巫素華

幼兒園的檔案管理是幼兒園的基礎(chǔ)性工作，是教育工作中不可缺少的內(nèi)容，它體現(xiàn)幼兒園科學管理，更好地為幼兒園的科學管理和教育服務(wù)，為幼兒園的持續(xù)發(fā)展提供有力的鋪墊。它是反映幼兒園管理水平高低的重要方面，對幼兒園的改革發(fā)展起著不可低估的作用。幼兒園的持續(xù)發(fā)展情況，是一個幼兒園長期教學活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結(jié)，又是促進幼兒園繼續(xù)前進的重要條件。因此有目的地加強對幼兒園的檔案管理進行督導，不但可以規(guī)范幼兒園的各項工作，還能更好地促進幼兒園的持續(xù)發(fā)展。

一、幼兒園檔案管理的作用

幼兒園檔案管理不是為了幼兒園應(yīng)付檢查的一項工作，而是為了園所的運營管理、科學的可持續(xù)發(fā)展而開展的一項不可缺少的重要工作。幼兒園的規(guī)范檔案能真實客觀地記錄幼兒園的發(fā)展歷程，是幼兒園重要的信息資源。有目的地加強對幼兒園的檔案管理進行督導，不但可以規(guī)范幼兒園的各項工作，還能更好地促進幼兒園的持續(xù)發(fā)展。

（一）幼兒園檔案管理為各類評估考核做好鋪墊

幼兒園建立的檔案中包含著幼兒園工作的方方面面，有利于幼兒園各項工作的評估，可以在確立好的各項標準、目標的基礎(chǔ)上，全面有效地對幼兒園各項工作的主要信息進行收集，同樣也可以科學地對幼兒園的保教質(zhì)量、辦學水平進行客觀評估。幼兒園能夠利用檔案材料，以及包含的真實檔案信息，來開展各項評估工作，并且可以從幼兒園的各項活動的開展、組織和評價等問題上來促進評估工作的準確性，做好評估工作的有理有據(jù)。評估的一項重要內(nèi)容是查看近三年的檔案資料，評估專家的評估手段之一是通過查看幼兒園近三年的檔案資料，充分了解幼兒園的基本情況、發(fā)展現(xiàn)狀、幼兒園的管理情況等，確定幼兒園的評估等級。只要平時做好檔案管理工作，面對評估時就無需弄虛作假，確保幼兒園的各項評估工作得以順利完成。

（二）幼兒園檔案管理為持續(xù)發(fā)展提供科學依據(jù)

通過對檔案工作的管理，使領(lǐng)導不論是在決策之前，還是在各項工作籌備開展之前，只要翻閱已有的檔案，從往年的計劃、總結(jié)中取往年之所長，同時，又注意避免往年活動的不足，精心策劃，精心設(shè)計，就能更好地做出決策，更加精心地策劃各項活動，促使幼兒園可以達到更高的水平，收到更好的效果。檔案管理還能準確、及時地記錄教職工的成長，對促進教職工的成長起著推動作用。整理幼兒園的檔案，對園長的管理水平也會起到一個促進的作用。通過把幼兒園多年的檔案資料整理出來，理出線索，可以找出幼兒園發(fā)展的軌跡，為創(chuàng)辦幼兒園的品牌指引方向。

二、幼兒園檔案管理的現(xiàn)狀

目前，大部分幼兒園，特別是民辦幼兒園基本不重視檔案管理工作。幼兒園的檔案工作大都是應(yīng)付式的工作，停留在上級部門要求上交什么就整理什么，上級部門檢查什么就馬上補做什么。無法真實反映幼兒園的現(xiàn)實情況，更談不上為規(guī)劃幼兒園的發(fā)展方向提供科學依據(jù)。幼兒園檔案管理存在的主要問題如下：

一是缺少專門的檔案管理人員。沒有專門的檔案管理人員，甚至沒有兼職的檔案管理人員，誰負責的工作，資料就歸誰收集保存。二是民辦幼兒園的人員流動性大，往往會出現(xiàn)檔案資料隨著離職人員而不見了的現(xiàn)象，使幼兒園的工作檔案資料沒有完整性和連續(xù)性；三是有的幼兒園由于硬件條件不足還沒有建立電子檔案，檔案規(guī)格不一，凌亂不齊，造成無法查找資料等；四是大部分幼兒園不重視過程性檔案資料的整理，不懂得開展活動后及時進行資料歸檔，以致“船過水無痕”，造成有價值的資料缺失，無法延續(xù)記載幼兒園的工作，無法理清幼兒園的工作情況，無法歸納幼兒園的特色，不能為以后的工作提供參考價值。每年年檢時就手忙腳亂地找出一堆資料應(yīng)付，在進行評估時才進行初步的整理，結(jié)果資料就沒有規(guī)范性、系統(tǒng)性和連貫性，補做資料多，漏做資料普遍，讓評估專家感覺資料造假的現(xiàn)象多，無法真實反映幼兒園的現(xiàn)實情況。

三、加強檔案管理督導的重要性。

針對大部分幼兒園檔案管理的現(xiàn)象，要整體提高幼兒園的辦園水平，促進幼兒園的持續(xù)發(fā)展，從督導幼兒園的檔案管理入手，可以收到事半功倍的效果。通過督導幼兒園的檔案管理，幫助各幼兒園規(guī)范檔案管理工作，督學將全方位地掌握督導幼兒園的各項工作，幫助規(guī)范幼兒園的各項工作，提高園長的管理水平。通過督導幼兒園的檔案管理，督學幫助園長理清幼兒園工作的思路，找出幼兒園發(fā)展的方向，為創(chuàng)建特色幼兒園、品牌幼兒園提供有力的鋪墊。加強幼兒園檔案管理的督導，使檔案資料真實客觀地記錄了幼兒園發(fā)展的歷程，為幼兒園的年檢、各項評估工作提供便利，促進幼兒園辦園水平的提高，更好地促進幼兒園的持續(xù)發(fā)展。

四、開展檔案管理督導的措施。

（一）開展專項性培訓，培養(yǎng)檔案專業(yè)管理人員

開展檔案管理工作督導，必須從提高幼兒園的檔案管理能力入手。根據(jù)大部分幼兒園的檔案管理現(xiàn)狀，首先要讓園長們了解檔案管理工作的重要性，從源頭上重視檔案管理工作，設(shè)立專職或兼職的資料員。對園長進行專門的檔案目錄制定培訓，使園長掌握基本的檔案管理能力。其次根據(jù)幼兒園的實際需求，有針對性地對資料員進行幼兒園檔案資料的收集、整理和歸檔的培訓學習，切實讓資料員知道如何進行過程性檔案資料的收集，如何有條理地進行檔案管理，從而提高各幼兒園的檔案管理能力。再次組織片區(qū)檔案交流學習，督學定期組織片區(qū)園到片區(qū)的省級、市級幼兒園進行檔案管理學習，觀看規(guī)范的檔案管理工作，通過觀摩學習，提高自己的檔案管理能力。最后督學組織成立各片區(qū)的資料員微信群，方便大家提問、互相交流學習，及時解決在實際工作中遇到的問題，同時也有利于督學定時指導各幼兒園根據(jù)實際工作及時開展檔案收集和整理。

（二）加強實踐性督導，促進檔案管理能力提升

1.定期有目的地進行檔案管理督導工作

督學每月進行督導時，有目的地分批次對檔案管理內(nèi)容進行實踐性督導，如2月份對幼兒園黨政工會等資料進行督導，檢查資料歸檔的規(guī)范性；3月份對教育教學方面的資料進行督導，檢查資料歸檔的及時性；4月份對后勤工作方面的資料進行督導，檢查資料歸檔的整體性，等等。在督導的過程中，有目的地進行現(xiàn)場培訓，指出各幼兒園檔案管理的優(yōu)點和不足之處，使各幼兒園得到實際的幫助，促進檔案管理能力的提高。

2.幫助樹立整體的檔案管理意識

在督導過程中，督學要根據(jù)不同的崗位人員進行指導，樹立全園收集材料的意識，比如指導教師及時收集日常工作中的計劃、總結(jié)、各類活動的過程性資料；指導保健員進行保健指標的資料整理，每日報表的數(shù)據(jù)歸檔等；指導后勤人員收集好保育方面的資料、各種設(shè)備的使用安裝材料等，使全體教職工都形成資料歸檔的習慣，以確保幼兒園檔案材料的齊全和完整。

3.督導園長進行特色活動資料整理

每學期末，督學應(yīng)指導園長根據(jù)本學期各項活動的資料進行幼兒園特色資料的整理。在一個學期的資料歸檔中分析出本園各項活動中的特點，幼兒園特色活動的連續(xù)性，以及幼兒園教師擅長的教學活動，做好總結(jié)性整理。通過同一活動內(nèi)容幾年來的資料系統(tǒng)性整理，查找共同點，歸納出幼兒園工作的特色，從中確定本園的特色定位，樹立幼兒園的品牌，促進幼兒園的持續(xù)發(fā)展。

（三）以督導評估為契機，不斷規(guī)范檔案管理工作

幼兒園檔案是幼兒園各項教育評估的依據(jù)，教育督導是幼兒園可持續(xù)發(fā)展的動力，是邁向新目標的起點。不同的評估有不同的檔案要求，如省市區(qū)一級幼兒園評估、綠色幼兒園評估、安全幼兒園評估、健康幼兒園評估、民主管理星級學校等各項評估，這些評估都離不開檔案管理。督學可根據(jù)不同的評估要求，對需評估的幼兒園進行專項督導，不斷指導規(guī)范幼兒園的檔案管理工作。以督導評估檔案整理為契機，找到檔案資料的連續(xù)性和整體性，通過不斷進行資料對比、聯(lián)系共通、總結(jié)經(jīng)驗、尋找到幼兒園的發(fā)展規(guī)律，使幼兒園獲得了發(fā)展的方向。

通過對幼兒園檔案的規(guī)范管理督導，將更好地發(fā)揮督學的作用，使幼兒園的各項工作不斷走向正軌，積極為幼兒園建設(shè)服務(wù)，為幼兒園的發(fā)展提供信息，促進幼兒園管理的高效化，從而更好地打造幼兒園的特色，促進幼兒園穩(wěn)定、可持續(xù)性的發(fā)展。