符標(biāo)

摘 要：從目前事業(yè)單位人事檔案管理來(lái)看，采取信息化的管理措施不但能夠降低人事檔案管理難度，同時(shí)還能提高人事檔案管理效率，使人事檔案管理工作在推進(jìn)落實(shí)過(guò)程中能夠在管理手段方面得到強(qiáng)化。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的了解，在人事檔案管理工作過(guò)程中目前存在的問(wèn)題在于檔案管理手段滯后、人生檔案信息調(diào)用速度慢，影響了人事檔案管理工作效果，人事檔案管理工作在具體實(shí)施中難以達(dá)到管理目標(biāo)。因此，應(yīng)立足事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際，制定科學(xué)的管理方案，積極采用信息化管理的手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

引言

基于對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的了解，要想改變現(xiàn)有的管理現(xiàn)狀，提高管理的實(shí)效性，就應(yīng)當(dāng)立足人事檔案管理實(shí)際，積極采用信息化管理手段，保證人事檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中能夠達(dá)到管理要求，并圍繞管理目標(biāo)制定合理的管理策略，使人事檔案信息化管理成為檔案管理的重要手段，為檔案管理提供必要的方法支持，解決檔案管理中存在的管理手段滯后和信息調(diào)用速度慢的問(wèn)題，使事業(yè)單位人事檔案管理工作得到有效開(kāi)展，在開(kāi)展的實(shí)效性和全面性方面達(dá)標(biāo)。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的必要性

1. 有利于提高人事檔案管理效率

事業(yè)單位人事檔案管理采取信息管理的方式不但有利于提高人事檔案管理效率，同時(shí)還能保證人事檔案管理在實(shí)施過(guò)程中根據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)和要求采取有效的管理措施?？紤]到人事檔案國(guó)內(nèi)的難度以及人事檔案管理的具體要求，在管理中既要圍繞人事檔案管理的基本情況采取有效的管理對(duì)策，同時(shí)也要根據(jù)人事檔案管理的內(nèi)容加強(qiáng)信息化管理手段的應(yīng)用，使信息化管理手段在具體應(yīng)用環(huán)節(jié)能夠達(dá)到管理目標(biāo)，并圍繞管理的具體條件采取優(yōu)化措施。所以，制定合理的人事檔案管理策略并積極推動(dòng)人事檔案管理工作的有效落實(shí)，將信息化管理作為主要的管理手段，對(duì)做好人事檔案管理工作以及解決人事檔案管理矛盾具有重要影響。在具體實(shí)施中應(yīng)明確人事檔案管理目標(biāo)，做好信息化管理手段的應(yīng)用，利用信息化管理手段替代傳統(tǒng)的管理手段，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理手段的升級(jí)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1. 管理手段滯后

事業(yè)單位人事檔案管理工作目前存在的問(wèn)題在于管理手段滯后，人事檔案管理普遍采取人工管理的方式，在檔案存儲(chǔ)檔案整理和檔案調(diào)用方面以人工管理為主。這種管理方式相對(duì)落后，在檔案資料的調(diào)用環(huán)節(jié)存在較大的矛盾，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。參考先進(jìn)的檔案管理方式和經(jīng)驗(yàn)，采取信息化管理的方式是檔案管理的重要趨勢(shì)。如果事業(yè)單位在人事檔案管理中不能夠積極的順應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案管理中勢(shì)必會(huì)存在嚴(yán)重的問(wèn)題，影響檔案管理工作的開(kāi)展。而目前管理手段滯后的問(wèn)題較為突出，既反映出事業(yè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視，同時(shí)也表明事業(yè)單位在人事檔案管理中投入不足，沒(méi)有根據(jù)人事檔案管理的具體要求構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。因此，做好信息化管理工作并將信息化手段作為事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)手段，對(duì)滿足事業(yè)單位人事檔案管理要求以及做好人事檔案管理工作具有重要意義。

2. 人事檔案信息調(diào)用速度慢

目前事業(yè)單位在人事檔案管理中由于采取了人工管理的方式，在檔案信息的調(diào)用方面必須依靠人工查閱，整個(gè)查閱的時(shí)間長(zhǎng)，調(diào)用效率低，不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。人事檔案管理工作在具體落實(shí)環(huán)節(jié)無(wú)法根據(jù)檔案管理的具體要求和檔案管理的實(shí)際內(nèi)容實(shí)現(xiàn)信息化管理。這種管理方式制約性強(qiáng)，導(dǎo)致了事業(yè)單位人事檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速調(diào)用，既影響了檔案資料的使用，同時(shí)在大規(guī)模檔案信息查閱過(guò)程中暴露出明顯的問(wèn)題和不足，導(dǎo)致人事檔案信息調(diào)用在具體實(shí)施環(huán)節(jié)存在問(wèn)題。對(duì)于這一現(xiàn)象如果不采取信息化管理的方式，事業(yè)單位人事檔案管理工作在檔案信息調(diào)用、檔案整理以及具體存儲(chǔ)環(huán)節(jié)都容易出現(xiàn)效率低下的問(wèn)題。所以，如何解決人事檔案信息調(diào)用速度慢的問(wèn)題是事業(yè)單位人事檔案管理面臨的重要風(fēng)險(xiǎn)。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理對(duì)策

1. 積極采用信息化管理手段

事業(yè)單位人事檔案信息化管理在具體實(shí)施過(guò)程中應(yīng)當(dāng)積極采用信息化管理手段，既要對(duì)原有的檔案進(jìn)行電子化處理，同時(shí)也要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并采取云端備份的方式將人事檔案資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，解決檔案資料的存儲(chǔ)難題，降低檔案資料的存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)電子化的方式提高人生答案的存儲(chǔ)效果。目前電子化檔案轉(zhuǎn)化需要事業(yè)單位投入一定的時(shí)間對(duì)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，同時(shí)也要根據(jù)檔案管理的實(shí)際難度和特點(diǎn)進(jìn)行檔案資料的有針對(duì)性轉(zhuǎn)化，保證轉(zhuǎn)化后的電子檔案在資料的全面性和完整程度方面達(dá)標(biāo)，避免紙質(zhì)檔案資料在轉(zhuǎn)化過(guò)程中存在信息丟失的問(wèn)題。因此，在檔案資料管理過(guò)程中應(yīng)按照電子檔案管理的要求做好檔案的轉(zhuǎn)換，在檔案資料轉(zhuǎn)化過(guò)程中對(duì)于重要的等級(jí)高的檔案在轉(zhuǎn)化中應(yīng)進(jìn)行加密處理，避免檔案資料泄露，對(duì)事業(yè)單位的人事管理工作造成影響。

2. 建立電子檔案管理系

在檔案管理過(guò)程中需要建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案資料在調(diào)用過(guò)程中能夠達(dá)到快速調(diào)用的要求。在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)需要考慮到檔案資料的歸類(lèi)、檔案資料的整理以及檔案資料的使用等多個(gè)環(huán)節(jié)，使電子檔案系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中能夠提高應(yīng)用效果，降低應(yīng)用難度，避免電子檔案在管理中系統(tǒng)功能不強(qiáng)或系統(tǒng)功能存在差異影響電子檔案的管理效果。

四、結(jié)論

通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的了解，積極應(yīng)用信息化手段并建立電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施具有重要影響。在具體實(shí)施環(huán)節(jié)需要了解檔案管理的特點(diǎn)，并積極做好數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和關(guān)鍵信息的處理，使人事檔案管理取得實(shí)效。

參考文獻(xiàn)：

[1]張欣.加強(qiáng)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化[J].中國(guó)信息化，2020（11）：75-76+79.

[2]張曉燕.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案信息化管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：66-67.

[3]鄧兵娥.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2020（13）：24-25.