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        以“工匠精神”打造數(shù)字化檔案

        2020-03-09 04:35:06海燕
        山東檔案 2020年1期
        關鍵詞:工匠精神檔案館加工

        文·海燕

        隨著信息時代的到來,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)量越來越大,中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》,要求加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。新的《檔案法》修訂草案也增加了檔案信息化的規(guī)定。隨著各縣區(qū)檔案館新的館庫建設的完成,數(shù)字檔案館(室)建設將是下一階段的重要工作,因而檔案數(shù)字化加工這一基礎性工作也將逐步開展。國家檔案局2017年8月發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》,規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術要求和管理要求,山東省也對《文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范》進行了修訂,這些規(guī)范性文件對各檔案館(室)開展數(shù)字化加工具有重要的指導意義。但在工作開展的過程中,會因各檔案館(室)情況不同,遇到各種各樣的細節(jié)問題,這就要根據(jù)不同情況及時解決遇到的問題,以期檔案數(shù)字化加工成果規(guī)范化、標準化,從而方便利用。

        一、加工方式選擇問題

        檔案數(shù)字化加工主要有兩種方式,一是檔案館(室)組織人員自主加工,二是外包給有資質(zhì)的公司,兩種方式各有利弊。自主加工利于保密,利于檔案的保管保護。但從掃描前整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢測、圖像合成、目錄著錄,到數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)掛接,每個工序一個人,就需要8-10人,而檔案館(室)一般人員較少,無法滿足各工序的人員要求,而從社會上招聘人員,即在專業(yè)性上無法保證,又要牽扯許多人員管理問題。另外,需要自己購置檔案掃描、圖像處理等各種設施設備、軟件,資金投入也較多。外包服務的方式,因有專業(yè)的公司負責項目管理,人員、設備都不用檔案部門操心,只要檔案數(shù)字化方案制定合理,檔案部門監(jiān)管到位,檔案數(shù)字化的速度和質(zhì)量還是可以有所保障的。因此,大批量的檔案數(shù)字化加工,筆者還是傾向于服務外包的方式。

        二、數(shù)字化加工過程中的監(jiān)管、指導問題

        (一)加工方案的確認

        紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、數(shù)字化技術方法和主要技術指標、驗收依據(jù)、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內(nèi)容。技術標準,我們依照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的基本要求,采用了平板掃描儀,分辨率為300DPI,彩色掃描模式,并做了文字識別,合成雙層的PDF。這些指標,完全適應檔案查閱利用,也利于后期的全文檢索,另外基本能保證檔案的仿真復制、展覽制作的要求。值得一提的是,檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立,一定要與省檔案館新修訂的《文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范》上規(guī)定的字段、字段值一致,利于下一步目錄數(shù)據(jù)的上網(wǎng),也利于全省檔案目錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

        (二)加工現(xiàn)場的監(jiān)管、指導

        檔案館(室)要明確一名工作人員負責加工現(xiàn)場的溝通協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導,建立問題反饋機制,對加工中出現(xiàn)的問題及時進行反饋和改正,及時總結(jié),對出現(xiàn)的同類問題進行指導,避免重復勞動,從而保障數(shù)字化加工全程的安全、進度及質(zhì)量。

        1. 掃描前整理中應注意的問題

        排版問題。各檔案館館藏中都有大批建國前后的老檔案,這些檔案情況復雜,紙張較差,掃描加工比較費時。有的檔案排版方式特殊,是豎排,從右至左、從上到下排版,同一案卷中出現(xiàn)不同排版方式,前整理人員不注意,就會出現(xiàn)掃描順序前后錯亂的情況。這就要求在掃描前整理、掃描加工時,強調(diào)一下這個問題,避免掃描順序錯亂。

        2. 分件問題。主要是指涉及人名較多的民生檔案分件,如干部、工人分配介紹信。這類檔案每年會有2-3卷,每卷有100-200頁,每頁涉及一個人的分配、調(diào)動。此類檔案建議一人一件分件,或者10人一件分件,著錄文件標題時顯示每個人的姓名。因為大部分檔案管理軟件的全文檢索功能不健全,即使有全文檢索,對于手寫字體的識別率也很低。所以還是要在目錄標題上顯示出來,或者建立人名專題目錄,更能方便檢索,提高檢索效率。另外教育部門的畢業(yè)生分配工作調(diào)配表、知青登記表之類涉及人名多的檔案,如何著錄才能利于檢索,是建立人名專題目錄,還是在標題或者備注上顯示等問題,也值得大家商榷。

        3. 專業(yè)檔案區(qū)別對待問題。檔案館(室)保存較多的一般是文書檔案,但涉及民生的專業(yè)檔案數(shù)量也不少,比如學籍檔案、婚姻檔案、土地延包檔案等,這些專業(yè)檔案的分類和目錄顯示的信息與文書檔案有所不同。如學籍檔案一般是按照高校檔案分類法分類,與文書檔案的機構(gòu)(問題)分類,在檔號編制上有所不同。如果都用文書檔案“全宗號-目錄號-案卷號-件號”的檔號編制規(guī)則,混在一起,容易造成檔號編制混亂。至于目錄信息,婚姻檔案的目錄應該設置姓名、結(jié)婚時間、籍貫等字段;而土地延包檔案是按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村、戶主姓名整理,目錄字段則需要設置這些信息。所以,專業(yè)檔案需要在檔案管理系統(tǒng)中設置不同的節(jié)點,按照需要設置目錄字段,才能更好地顯示需要的信息。

        (三)掃描圖像處理問題

        一般要求對掃描圖像進行旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、裁切等。但對一些特殊規(guī)格的檔案,筆者不建議裁切。比如分配工作報到證或者報到證存根,規(guī)格多為64開,建議掃描時按A4掃描,裁切時不宜將白邊切去,因為白邊裁切后圖像放大,印章也隨同放大,打印作為憑證時有稍許失真,不利于同原印章的比對,作為憑證會受到質(zhì)疑。

        (四)字體辨識問題

        不好辨識的字多是手寫,或者是寫得太草不好辨識,或者是繁體字,或者是不規(guī)范的簡化字,一般要根據(jù)上下文的意思去考證。比如“瓩”字,當時在字典里沒有查到,輸入法里也沒有,但這是一份電力方面的文件,根據(jù)上下文意思,應該是表示電的功率的一個單位,想到了“千瓦”這個度量單位,結(jié)合前后文意,確定了是“千瓦”。還有“伩”“韓”“鞋”等都是不規(guī)范的簡化字,需要讓經(jīng)歷過漢字簡化字過程的人員來辨識確認,爭取使文件標題完整、準確。最難確定的是學籍檔案中的姓名,干部、工人分配介紹信等涉及人名的檔案,一般只出現(xiàn)一次,通篇沒有上下文可參考,為了辨識一個字,有的需要去查一些家譜,從姓氏的輩分中去確定姓名中的字,有時需要去詢問檔案形成單位的老職工,以盡量使作為主要檢索線索的文件標題完整、準確,提高目錄著錄質(zhì)量。

        三、數(shù)據(jù)驗收數(shù)量和質(zhì)量問題

        質(zhì)量驗收涉及數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性,掃描數(shù)據(jù)和目錄的一一對應,目錄著錄是否規(guī)范,能否利于檢索利用等。數(shù)據(jù)驗收這個環(huán)節(jié),既要保證數(shù)量上與紙質(zhì)檔案的對應,又要保證數(shù)據(jù)質(zhì)量符合規(guī)范,最終方便利用。我們的做法是在數(shù)據(jù)驗收工作中采取了監(jiān)理機制,由監(jiān)理公司先對數(shù)據(jù)進行100%檢查驗收,檔案館再對監(jiān)理公司提交的數(shù)據(jù)進行抽查,抽查比例為10%,發(fā)現(xiàn)超過3%的錯誤,則監(jiān)理公司重新驗收、修改。驗收兩遍以后,在利用的過程中還是會發(fā)現(xiàn)一些小的問題。比較多的有自擬標題、錯別字、字的辨識問題。從出現(xiàn)的這些問題,我們認為在驗收中,除了隨機抽查之外,要重點針對容易出錯的數(shù)據(jù)進行抽查。對問題及時反饋,從而減少錯誤的發(fā)生。

        數(shù)字檔案館(室)建設是不斷提升機關檔案信息化水平,實現(xiàn)檔案數(shù)字資源集中統(tǒng)一管理,推進檔案信息共享工作,更加充分地挖掘檔案價值,使檔案工作更好地服務機關、服務社會、服務人民群眾的重要手段,做好檔案數(shù)字化加工,是重要基礎工作,我們要抓住國家檔案事業(yè)和信息化工作快速發(fā)展的大好時機,發(fā)揚工匠精神,嚴格接收標準、數(shù)字化標準、著錄標準,奮發(fā)有為,開拓創(chuàng)新,把檔案工作推向一個新的更高的階段。

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