張濤

摘? 要：水利工程檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的要求也發(fā)生了許多新的變化，檔案部門肩負(fù)著本單位檔案數(shù)據(jù)管理的職責(zé)，在不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平的同時，積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來的環(huán)境變化和需求變化，利用大數(shù)據(jù)的理念和技術(shù)，更大程度地發(fā)掘檔案的潛在價值，把檔案利用發(fā)揮至極致，從“守門員”變成“射手”，從靜態(tài)保管變成動態(tài)利用，更好地為水利工程提供檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：水利工程? 檔案? 大數(shù)據(jù)? 管理與利用

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）07（b）-0154-03

Abstract： Many new changes have taken place in the requirements of the archives management of water conservancy projects under the environment of big data. The archives department shoulders the responsibility of the archives data management of its own unit. While constantly improving the quality and level of the archives management， it actively responds to the environmental changes and demand changes brought by big data， and uses the concept and technology of big data to explore the potential of archives to a greater extent In terms of value， we should make full use of archives， from "goalkeeper" to "shooter"， from static storage to dynamic utilization， so as to better provide archives information services for water conservancy projects.

Key Words： Water conservancy project; Archives; Big data; Management and utilization

從2015年起，全國已有12個省或地區(qū)設(shè)立了大數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，充分說明我國的大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，它將在眾多領(lǐng)域掀起變革[1]。大數(shù)據(jù)的核心在于挖掘數(shù)據(jù)中蘊(yùn)藏的價值，而不是軟硬件的堆砌，這與水利工程檔案管理與利用的核心價值不謀而合。

1? 水利工程檔案管理的基本概念

工程檔案庫是指各種介質(zhì)，例如文本、表格、視聽材料、圖紙等，這些介質(zhì)是基于節(jié)水項目設(shè)計、審批、設(shè)計的項目建議書的建設(shè)過程、項目管理、工程建設(shè)和項目管理而形成的。檢查、準(zhǔn)備生產(chǎn)、施工、監(jiān)督、驗收、材料方面，這是基本建設(shè)項目管理的重要組成部分。工程檔案主要有工程建設(shè)檔案和運(yùn)行維護(hù)檔案。

2? 大數(shù)據(jù)對水利工程檔案管理的影響

2.1 大數(shù)據(jù)的特征

大數(shù)據(jù)包含大量數(shù)據(jù)，復(fù)雜的結(jié)構(gòu)和多種類型的數(shù)據(jù)，這是一種基于云的數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用程序模型。它是通過數(shù)據(jù)集成，共享和交叉重用而形成的一種智能資源和知識服務(wù)功能。人們在世界各地使用云計算，移動電話、計算機(jī)和傳感器來使大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和發(fā)展成為現(xiàn)實。大數(shù)據(jù)將所有數(shù)據(jù)用于分析和處理，而不僅僅是將一些數(shù)據(jù)用于隨機(jī)分析或樣本調(diào)查[2]。

2.2 在工程檔案中推廣大數(shù)據(jù)

通過將大數(shù)據(jù)，檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)和通信技術(shù)相結(jié)合，促進(jìn)了檔案資源的獲取、分析、管理、轉(zhuǎn)移、共享和存儲，并最大限度地發(fā)揮了檔案資源的價值和作用。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)不是拿來就用的，需要開展扎實的準(zhǔn)備工作，才能實現(xiàn)工程檔案管理的大數(shù)據(jù)檢索與應(yīng)用。首先需要做的，也是工作量最大的，即是歷史檔案數(shù)據(jù)的電子化。受歷史不同時期技術(shù)發(fā)展水平的限制，歷史文檔有很大一部分是手工書寫的檔案資料，尤其是珍貴的早期水利工程圖紙資料，使用畫線筆在圖紙上手繪完成的，因此務(wù)必將所有檔案電子化，即以掃描、補(bǔ)錄、復(fù)制等方式，將書面檔案資料轉(zhuǎn)化為可存儲在計算機(jī)中的電子版檔案。其次，挖掘其信息價值，歸納總結(jié)出其閃光點(diǎn)，形成“知識”并整理入庫。第三步，建立邏輯映射關(guān)系，在檔案調(diào)取、協(xié)同設(shè)計應(yīng)用、設(shè)計審查、質(zhì)量復(fù)核、工程審計等需要使用該資料時，使用者僅需輸入關(guān)聯(lián)關(guān)鍵詞，大數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)即以排序推送的形式顯示出來，便于使用者和管理者對檔案資料的查詢和管理需求。

2.2.1 大數(shù)據(jù)有助于有效的檔案管理

檔案資料以電子形式存檔，可以便捷地以數(shù)字化形式進(jìn)行檢索與管理，并可以實時查看檔案資料的關(guān)鍵信息與主要內(nèi)容，方便了檔案資料的準(zhǔn)確利用和交叉關(guān)聯(lián)，尤其是在關(guān)鍵信息的關(guān)聯(lián)利用方面，可以智能地完成相關(guān)信息的歸類，令檔案管理工作更加系統(tǒng)化，處理速度更加快捷，管理勞動強(qiáng)度大幅降低，可有效提高檔案管理的效率。

2.2.2 大數(shù)據(jù)有助于提高檔案管理的準(zhǔn)確性

檔案管理不僅是在空間管理方面，也是在保存時間方面，是復(fù)雜的管理工程系統(tǒng)。數(shù)據(jù)和記錄的準(zhǔn)確性對檔案的價值具有重大影響。在大數(shù)據(jù)時代，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的使用提高了檔案資源的準(zhǔn)確性，靈活使用準(zhǔn)確的查詢方式有助于全面快速地使用存檔資源。

2.2.3 大數(shù)據(jù)改善了檔案存儲和傳輸條件

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保質(zhì)期短。在大數(shù)據(jù)時代，信息和媒體是分離的，使用先進(jìn)的計算機(jī)存儲系統(tǒng)、芯片、云存儲等可以大大增加存儲容量。檔案將完全擺脫時間與空間的束縛，在系統(tǒng)中實現(xiàn)了隨用隨現(xiàn)，準(zhǔn)確快捷，高效利用。

3? 分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下工程檔案的管理與利用方法

3.1 建立大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，客觀要求我們檔案的管理工作必須運(yùn)用發(fā)展的眼光和先進(jìn)的理念，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，摒棄固守僵化的思維，勇于突破與創(chuàng)新。必須認(rèn)真做好本單位檔案管理規(guī)劃和布局，統(tǒng)籌檔案信息化發(fā)展，構(gòu)建管理平臺，建立高效的檔案管理數(shù)據(jù)庫，要優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，提高管理人員的素質(zhì)，提升大數(shù)據(jù)環(huán)境下管理效率，精細(xì)化管理，針對不同類別檔案建立起分類數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)動態(tài)管理。

3.2 完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用將徹底改變管理檔案數(shù)據(jù)的方法。傳統(tǒng)檔案館主要以紙質(zhì)形式存在，信息量大、工作復(fù)雜、準(zhǔn)確性低、工作效率低，更重要的是，它既無助于檔案資源的管理、使用和交互，也無助于發(fā)揮最大作用，也無助于長期保存。 隨著技術(shù)的進(jìn)步，信息化、網(wǎng)絡(luò)化，尤其是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理要發(fā)揮出自身數(shù)據(jù)存儲的優(yōu)勢，拓展檔案數(shù)據(jù)信息的利用[3-4]。一是加大全領(lǐng)域、全類別、全覆蓋檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，逐步面向更廣闊的信息資源，不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，建立起關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)對各種辦公軟件、圖片、網(wǎng)頁、音視頻等的數(shù)據(jù)信息的收集能力，符合現(xiàn)代檔案管理的需要;二是通過利用云計算平臺和大數(shù)據(jù)分析，可以用于實時性檔案數(shù)據(jù)的接收，也可以對非實時性數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，優(yōu)化歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，對于利用率高的、查詢量大的檔案數(shù)據(jù)設(shè)庫前置，精細(xì)化管理，提高全文檢索效率，節(jié)省時間;三是設(shè)置若干工程運(yùn)行檔案課題大數(shù)據(jù)分析，解析工程各方面的運(yùn)行狀態(tài)，從綜合分析中發(fā)現(xiàn)新情況、新問題、新經(jīng)驗，提出有數(shù)字、有分析、有結(jié)論的統(tǒng)計分析報告服務(wù)決策。

3.3 增強(qiáng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理投入

俗話說：“巧婦難為無米炊”，只有不斷加大對檔案管理的軟硬件的投入，才能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下發(fā)揮更大的效能。一是加大資金和技術(shù)的投入，為檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施、技術(shù)、人才提供一定的基礎(chǔ)和保障，利用“大數(shù)據(jù)”技術(shù)，它可以簡化甚至不需要人為鑒定，以便可以存儲和使用所有類型的大量存檔信息。二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)，大數(shù)據(jù)時代的文件管理人員應(yīng)具備計算機(jī)技術(shù)、收集、分析、存儲、文件存儲、歸檔等領(lǐng)域的專業(yè)知識以及互聯(lián)網(wǎng)的基本知識和高度的專業(yè)敏感性和責(zé)任感。責(zé)任意識、保密意識、保護(hù)制度應(yīng)加強(qiáng)對專業(yè)人才的培訓(xùn)和教育，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)[5-6]。

3.4 充分利用大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案的決策支撐作用

大數(shù)據(jù)中的海量電子數(shù)據(jù)與工程檔案的源數(shù)據(jù)之間仍然存在差距。由于分析和計算技術(shù)的突破，因此可以鏈接這些信息。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息必將成為一種新的決策方法[7-8]。例如，有關(guān)用戶借用、搜索和查看信息、提取用戶需求、提供個性化使用服務(wù)的統(tǒng)計信息，可以在許多類型的數(shù)據(jù)收集平臺上執(zhí)行數(shù)據(jù)收集。及時調(diào)整工作方向或提前制定工作計劃，以方便思想，方法的管理與創(chuàng)新。

4? 結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，工程檔案信息的價值能夠為以后的工程管理決策提供支撐，我們可以使用極為豐富的數(shù)據(jù)資源對水利工程運(yùn)行進(jìn)行實時分析，使檔案真正能更準(zhǔn)確、更高效、更快速地服務(wù)于工程本身。

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