張曉輝

摘 要：隨著我國社會的發(fā)展和科技的進步，各個行業(yè)的工程項目越來越多，越來越大，每個項目的參與者的范圍也更加廣泛，由原來的國內企業(yè)之間的合作，到現(xiàn)在常見的跨國際合作。整個工程項目自開始至結束，采用文件控制對整個過程進行記錄顯得極其重要。本文就建設項目文件控制進行研究分析。

關鍵詞：項目設計;文件控制;研究

建設項目文件非常重要，它體現(xiàn)了工程實體質量狀況、項目過程管理與全面控制情況，體現(xiàn)了項目對法律、法規(guī)、標準、規(guī)范，特別是強制性標準的執(zhí)行情況，提供了項目檢查、管理、改擴建的重要依據(jù)，提供了直接、真實、確鑿的法律依據(jù)，積累了項目全過程重要而豐富的信息資源。

一、工程項目文件管理控制的重要性

建設項目是由多個環(huán)節(jié)共同組成，其中包括勘察招投標、可行性研究、基礎設計、詳細設計、施工圖設計、竣工圖設計、設備安裝、現(xiàn)場調試等。工程項目文件是指從工程項目開始到最后竣工投產的全過程所形成的應該進行歸檔的文字材料、圖紙等各種載體形式且具有保存價值的資料，其是對工程項目管理全過程的記錄。

二、設計方案階段的文件管理

工程設計方案階段的管理包括：建設設計項目的投標報價、項目實施計劃書（多用于EPC建設總承包項目）、合同管理、規(guī)劃及方案設計管理、項目基礎資料的收集管理以及初步設計階段管理。

2.1建設投標報價階段的文件管理

依照《中華人民共和國招標投標法》的規(guī)定，為了遴選出合理的設計方案，從而達到降低工程造價的目的，建設項目建設單位可委托項目招標公司或中介機構，建設選擇具備一定資質的設計單位進行項目設計。投標階段的主要文件包括：技術標和商務標、標書的澄清和答疑以及其它來往函電等。在投標工作結束后，項目經理應將上述資料及時地收集整理完畢，建設還應對本階段的工作進行實事求是的總結，建設為下一階段工作的開展和今后的投標積累經驗和借鑒。

2.2建設方案設計階段的文件管理

方案設計是為解決工程項目的用地規(guī)劃、建設規(guī)模、各項技術經濟指標、建筑物或構筑物的功能劃分、建筑造型與風格等總體部署而進行的總體規(guī)劃設計，是項目方向性的設計文件。對工業(yè)建設項目而言，建設方案設計文件的質量和歸檔要求是：建設應當進行多方案技術經濟評價和相類似項目的比較，建設國內外市場的分析和預測，工藝安排的先進合理，建設技術的先進與能否達到預計的生產規(guī)?！敖ㄔO三廢”治理和環(huán)境保護方案是否滿足當?shù)卣囊螅ㄔO資源的需求是否合理，工程估算及其各項財務報表是否齊全，經濟效益和社會效益分析，建設工程建設周期等是否符合要求等方面進行檢查和管理。方案設計文件經評審和修改后，建設應上報上級主管部門審查并取得批準后方可進行下一道工序。

2.3建設初步設計階段的文件管理

對于工業(yè)項目，建設初步設計階段對下一道工序，乃至整個設計階段都有著非常重要的影響。在初設階段，建設各專業(yè)應對設計方案或重大技術問題的解決方案進行綜合技術經濟分析和方案評審，形成評審會議記錄，作為各專業(yè)進行設計的依據(jù)之一。在初步設計說明文件中，應將項目概況、建設條件、各專業(yè)的任務分工、項目組織（多采用矩陣式）、聯(lián)絡方式、進度控制、質量控制等具體措施在項目初步設計說明書中逐一體現(xiàn)。為編制初步設計文件進行的內外部條件，如建設單位的項目立項批文、地質勘探報告、外部水電氣條件、物料供應條件、運輸條件、水文氣象條件;內部的各專業(yè)條件往返、計算書、概預算、方案評審記錄、質量程序和作業(yè)文件、內部作業(yè)草圖、編制概算所依據(jù)的補充資料等均需妥善保存。

2.4建設擴大初步設計階段的文件管理

擴大初步設計（簡稱擴初），是針對技術上復雜或有特殊要求而又缺乏設計經驗的工程項目而增設的一個設計階段，建設它是初步設計基礎上方案設計的具體化。擴初設計階段文件管理的重點在于對技術設計文件的編制、審核、評審、上報批準等各方面。擴初設計文件應符合國家制定或有關部門自行制定的內容和編制深度等方面的要求，建設對擴初設計圖紙的管理主要是審核各專業(yè)設計是否符合預定的質量標準和要求，建設同樣還要審核修正概算文件是否符合投資限額的要求。

三、建設施工圖設計階段的文件管理

施工圖是對建筑物、構筑物、設備、管線等工程對象的尺寸、布置、選用材料、構造、相互關系、施工及安裝質量要求的詳細圖紙和說明，是指導施工的直接依據(jù)，建設因此在工程設計文件管理中，施工圖設計階段的是靜態(tài)的。在施工現(xiàn)場，施工圖文件始終處于一個活躍的利用狀態(tài)，直至項目竣工驗收完畢。而在設計單位內部，成品文件歸檔后，建設往往會暫時處于一個相對的休眠期，如能充分利用文件形成后這一短暫的“保鮮期”，組織主要技術骨干做好項目的編研工作，其意義將會是十分重要的。

四、建設設計服務階段的文件管理

設計文件運行的涉及對象是比較廣泛的。首先是文件的形成者，即工程設計單位，其次就是建設單位、施工單位以及工程監(jiān)理等部門。本文所論述的設計文件運行僅指設計單位對其所形成的成品的系列管理和服務。具體內容有設計交底、圖紙會審、招標答疑、設計變更、現(xiàn)場設計服務和設計技術檔案管理等工作。

4.1建設設計交底與圖紙會審

設計交底是設計單位在設計文件交付施工時，建設按法律規(guī)定的義務就施工圖設計文件向施工單位和監(jiān)理單位作出詳細的說明。設計交底與圖紙會審不僅是工程項目建設中的慣例，而且是法律、法規(guī)規(guī)定的相關各方的義務，因此它也是設計管理工作中的一部分組成內容。設計交底和圖紙會審過程中形成的文件，建設是設計成品不可或缺的重要組成部分，建設同時也是對設計文件的完善和提高。設計交底應該由設計單位整理會議紀要，建設圖紙會審應由施工單位整理會議紀要，要求與會各方會簽。設計交底與圖紙會審中涉及設計變更的，建設尚應按設計變更的程序辦理，設計交底會議紀要、圖紙會審會議紀要一經各方簽認，建設即成為施工和監(jiān)理以及竣工驗收的依據(jù)。

4.2建設設計變更管理

在施工圖設計文件交于建設單位投入使用前或使用后，建設均會出現(xiàn)由于建設單位要求，或現(xiàn)場施工條件的變化，建設或國家政策法規(guī)的改變等原因而引起設計變更。設計變更可能由設計單位自行提出，也可能由建設單位提出，還可能由承包單位提出，建設不論誰提出都必須征得建設單位同意并且辦理書面變更手續(xù)。凡涉及施工圖審查內容的設計變更，建設還必須報請原審查機構審查后再批準實施。設計變更管理也是工程設計管理中不可缺少的組成部分。對設計單位而言，變更的內容常以聯(lián)絡箋的形式發(fā)出，且必須加蓋相關有效章。由于設計變更文件與工程造價之間存在著各階段的文件管理改造、修復，甚至拆除等建設項目，建設其最終成品均離不開竣工資料的支撐，因此對竣工資料的整理、驗收、評定和歸檔就顯得尤為重要。

五、結束語

一個工程項目的建立凝聚了設計者、建設者、組織者等很多人的心血，從醞釀、決策、設計、施工、竣工到投產使用會經歷相當長的一段時間，期間產生的文字、圖紙等各種形式與載體的文件資料經過移交整理形成完整的項目檔案。文件管理控制在項目管理中起著舉足輕重的作用，加強項目文件管理控制是一項長期而艱巨的工作，只有對其進行有效控制，才能保證項目管理有據(jù)可依、有章可循，才能更加科學地管理項目檔案，提高專業(yè)水平，為企業(yè)生產和管理服務。

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