戚晶晶

摘 要：眾所周知，二十一世紀(jì)是信息時代，隨著科技的進步，我國各領(lǐng)域逐漸實現(xiàn)了信息化，檔案管理工作也毫不例外。目前，我國已有較多的企業(yè)及事業(yè)單位機構(gòu)采取信息化的檔案管理模式，極大的提高了工作效率，越來越多的檔案工作開始采用此模式。因此，筆者將在下文結(jié)合自身工作經(jīng)驗，淺談如何有效進行檔案信息化管理的利用與保密。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 檔案保密 信息化保密

中圖分類號：G27文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

引言

計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)的發(fā)展不僅為檔案管理工作人員減少了一定的工作量、提升了工作效率，而且也極大地促進了檔案管理工作的發(fā)展。依據(jù)客觀事實與馬克思原理可知，檔案管理工作必然走向信息化的發(fā)展道路。

一、為何要實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)

實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)不僅是時代發(fā)展、社會進步的內(nèi)在要求，也是國家檔案管理工作實現(xiàn)自身發(fā)展的必然選擇。通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以使得檔案管理工作的效率獲得極大的提升，從而節(jié)省人力資源，還可以推動檔案管理工作走向規(guī)范化。[1]然而，檔案管理的信息涉及了政治、經(jīng)濟、軍事、文化的方方面面，一旦泄露將造成不可設(shè)想的嚴(yán)重后果，其保密工作在信息化時代更應(yīng)得到重視。

二、我國現(xiàn)階段檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)面臨的難題

1.缺乏專業(yè)人才與技術(shù)的加持

目前，在我國檔案管理工作中，許多的檔案管理人員缺乏高度的工作意識。同時，由于優(yōu)秀的信息技術(shù)人才缺乏相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗，我國檔案管理工作就缺乏兼?zhèn)湫畔⒓夹g(shù)與管理經(jīng)驗的工作人員，在整體上呈現(xiàn)出了缺乏專業(yè)人才與技術(shù)加持的特點。除此之外，我國現(xiàn)階段對于檔案信息化管理軟件應(yīng)用的普及率較低，這在一定程度上阻礙了我國檔案信息化管理利用與保密建設(shè)進程的推進。

2.相關(guān)的工作人員缺乏對檔案管理工作性質(zhì)的正確認(rèn)識

受多方面因素的影響，我國目前從事檔案信息化管理工作的人員較少，相關(guān)工作人員對于檔案管理工作的性質(zhì)認(rèn)識較淺，缺乏正確且深刻的認(rèn)識，從而導(dǎo)致他們普遍認(rèn)為檔案管理工作僅僅是為了保存相關(guān)的歷史信息，忽略了檔案管理工作的真正目的——為各領(lǐng)域的科學(xué)研究、各部門領(lǐng)導(dǎo)的決策及相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供科學(xué)的參考信息。因此，在我國現(xiàn)階段的發(fā)展中，部分檔案管理工作人員過于重視檔案的歸類與保存工作，忽視了檔案信息的開發(fā)與利用。[2]

三、如何實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)

1.應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作人員管理意識的增強

由上文的論述可知，我國在建設(shè)檔案信息化管理的利用與保密工作中面臨的難題之一即是檔案管理工作人員缺乏高度的管理意識，僅僅注重檔案的歸類與保存工作，忽略了開發(fā)與利用。因此，為了實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)，應(yīng)當(dāng)注重檔案工作人員管理意識的增強。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的工作思想，學(xué)習(xí)并正確認(rèn)識檔案信息化管理工作的性質(zhì)，從而以市場信息為依據(jù)，樹立明確的工作目標(biāo)。其次，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)注重制定統(tǒng)一的規(guī)范化工作人員管理標(biāo)準(zhǔn)，積極落實工作人員相應(yīng)的工作責(zé)任，加強對檔案管理工作的監(jiān)督力度，對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予獎賞，對于工作較為怠慢的工作人員進行批評教育，達到獎賞分明的理想狀態(tài)，從而有效激發(fā)工作人員的內(nèi)在動力。另外，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)通過相關(guān)的學(xué)習(xí)活動獲取相應(yīng)的知識與技能水平提升，從而能夠在實際的工作中結(jié)合信息化管理的相關(guān)規(guī)范利用信息系統(tǒng)開展相應(yīng)的信息收集、整理、總結(jié)、開發(fā)利用及資源共享的工作，從整體上提升檔案信息化管理工作的效率。[3]

2.應(yīng)當(dāng)注重檔案信息化管理綜合系統(tǒng)的建設(shè)，規(guī)范其管理

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往是由檔案信息管理部門為他方直接提供所需信息。然而，隨著檔案管理工組的信息化，檔案管理工作內(nèi)部工作分配發(fā)生了較大的變化，檔案信息管理部門逐漸轉(zhuǎn)為選擇信息方。這就要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠利用相關(guān)的信息系統(tǒng)從繁雜的檔案信息中快速提取所需信息并對其進行歸納總結(jié)分析，從而有效提升檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，進一步完善檔案信息化管理的利用與保密工作。因此，為了達到此理想狀態(tài)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重檔案信息化管理計算機綜合系統(tǒng)的建設(shè)，增強其管理的規(guī)范性。

3.應(yīng)當(dāng)增強檔案管理工作人員的信息化管理保密意識

實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)不僅需要檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識檔案管理工作的性質(zhì)與重要性，還需要注重檔案信息化管理保密意識的增強。無論是在過去還是現(xiàn)在的發(fā)展中，檔案管理都涉及了我國各領(lǐng)域發(fā)展的歷史信息與記錄，一旦泄露將導(dǎo)致不堪設(shè)想的慘痛后果，其保密工作不容小覷。同時，由于二十一世紀(jì)是信息時代，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作更加高效、規(guī)范、科學(xué)、完善，但也在一定程度上提高了檔案信息泄漏的風(fēng)險。因此，為了使愛你檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)，防治不法分子對于檔案信息的竊取，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在增強自身檔案信息化管理保密意識的同時通過不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)加強自身的信息安全技能訓(xùn)練，提升信息安全保密技能水平。另外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)通過總結(jié)日常的工作經(jīng)驗尋找加強安全管理的方法，從而在日常的檔案管理工作中不斷實踐、改善方法。[4]

結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，也是促進我國檔案信息化管理進步的高效途徑。因此，為了有效實現(xiàn)檔案信息化管理的利用與保密建設(shè)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識檔案管理工作的性質(zhì)，增強檔案管理意識與安全保密意識，構(gòu)建綜合信息化管理體系。

參考文獻

[1]馬麗穎.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策分析[J].才智，2019（24）.

[2]姚廣旭.淺談新時代背景下檔案的信息化建設(shè)[J].機電兵船檔案，2019（4）.

[3]翟鵬.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求和理論路徑[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（14）.

[4]陳軍.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)問題及對策[J].通訊世界，2019，26（7）.