■李雷

（中國(guó)直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所）

1 概 述

信息時(shí)代，信息技術(shù)飛速發(fā)展并廣泛應(yīng)用于企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，各種電子數(shù)據(jù)也隨之產(chǎn)生并急劇增長(zhǎng)，不可逆轉(zhuǎn)地替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件成為主要的記錄形式，且不可避免將被納入到歸檔范圍，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案工作的管理理念、技術(shù)手段帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

2018年的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議指出“檔案管理對(duì)象越來(lái)越多地從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理方式越來(lái)越多地從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容越來(lái)越多地從實(shí)體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式越來(lái)越多地從來(lái)館查閱向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變。這些都標(biāo)志著檔案工作正逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型升級(jí)?！?/p>

2018年5月21日，航空工業(yè)檔案館發(fā)布了《關(guān)于開(kāi)展航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點(diǎn)工作的通知》，通知要求落實(shí)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》精神，加速推進(jìn)航空工業(yè)各企業(yè)電子檔案“單套制”管理，促進(jìn)航空檔案工作從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

2 企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的必要性分析

2.1 企業(yè)檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作的重視程度不高

作為企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，一方面，檔案工作往往很難為以盈利為目的企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，另一方面，傳統(tǒng)的檔案工作多被置于企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的末端，檔案工作只是被動(dòng)地進(jìn)行文件的收集和整理工作，其價(jià)值的體現(xiàn)很難與其他業(yè)務(wù)部門(mén)相媲美。因?yàn)樯鲜鰞蓚€(gè)方面的原因，很大程度上影響了檔案部門(mén)在企業(yè)里的地位，使其長(zhǎng)期處于劣勢(shì)地位，檔案部門(mén)的話語(yǔ)權(quán)也很難得到重視和認(rèn)同，造成了企業(yè)的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作的重視程度普遍不高等問(wèn)題。

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案部門(mén)帶來(lái)了機(jī)遇，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的核心戰(zhàn)略資源，掌握了數(shù)據(jù)資源就等于掌握了企業(yè)的決策中樞。檔案部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮其在信息資源管理方面的先天優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)拓展現(xiàn)有的業(yè)務(wù)范圍，積極介入到企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作中，借此謀求檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2.2 信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理的主要對(duì)象發(fā)生變化

以筆者所在單位為例：近年來(lái)，管理信息化得到快速推進(jìn)，在項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、決策支持、供應(yīng)商管理、協(xié)同辦公、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理等領(lǐng)域都加大了建設(shè)力度，全部實(shí)現(xiàn)了信息化；引進(jìn)了CAD、CAE等設(shè)計(jì)分析軟件、PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、軟件開(kāi)發(fā)工具等，信息化建設(shè)幾乎已經(jīng)覆蓋了工程設(shè)計(jì)、分析與仿真、試驗(yàn)等主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

隨著信息技術(shù)在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的廣泛應(yīng)用，各種電子數(shù)據(jù)也大量產(chǎn)生，急劇增長(zhǎng)的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，成為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的主要記錄方式，由此導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的主要對(duì)象也發(fā)生了變化：由傳統(tǒng)載體形式的檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主。

2.3 電子檔案大量產(chǎn)生，促使企業(yè)檔案管理手段發(fā)生變化

傳統(tǒng)載體形式的檔案其載體與所承載的信息是統(tǒng)一的，檔案工作者首先是載體保管者的角色，主要是通過(guò)手工操作來(lái)完成檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，其工作重點(diǎn)在于維持實(shí)體的有序和存貯空間的安全，管理者的工作量巨大，工作效率低下。

檔案管理的主要對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案后，促使檔案工作從檔案實(shí)體管理向數(shù)據(jù)內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變。電子檔案具有系統(tǒng)依賴性、信息與載體的易分離性等特點(diǎn)，為適應(yīng)電子檔案管理的要求，需積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展：從作為傳統(tǒng)檔案工作的輔助手段，發(fā)展到通過(guò)不斷優(yōu)化檔案管理方法和流程而成為檔案工作不可或缺的組成部分，再發(fā)展成為檔案工作未來(lái)發(fā)展方向的引領(lǐng)者。

2.4 電子檔案認(rèn)可度得到提升，檔案人員工作理念亟需轉(zhuǎn)變

2019年4月26日，國(guó)務(wù)院頒發(fā)了《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》，明確提出“電子證照與紙質(zhì)證照具有同等法律效力”（第十條）、“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同行法律效力”（第十一條），這表明社會(huì)對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)發(fā)生了變化，不再局限于傳統(tǒng)載體形式。

不同于傳統(tǒng)載體形式的檔案，電子檔案的信息與載體介質(zhì)不再密不可分，檔案工作應(yīng)更加關(guān)注電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，而非存儲(chǔ)載體的原始性。以檔案實(shí)體管理為中心的理念被以檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容管理為中心的理念所取代，但在實(shí)際工作中，仍然存在著很大一部分企業(yè)檔案人員工作理念落后、因循守舊，對(duì)信息時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)不足，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)檔案工作理念來(lái)管理電子檔案，必然難以適應(yīng)檔案工作“管數(shù)據(jù)”的需求。

3 企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)策略

3.1 拓展檔案工作業(yè)務(wù)范圍，明確檔案部門(mén)“管數(shù)據(jù)”職責(zé)

目前，企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)形成了很大的基數(shù)，而且隨著信息技術(shù)的推進(jìn)，還將呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)據(jù)的快速增長(zhǎng)趨勢(shì)。這些電子數(shù)據(jù)往往分屬不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，涉及不同的部門(mén)，數(shù)據(jù)管理、開(kāi)發(fā)工作也是各自為政，給企業(yè)造成了信息壁壘，同時(shí)也為數(shù)據(jù)安全帶來(lái)隱患。

鑒于上述原因，有必要對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案部門(mén)的“管數(shù)據(jù)”職能并為其提供必要的條件，由檔案部門(mén)對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)監(jiān)督和統(tǒng)一管理。

3.2 確定企業(yè)數(shù)據(jù)資源歸檔范圍，建立電子檔案歸檔機(jī)制

對(duì)企業(yè)各部門(mén)、各業(yè)務(wù)領(lǐng)域、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各種結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源的構(gòu)成和價(jià)值進(jìn)行梳理和深入分析，以檔案信息資源的有效應(yīng)用和檔案管理基本理論為指導(dǎo)，以服務(wù)企業(yè)中心工作為主導(dǎo)方向，結(jié)合企業(yè)檔案與信息化工作實(shí)際，確定企業(yè)各門(mén)類數(shù)據(jù)資源的歸檔范圍和保管期限。

針對(duì)列入歸檔范圍的各門(mén)類企業(yè)數(shù)據(jù)資源，根據(jù)不同來(lái)源、不同格式及實(shí)際情況分別制定出相應(yīng)的歸檔機(jī)制，通過(guò)系統(tǒng)集成、線上采集、線下收集等方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)資源的應(yīng)歸盡歸。

3.3 加強(qiáng)制度與標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，確?！肮軘?shù)據(jù)”工作有據(jù)可依

完善的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案部門(mén)履行“管數(shù)據(jù)”職責(zé)的基礎(chǔ)，是提高電子檔案管理能力和水平的保證。相對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案，電子檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、要求均有較大的變化。傳統(tǒng)載體檔案的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是相對(duì)完備的、成體系的，其規(guī)范體系重在維持實(shí)體有序與存貯安全，能夠保證傳統(tǒng)載體檔案在其生命周期內(nèi)的管理和保護(hù)需要。

而電子檔案管理工作重點(diǎn)是保證其“真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”，通過(guò)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，明確電子檔案管理工作的總體標(biāo)準(zhǔn)、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長(zhǎng)久保存、資源描述、資源管理、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)支撐等諸多方面的內(nèi)容，確保檔案部門(mén)“管數(shù)據(jù)”工作有據(jù)可依。

3.4 創(chuàng)新管理方法，實(shí)施電子檔案“單套制”管理

2016年國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出：在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)。

檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和國(guó)家相關(guān)法律規(guī)章對(duì)電子檔案憑證作用、法律效力的認(rèn)可，為電子檔案“單套制”管理提供了可能。檔案部門(mén)應(yīng)順勢(shì)而為，創(chuàng)新檔案工作方式方法，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理，使得電子檔案符合“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，積極推進(jìn)電子檔案“單套制”管理。

3.5 探索電子檔案長(zhǎng)久保存方法，確保電子檔案安全

信息技術(shù)的發(fā)展在給檔案工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也給檔案信息資源安全帶來(lái)了挑戰(zhàn)。面對(duì)傳統(tǒng)載體的檔案，檔案部門(mén)只需要保證檔案實(shí)體的有序和存貯安全即可。而電子檔案由于其易復(fù)制和易修改，對(duì)軟、硬件系統(tǒng)的依賴性等原因，在軟、硬件環(huán)境面對(duì)升級(jí)換代時(shí)，都可能使電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性面臨諸多威脅。因此，檔案部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展不同格式電子檔案的中間格式轉(zhuǎn)換及長(zhǎng)久保管研究，確保電子檔案在脫離原環(huán)境后還能夠進(jìn)行自主可控的開(kāi)發(fā)與利用。

4 結(jié) 語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展，給企業(yè)檔案部門(mén)帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了難得的機(jī)遇，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、主動(dòng)求變，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)的融合，充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)，積極推進(jìn)企業(yè)檔案工作從“管文件”到“管數(shù)據(jù)”的轉(zhuǎn)型升級(jí)。