度,按照同一年內(nèi)一個問題一個卷的原則進行立卷,一個問題內(nèi)容太多也可分成幾卷,幾個互相有關(guān)的問題組成一卷也可以,幾個單位合辦的事情由主辦單位立卷。

        3)跨年度文件一般放在最后一年,兩年以上的規(guī)劃、計劃、預(yù)算放在第一年。

        4)每卷內(nèi)容按時間先后順序排列,按正件在先、附件在后;請示在先、批示在后的原則組卷,并填寫卷內(nèi)目錄,逐頁編號,去除金屬物,用線繩裝訂成冊。

        5)歸檔立卷要擬好案卷標題,標題要反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并且簡明確切,每一案卷要寫明卷內(nèi)文件的形成時間,并注明保管期限,如卷內(nèi)文件有特殊說明,要填寫“備考表”。

        5 做好后期檔案的交接

        檔案人員交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密,責(zé)任重大的工作。要做好檔案交接工作,應(yīng)采取如下措施:

        1)檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是檔案管理中的重要環(huán)節(jié),應(yīng)引起重視,尤其是負責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程,在檔案人員離崗或調(diào)動工作時要先辦理工作交接手續(xù),然后再辦理調(diào)動手續(xù),對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員,不得簽發(fā)調(diào)動工作通知,不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù),不得離開原工作崗位,要把檔案交接列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。

        2)檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面。

        對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作:(1)對所保管的檔案進行一次全面清理,做到帳物相符、心中有數(shù);(2)對借出的檔案要及時催還,一時歸還不了的要問明原因,整理好借據(jù),并在借據(jù)上注明原因及催還情況;(3)對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序,做到系統(tǒng)有序;(4)按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;(5)撰寫檔案移交說明。

        對于接收方來說,在接收之前要做好三項工作:(1)了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況;(2)向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況;(3)必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分,才能保證交接工作順利進行。

        3)認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用,因此必須安排專人負責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責(zé),堅持原則,按程序辦理。一般檔案人員交接,可由檔案機構(gòu)負責(zé)人監(jiān)交;檔案機構(gòu)負責(zé)人交接,可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。

        總之,檔案管理是各單位工作中的一個很重要的部分,檔案工作做好了,會使以后工作有了寶貴的借鑒經(jīng)驗,因勢利導(dǎo),促進我國檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

        參考文獻

        [1]谷洪濤.做好基層機關(guān)單位檔案工作的幾點思考[J].蘭臺內(nèi)外,2019(33):37.

        [2]王景杰.機關(guān)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].陜西檔案,2019(05):47-48.

        [3]許曉暉.退伍軍人檔案管理問題及對策分析[J].人才資源開發(fā),2017(08):22-23.

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