朱津橋

摘 要：本文闡述了公司實(shí)物檔案的范圍，對其具有的特點(diǎn)及目前管理存在的問題進(jìn)行了說明，并有針對性提出對實(shí)物檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用的具體辦法。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案;特點(diǎn);問題;管理辦法

實(shí)物檔案是公司檔案全宗的一個重要且特殊的組成部分。范圍包括公司在運(yùn)行、建設(shè)、經(jīng)營、管理、科研等各項(xiàng)工作中做出優(yōu)異成績和突出貢獻(xiàn)所獲得的榮譽(yù)證明。如證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)隆ⅹ勁?、匾等榮譽(yù)檔案;公司經(jīng)營管理資質(zhì)證書、專利證書、認(rèn)證證書等資質(zhì)檔案;公司在市場、社會活動中或其他企業(yè)贈送的有保存價(jià)值的紀(jì)念品等紀(jì)念品（禮品）檔案;作廢的印章、印模、徽標(biāo)等印信檔案。重要且特殊是因?yàn)檫@些物品能夠反映公司經(jīng)營歷程、歷史沿革、技術(shù)進(jìn)步、社會聲譽(yù)，作為憑證性載體，具有種類多樣性，屬于公司無形資產(chǎn)，故應(yīng)充分開發(fā)利用實(shí)物檔案資源，為公司發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會價(jià)值。

1 實(shí)物檔案特點(diǎn)

1.1 紙質(zhì)檔案少，其他載體檔案多

榮譽(yù)檔案、資質(zhì)檔案、紀(jì)念品（禮品）檔案、印信檔案在載體類型、表現(xiàn)形式和幅面大小等方面存在諸多不同?？傮w說，實(shí)物檔案除紙質(zhì)外，還包含更多其他載體。可分為紙質(zhì)、布質(zhì)、木質(zhì)、鐵質(zhì)、玻璃、石質(zhì)、瓷質(zhì)、角質(zhì)等，如紙質(zhì)榮譽(yù)資質(zhì)證書、錦旗、木質(zhì)獎牌、鐵質(zhì)牌匾、玻璃獎杯、玉石、瓷瓶、印章等。在實(shí)體排架時存在較多困難，無法按照文書檔案管理方式上架保管，必須依具體情況分別對待。

1.2 不同類別實(shí)物檔案，時效性不同

資質(zhì)檔案一般具有固定的時效性，即有效期，在有效期內(nèi)發(fā)揮價(jià)值，超過有效期后價(jià)值變化很大，甚至為零。資質(zhì)檔案的種類、性質(zhì)不同，其有效期不同，辦理、年審、年檢要求也不同。有的資質(zhì)證有效期是一年，有的是三年或五年（需要年檢或?qū)徍耍?/p>

榮譽(yù)檔案的時效性表現(xiàn)在，在一定時間范圍內(nèi)才能有價(jià)值。通常情況下，榮譽(yù)檔案沒有有效期，但表現(xiàn)出價(jià)值遞減規(guī)律，越新獲得的榮譽(yù)其價(jià)值越大。

紀(jì)念品（禮品）檔案、印信檔案的時效性隨種類不同而不同。如有些紀(jì)念品（禮品），沒有有效期，隨時間延長，有的價(jià)值要遞增;如舊印章，隨時間延長，使用價(jià)值會遞減。

2 實(shí)物檔案管理存在的問題

2.1 無明確規(guī)定

2004年我國發(fā)布的《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》第二章第九條規(guī)定：歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。但目前我國除了頒布執(zhí)行DA/T40-2008《印章檔案整理規(guī)則》外，尚沒有關(guān)于其他實(shí)物檔案的具體管理規(guī)范，所以只能具體情況具體分析。其價(jià)值鑒定，部門及個人因素影響較大。

2.2 收集范圍廣

榮譽(yù)實(shí)物一般直接頒發(fā)給個人、部門、單位;資質(zhì)實(shí)物一般交給部門留存;紀(jì)念品（禮品）有的先交給個人，再移交給單位;印信實(shí)物有的始終在使用部門留存，有的交給管理印章部門，故各類載體實(shí)物的收集與紙質(zhì)文件材料相比收集難度大、存放點(diǎn)分散。

2.3 保管難度大

由于實(shí)物檔案無具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，采用平時歸檔得不到有關(guān)部門的理解和支持，故其保管產(chǎn)生問題。表現(xiàn)在歸檔前部門或個人檔案保護(hù)意識不強(qiáng)，如錦旗類榮譽(yù)實(shí)物存在不同程度的破壞，給受損榮譽(yù)實(shí)物檔案的保護(hù)修復(fù)技術(shù)提出了更新的要求。

3 實(shí)物檔案的收集、整理、保管、利用

3.1 實(shí)物檔案的收集

根據(jù)本公司實(shí)際情況制定實(shí)物檔案管理制度，明確收藏范圍。以創(chuàng)業(yè)環(huán)保為例，原則上由公司內(nèi)部各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)收集，其中技術(shù)管理部門（總工辦）負(fù)責(zé)收集科研技術(shù)成果、技改技革項(xiàng)目等方面的實(shí)物;運(yùn)行管理部門（運(yùn)營管理中心）負(fù)責(zé)收集集團(tuán)所屬污水廠運(yùn)營項(xiàng)目的實(shí)物;黨群部、總經(jīng)理辦公室、董事會秘書辦公室、后勤保障部、財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)收集管理和精神文明方面的實(shí)物。

3.2 實(shí)物檔案整理

實(shí)物歸檔的整理就是將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。歸檔實(shí)物的整理單位一般以每件實(shí)物為一件。實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。

3.2.1 整理要求

一是歸檔實(shí)物應(yīng)齊全完整，凡是公司在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔;二是每件歸檔實(shí)物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

3.2.2 整理方法

1）鑒定。一是根據(jù)公司的歸檔范圍，對每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔;二是對存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定;三是歸檔實(shí)物的保管期限一般劃為永久保存，其它無永久保存價(jià)值的實(shí)物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

2）分類。歸檔實(shí)物應(yīng)在其全宗—實(shí)物類別內(nèi)，可按照年度或類別-年度進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。（1）按年度分類。將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2006”。（2）按類別分類。將歸檔實(shí)物按問題進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物按問題一般分為榮譽(yù)檔案、資質(zhì)檔案、紀(jì)念品（禮品）檔案、印信檔案。榮譽(yù)類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾?紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、花瓶等;印信類包括：本公司已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。

3）編號原則（以按類別分類為例）。（1）編號類目設(shè)置。實(shí)物檔案，按實(shí)物種類共設(shè)四個二級類目。（2）編號結(jié)構(gòu)形式。實(shí)物檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用六段制，編號由左至右排列，均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第一段為全宗號，暫用“01”表示。第二段為一級類目，實(shí)物檔案代號，用“7”表示（以創(chuàng)業(yè)環(huán)保為例）。第三段為二級類目，共設(shè)4個二級類目，即榮譽(yù)、資質(zhì)、紀(jì)念品（禮品）、印信。第四段為年度代號。第五段三級類目代號。第六段為案卷號，按三級類目，自然流水編號。編號結(jié)構(gòu)形式示例（見表1）：

3.3 實(shí)物檔案保管

實(shí)物檔案應(yīng)專柜保管。對貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。存放實(shí)物檔案的檔案室和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作。有條件的單位應(yīng)建立實(shí)物檔案室，作為專門保管實(shí)物檔案的場所。

針對各類實(shí)物檔案，應(yīng)設(shè)計(jì)不同類型的移交清單（以榮譽(yù)檔案、資質(zhì)檔案中專利證書為例）。歸檔人員應(yīng)遵照實(shí)物檔案信息，如實(shí)填寫相應(yīng)的移交清單，清單一式二份，待實(shí)物檔案移交到檔案室時，檔案室管理人員與歸檔人員辦理移交手續(xù)，雙方依據(jù)清單，清點(diǎn)核實(shí)，確認(rèn)簽字。

榮譽(yù)檔案移交清單內(nèi)容包含獲獎時間、獲獎單位、獲獎名稱、項(xiàng)目名稱、頒獎單位、實(shí)物類型（證書、獎杯、獎牌、獎狀等）、來源、移交部門、移交人、接收人、日期。

資質(zhì)檔案（專利證書）移交清單內(nèi)容包含：專利名稱、專利類型、證書編號、設(shè)計(jì)發(fā)明人、專利號、申請日、授權(quán)公告日、專利權(quán)人、授權(quán)單位、授權(quán)人、移交部門、移交人、接收人、日期。

3.4 實(shí)物檔案利用

由于實(shí)物檔案載體形式的多樣性和特殊性，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，管理和利用則不太方便。通過開發(fā)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，將實(shí)物檔案分為榮譽(yù)檔案、證照類資質(zhì)檔案、貫標(biāo)類資質(zhì)檔案、專利類資質(zhì)檔案、軟件著作權(quán)類資質(zhì)檔案等模塊，完成檔案的著錄標(biāo)引、編目檢索、借閱登記、統(tǒng)計(jì)匯總等管理工作。利用數(shù)碼相機(jī)，對實(shí)物檔案進(jìn)行拍攝，將每件實(shí)物檔案經(jīng)數(shù)字化處理成電子文件，經(jīng)過圖像存儲和處理，清晰完整地將電子文件嵌入到管理系統(tǒng)相應(yīng)實(shí)物檔案文件框中，形成與實(shí)物完全一致的數(shù)字檔案資料。本公司員工通過局域網(wǎng)登陸管理系統(tǒng)，查詢檢索，待通過審批環(huán)節(jié)后，確保檔案信息安全的前提下，下載電子版文件，為項(xiàng)目投標(biāo)、公司宣傳、文化建設(shè)、檔案編研等工作開展更為便利的檔案信息深層次加工利用。

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