鄒　梅

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已成為當(dāng)前人民生活的必需品，通過(guò)此項(xiàng)技術(shù)發(fā)展，信息的儲(chǔ)存載體逐漸由書(shū)籍轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏K端，在這其中，人事檔案的管理同樣秉承了這一發(fā)展趨勢(shì)，成為推動(dòng)其建設(shè)的重要因素。人事檔案管理關(guān)切到社會(huì)人力資源分配的平衡度，隨著人口不斷膨脹，這項(xiàng)內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，信息化管理勢(shì)在必行。本文就新時(shí)期視野下。人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，旨在為今后的發(fā)展提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 人事檔案 信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）01-00-02

在人事檔案管理工作中，主要是為處理一個(gè)單位內(nèi)部的人才信息，在對(duì)信息進(jìn)行保存的同時(shí)，防止人才流失。隨著社會(huì)發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，社會(huì)各行各業(yè)都需要信息化來(lái)做加固。而人事檔案管理作為一個(gè)單位內(nèi)部重要的部門(mén)，是企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)環(huán)節(jié)流通的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，因此改革首當(dāng)其沖，從而不會(huì)被社會(huì)淘汰。在應(yīng)用信息化建設(shè)時(shí)，需要就應(yīng)用中可能遇到的問(wèn)題進(jìn)行不斷探索，在探索過(guò)程中找到答案，以滿足今后的發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.符合時(shí)代發(fā)展潮流

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中，世界整體的經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)力技術(shù)正在不斷革新，在革新過(guò)程中，互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)在其中扮演著重要角色，因?yàn)槠渥陨淼奶匦?，促進(jìn)發(fā)展效率?？梢钥吹剑谝粋€(gè)企業(yè)中，就管理層下達(dá)的每各項(xiàng)決策，這項(xiàng)決策是否快速能傳達(dá)到公司各個(gè)角落，對(duì)后續(xù)的執(zhí)行力有著重要影響，而應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行輔助，已成為當(dāng)前越來(lái)越多公司的共識(shí)，得到廣泛認(rèn)可[1]。將目光轉(zhuǎn)移到人事檔案管理中，以往的管理模式雖然公司內(nèi)部對(duì)人力資源的重要性有一定認(rèn)識(shí)，但是由于發(fā)展落后，一直采取傳統(tǒng)的管理方式，效率不高是致命弱點(diǎn)。當(dāng)應(yīng)用到信息化時(shí)，可以使人事檔案管理工作的意義和概念得到更廣泛的普及，更有助于其與時(shí)代發(fā)展相接軌，在未來(lái)建設(shè)的過(guò)程中，通過(guò)不斷創(chuàng)新，提高管理效率。

2.幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率

在信息化大背景下，通過(guò)對(duì)比可以看出，在以往的人事檔案管理模式中，各種缺點(diǎn)逐漸浮現(xiàn)水面，其落后性越來(lái)越被企業(yè)所詬病。已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，同時(shí)也不利于企業(yè)生產(chǎn)效率的提高[2]。因?yàn)樵谏a(chǎn)過(guò)程中，人是主要核心，如果人事檔案管理得不到改善，會(huì)導(dǎo)致人力資源規(guī)劃產(chǎn)生混亂，更進(jìn)一步就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工個(gè)人能力與所處崗位不匹配，從而影響生產(chǎn)效率。如果在人事檔案管理建設(shè)中應(yīng)用信息化，則可以充分利用其便捷性的優(yōu)勢(shì)，人力資源信息可以更迅速的搜索和掌握，使管理效率大幅提高，同時(shí)就每個(gè)員工的個(gè)人能力進(jìn)行信息化分類(lèi)，依照企業(yè)內(nèi)部對(duì)應(yīng)崗位完成匹配，這對(duì)于今后企業(yè)生產(chǎn)效率的提高有著至關(guān)重要的作用。

3.提供便捷的查詢服務(wù)

眾所周知，在以往的人事檔案管理工作中，由于所涉及到的項(xiàng)目眾多，且保存媒介為紙質(zhì)，這對(duì)于搜索工作造成嚴(yán)重困擾。不過(guò)在建設(shè)中利用信息化技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)電子人事檔案資源庫(kù)的建設(shè)，對(duì)資料進(jìn)行整合和收集。從某種程度上講，這也是由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的一項(xiàng)途徑。而通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)操控，可以迅速查閱搜尋相關(guān)資料，這對(duì)于管理效率的提高有著極大幫助。

4.使內(nèi)容便于保存

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，檔案多為紙質(zhì)，而紙質(zhì)版材料有自然性缺點(diǎn)，那就是可能因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間保存而發(fā)生蟲(chóng)蛀的危害，使卷宗容易遺失;另外，在借閱過(guò)程中，由于長(zhǎng)期翻閱可能導(dǎo)致紙質(zhì)版損壞，同時(shí)也會(huì)造成內(nèi)容丟失。但是應(yīng)用到信息化建設(shè)，這一缺點(diǎn)可以完全杜絕，因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)中，內(nèi)容的保存不會(huì)發(fā)生損壞，而且可保存的容量相當(dāng)之大，這也是應(yīng)用信息化技術(shù)的重要優(yōu)勢(shì)。

二、人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.部分基礎(chǔ)設(shè)施有待提升

在進(jìn)行信息化建設(shè)中，需要有一定的現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，否則此項(xiàng)建設(shè)工作很難進(jìn)行。在今后的發(fā)展中，為了更好地將檔案信息轉(zhuǎn)化為可用資源，首先需要對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新，同時(shí)還有一系列輔助設(shè)備同樣需要與信息化建設(shè)相匹配。在當(dāng)前的人事檔案管理信息化建設(shè)中，這些基礎(chǔ)問(wèn)題上有待改善。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題使現(xiàn)代化建設(shè)的步伐嚴(yán)重減緩，而出現(xiàn)此問(wèn)題的原因多數(shù)在于單位經(jīng)費(fèi)不足，同時(shí)也有管理層對(duì)此問(wèn)題認(rèn)識(shí)不清的因素，所以在基礎(chǔ)設(shè)施這一塊兒有待提升，已成為當(dāng)前人事檔案管理向信息化建設(shè)中需要首要解決的問(wèn)題[3]。

2.缺乏專(zhuān)業(yè)信息化人才

在人事檔案管理信息化建設(shè)中，需要對(duì)原有的檔案資料進(jìn)行電子版歸納，在互聯(lián)網(wǎng)上建立數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案得以有效保存，在保存完畢后，如何搜索更新的問(wèn)題則需要由專(zhuān)業(yè)的信息化人才進(jìn)行設(shè)置。但是在目前企業(yè)發(fā)展中，這一類(lèi)人才極其匱乏，因此會(huì)出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施完善后無(wú)人操作的局面，嚴(yán)重浪費(fèi)資源。

3.人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較低

長(zhǎng)期以來(lái)，大眾對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)態(tài)度膚淺，同時(shí)也因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理工作中涉及到的技術(shù)因素相對(duì)較少，因此在招聘。這方面工作人員時(shí)缺乏對(duì)綜合素質(zhì)的考量，尤其缺乏有能力的專(zhuān)業(yè)性人才，而在新世紀(jì)下需要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)改革，這里人才更是稀缺。比如當(dāng)前許多檔案工作人員一直抱著當(dāng)一天和尚敲一天鐘的思想，這是未來(lái)建設(shè)中存在的致命問(wèn)題。

4.信息化安全性有漏洞

在當(dāng)前的人事檔案管理中存在信息化安全漏洞。這些漏洞出現(xiàn)的原因首先為工作人員在工作過(guò)程中出現(xiàn)失誤，因?yàn)榇中牡仍斐桑部赡茉谟?jì)算機(jī)操作中出現(xiàn)紕漏，在資源傳遞過(guò)程中出現(xiàn)損失。在這些問(wèn)題中，隨著當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展，信息化技術(shù)不斷提升，智能化已成為當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的一項(xiàng)重要輔助功能，因此，信息化安全性問(wèn)題日益突出。除此之外還有互聯(lián)網(wǎng)上各種泛濫的電腦病毒，甚至可能是黑客攻擊，都會(huì)使人事檔案管理安全性受到威脅。

三、新時(shí)期下人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1.對(duì)當(dāng)前現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新

如果要對(duì)信息化進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)，在建設(shè)過(guò)程中，首先需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，因?yàn)檫@是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是重要的技術(shù)保障，在未來(lái)資源不斷流通的過(guò)程中有著至關(guān)重要的作用[4]。因此，在建設(shè)中，需要加大對(duì)資金和技術(shù)的投入，對(duì)于先進(jìn)的信息化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，這需要企業(yè)管理層有足夠深思熟慮的眼光，使信息化建設(shè)不斷加速，最終可以有一套完整的系統(tǒng)，職稱人事檔案信息管理運(yùn)作，為我國(guó)此項(xiàng)工作的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2.加快保存媒介的革新

在以往的人事檔案管理中，主要使用紙質(zhì)性材料，同時(shí)也有少部分采用電子檔案，在未來(lái)建設(shè)工作中，管理部門(mén)需要對(duì)這些零散的資源進(jìn)行整合歸納，完成統(tǒng)一?；诖?，需要立足于科學(xué)的基礎(chǔ)之上，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)原始檔案進(jìn)行保存，深化計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的使用頻率，使未來(lái)管理更加具有現(xiàn)代化發(fā)展條件，在專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理中，使資源的傳遞更有效率，保存更加方便。

3.保障人事檔案管理的安全性

在人事檔案管理中，安全性為重中之重，在完成信息化建設(shè)后，我們可以看到各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源傳輸共享的優(yōu)勢(shì)，但是同時(shí)需要對(duì)安全性的問(wèn)題保持警醒。在信息化建設(shè)中，安全性問(wèn)題尤為刺目，為了防止泄露，首先在進(jìn)行信息化建設(shè)前期需要有設(shè)置防火墻的意識(shí)，保障其安全性和嚴(yán)密性，同時(shí)需要有專(zhuān)業(yè)的相關(guān)人才定期對(duì)防火墻進(jìn)行維護(hù)，否則很容易出現(xiàn)漏洞，造成安全泄密[5]。同時(shí)也要對(duì)工作人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，要求他們求他們建立防范意識(shí)，具備責(zé)任感，例如對(duì)相關(guān)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格備份，在管理中仔細(xì)篩選各項(xiàng)信息，以防出現(xiàn)紕漏，最終保證人事檔案信息安全。

4.提高人事檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)

在人事檔案管理中，其實(shí)需要體現(xiàn)很強(qiáng)的服務(wù)性意識(shí)，但是在以往的發(fā)展中時(shí)常忽略。但是在新時(shí)期下，對(duì)于人事檔案的使用頻率將會(huì)越來(lái)越高，教育信息化的便利性有著密不可分的聯(lián)系，因此需要對(duì)工作者進(jìn)行服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，這對(duì)于未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)有著極其重要的作用?；诖?，管理部門(mén)應(yīng)該以提高工作者的專(zhuān)業(yè)技能沒(méi)今后的主要發(fā)展思想，如果對(duì)齊技術(shù)能力進(jìn)行深入培訓(xùn)，在未來(lái)的服務(wù)過(guò)程中就可以做到有問(wèn)必答，否則在信息化建設(shè)中工作人員自身都處于懵懂無(wú)知的狀態(tài)，服務(wù)將大打折扣，因此對(duì)于個(gè)人技能的培養(yǎng)至關(guān)重要。另外，要讓每一位員工做到與時(shí)俱進(jìn)，另外先進(jìn)的人事檔案管理信息化經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合自身?xiàng)l件環(huán)境，深入分析利弊。在此項(xiàng)措施中可以邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行講座，對(duì)自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，在相互學(xué)習(xí)中提高個(gè)人能力，以便于提高服務(wù)意識(shí)[6]。

結(jié)語(yǔ)

就當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r而言，信息化建設(shè)是目前新時(shí)期下人事檔案管理的重要方向。在這一建設(shè)過(guò)程中，首先需要管理者高度重視，同時(shí)也要提高相關(guān)工作者的配合態(tài)度以及后續(xù)的服務(wù)意識(shí)，更需要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，在提高工作效率的同時(shí)，使人事檔案管理工作能更好地為建設(shè)發(fā)展提供幫助。

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