陳劼

隨著社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，高校也緊跟時代不斷發(fā)生變化。而高校的發(fā)展和運行離不開高校辦公室秘書作為溝通橋梁的協(xié)調作用。高校秘書的職責是服務領導，幫助領導與教師和學生構建和諧關系。辦公室秘書需要在領導、教師、學生三者之間進行溝通協(xié)調，才能將多方的關系有效地融合在一起，從而更快速的整理及傳達信息并及時落實領導交辦的事務。

在當今形勢下，各高校對秘書要求也隨之提高。因此，高校辦公室秘書要不斷優(yōu)化自身溝通和協(xié)調能力，才能在高校未來發(fā)展中繼續(xù)發(fā)揮重要的橋梁作用。

高校辦公室秘書綜合性強、職責廣泛、特點多樣、現(xiàn)狀復雜。根據(jù)崗位要求，辦公室秘書須扮好角色，發(fā)揮橋梁作用。在高校工作中，秘書的協(xié)調能力和溝通能力直接影響領導的工作進展，影響教師的教學成果和學生的全面發(fā)展。新時代下，高校秘書須適應時代發(fā)展、緊跟時代步伐、吸取新知識、提升自身素養(yǎng)、更新溝通協(xié)調技巧，總結工作中遇到的影響因素，進而完善職業(yè)素質的發(fā)展。

高校辦公室秘書工作概述

《大辭?！氛f秘書是掌管文件并協(xié)助領導人處理文件及日常工作的人員。而辦公室秘書承接整個學校的正常運轉。在做好日常工作的同時，秘書須定位好角色。

秘書是領導的助理和參謀者，幫助領導做力所能及的事情，使其能更好的進行綜合管理協(xié)調。在熟悉領導風格的同時，還要熟悉學校各項制度，進行工作積累，從而在領導決策時，提供支撐，提出建議。

秘書是教師和學生的服務者。由于高校的特殊性，秘書除領導外還要面對教師和學生?！皫熣?，傳道受業(yè)解惑也?！备咝Ｒ蠼處熢谑谡n的同時提升自身素質。因此教師的工作包含授課、科研、職稱評聘等內(nèi)容，這些工作都需要秘書進行傳達。學生是高校的另一大主體，許多活動和項目也需要辦公室秘書協(xié)助辦理。

高校的發(fā)展離不開與社會的交流，交流內(nèi)容或交流形式也是通過秘書來實現(xiàn)。因此，高校秘書的工作包括輔助領導、服務教師與學生和做好與社會溝通的橋梁。

溝通協(xié)調概述

溝通，即溝通者為了獲取溝通對象的反應和反饋而向對方傳遞信息的過程。協(xié)調則是配合得適當。只有通過溝通了解對象的反饋才能進行配合。因此溝通是基礎，協(xié)調是目的，二者緊密相連、密不可分。

溝通協(xié)調指管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關系，減少摩擦，調動各方面工作積極性。對秘書來說，溝通協(xié)調是傳達上級部門信息，與相關部門密切配合，協(xié)調各個部門及教師配合領導安排，讓高校所有工作順利進行。即高校辦公室秘書的溝通協(xié)調是確保領導和各部門之間以及師生之間教育管理工作順暢的基礎，是推動教育管理工作的關鍵。

高校辦公室秘書溝通協(xié)調特征分析

遵循性

在工作中，秘書最基本的素質是遵循性。遵循領導的安排，按照領導計劃辦事，不擅自更改，不以公謀私，遵循領導指示，通過溝通協(xié)調將領導的意見進行傳達。

迂回性

秘書要認清定位和職責。秘書是領導的助手，但不能代替領導做決策；沒有對財產(chǎn)及人員的分配權利；更沒有直接運用行政手段的權利。辦公室秘書的工作是迂回的，在工作中運用溝通、協(xié)調、調節(jié)等策略將領導決策傳達給相關部門及人員，讓部門或其他人員有一種認同疏導，讓工作順利進行。

服務性

秘書的首要服務對象是高校領導。辦公室秘書所做工作的最終目的是確保領導的安排順利完成。秘書首先要對領導的性格、辦事風格等進行研究分析。只有了解之后才能在服務過程中準確傳達領導意思，才能使提供的服務得到領導的認同。

融合性

秘書在工作過程中要將各環(huán)節(jié)融合為一個整體，使整個學校價值最大化。這就需要辦公室秘書通過溝通協(xié)調能力讓學校系統(tǒng)化、流程化。

高校辦公室秘書在溝通協(xié)調中面臨的問題

溝通渠道有待通暢

在高校中，秘書是承接各部門、管理者與教師、教師與學生之間的紐帶。秘書既是領導指令的服從者，也是學校事務的傳達者和執(zhí)行者。其主要任務是協(xié)調管理者、教師、學生等各方面關系。部分高校領導、老師和學生對秘書缺乏正確認識，常因瑣碎事情去找秘書。為后續(xù)工作有效開展，秘書不能輕易推辭，長此以往秘書的工作性質發(fā)生了變化，從而引發(fā)秘書對崗位的厭倦感。

協(xié)調能力有待創(chuàng)新

秘書是教育管理的重要組成部分，在教育體制改革的當下，須加強創(chuàng)新能力。因此，秘書要適應社會新發(fā)展，開創(chuàng)溝通新思路。但目前秘書只善于用傳統(tǒng)方法處理工作，并不適應現(xiàn)代高校教育體制發(fā)展的核心。因對網(wǎng)絡媒介使用不熟練與學生溝通難度增加等問題造成秘書的工作很難得到教師和學生認可。

專業(yè)素質素養(yǎng)有待提高

絕大多數(shù)高校秘書非科班出身，導致其所從事的工作與所學不匹配，因此與專業(yè)秘書在處理方式和工作質量上有一定差距。非科班秘書對崗位職責和工作內(nèi)容模糊不清，想適應工作要花費更大的精力。在工作中會感到力不從心卻不知原因所在，進而在服務過程中會出現(xiàn)過于急躁、脾氣暴躁等行為，因此出現(xiàn)與他人矛盾較多、服務質量下降、工作進度較慢等問題。

突發(fā)事件應對能力有待加強

工作中常遇突發(fā)事件。因突發(fā)事件事前難預測，常在人們沒有準備的情況下發(fā)生，有可能危及社會和人身安全或正常秩序，如網(wǎng)絡輿情或新型冠狀病毒出現(xiàn)等事件，考驗的便是作為秘書的應對策略和能力。與專業(yè)秘書相比，非科班的秘書因專業(yè)不匹配，缺少相應的理論知識以至于無法及時樹立危機意識提出應對策略。

高校辦公室秘書溝通協(xié)調能力的優(yōu)化對策

優(yōu)化溝通渠道強化服務意識

秘書的溝通渠道應順應時代。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡等先進技術去解決工作中的問題，如建立各部門之間的群聊，通過在群內(nèi)傳達消息解決部分問題。秘書提供優(yōu)質服務不僅能獲得成就感，還能在領導、教師和學生間樹立信譽，激發(fā)秘書工作熱情。

加大創(chuàng)新力度

秘書工作內(nèi)容繁瑣，信息量與工作量較大，但有些工作可以用創(chuàng)新思維解決，提高工作效率和質量。創(chuàng)新思維要求秘書不斷學習，總結不足；結合當前教育相關規(guī)定和學校性質，將工作梳理成系統(tǒng)化流程；多學習秘書專業(yè)理論知識，只有做到理論結合實際才能提高服務品質。只有提升高校秘書的創(chuàng)新能力，才能在日常的教育教學管理過程中創(chuàng)造性的解決問題，提升工作效率。

培養(yǎng)敬業(yè)精神提高職業(yè)素養(yǎng)

秘書工作表面上是為領導傳達信息，實際上是讓信息有效運轉并實施。這要求秘書須認真對待每一個服務對象。作為一個優(yōu)秀的秘書必須有親和力、事業(yè)心和責任感；在工作中秘書須愛崗敬業(yè)，任勞任怨；處理任何矛盾都保持頭腦清醒、態(tài)度冷靜，按規(guī)定處理事情。因此秘書要具備強大的心理素質和職業(yè)素養(yǎng)；在日常中不斷提升自己，不斷學習知識，才能在日后采用合理有效的方式來處理問題，切實保證教育教學秩序穩(wěn)定。

強化危機意識強化應對能力

日常工作都會遇到突發(fā)事件，這要求秘書能靈活運用恰當策略的能力，避免事故發(fā)生。因此，秘書一方面要注重工作質量，培養(yǎng)全局意識和統(tǒng)籌能力、熟悉工作流程，預測工作中可能出現(xiàn)的問題。工作時遵循“輕重緩急”的原則，勤于記錄，增強工作計劃性和條理性。另一方面要提升綜合素質。秘書是一份常與人打交道的工作，崗位要求擁有較高的綜合素質和客觀評價自己的能力。這樣才能在面對突發(fā)事件時能夠盡快提出策略，降低事故發(fā)生概率。

（福建信息職業(yè)技術學院）