侯莉

設(shè)備檔案的歸檔問(wèn)題是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作非常重要的一部分，設(shè)備檔案的歸檔質(zhì)量整個(gè)企業(yè)的健康發(fā)展息息相關(guān)。設(shè)備檔案的歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有設(shè)備檔案及時(shí)歸檔，才能進(jìn)行下一步的檔案管理工作，因此設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量問(wèn)題直接影響著整個(gè)企業(yè)檔案部門(mén)工作的質(zhì)量和效率，因而，設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量問(wèn)題的重要性是不言而喻的。就目前很多企業(yè)而言，設(shè)備檔案的歸檔存在著很多問(wèn)題，影響著設(shè)備檔案歸檔的總體質(zhì)量，也對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了一些不利的影響。文主要針對(duì)設(shè)備檔案歸檔問(wèn)題展開(kāi)探究，力圖找到有效提高設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量的辦法及解決途徑。

工程項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程可能涉及到很多的設(shè)備，相應(yīng)的設(shè)備都有各自的文件和檔案，設(shè)備檔案與企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)和建設(shè)活動(dòng)關(guān)系十分密切，對(duì)于日后設(shè)備的維修具有不可替代的作用，是企業(yè)的一種非常重要的信息資源。因此設(shè)備檔案的歸檔工作不容小覷，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須要提高對(duì)于設(shè)備檔案歸檔的重視程度，以提高設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量，保障所有工程項(xiàng)目以及企業(yè)的健康平穩(wěn)運(yùn)行。但目前大部分企業(yè)的設(shè)備檔案歸檔狀況并不樂(lè)觀，在很多漏洞與問(wèn)題，我們必須要對(duì)其引起重視。

1 歸檔工作存在的問(wèn)題與現(xiàn)象

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案的歸檔工作不夠重視

就目前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案的管理問(wèn)題存在很大的誤解。在他們看來(lái)，設(shè)備檔案只要能夠安全保管就沒(méi)有問(wèn)題了，不需要投放過(guò)多的資源和精力在設(shè)備檔案的歸檔工作上。但是他們忽略了設(shè)備檔案對(duì)設(shè)備運(yùn)行的重要作用。眾所周知，設(shè)備管理工作的基本職責(zé)就是確保設(shè)備能夠正常平穩(wěn)運(yùn)行，而設(shè)備的后期維修保養(yǎng)都需要依靠設(shè)備檔案來(lái)進(jìn)行。因而，不能科學(xué)合理的進(jìn)行設(shè)備檔案歸檔工作，設(shè)備檔案進(jìn)行專門(mén)的分類歸納與整理，導(dǎo)致日后設(shè)備需要維護(hù)時(shí)在找相關(guān)的設(shè)備檔案需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力資源，拉低工作效率。

1.2 設(shè)備檔案管理制度不夠完善與規(guī)范

除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案歸檔工作不夠重視之外，還缺乏專門(mén)的設(shè)備檔案歸檔制度。俗話說(shuō)得好：“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！比绻髽I(yè)缺乏相關(guān)的設(shè)備檔案管理制度，就無(wú)法有效地約束檔案管理人員的行為。如果檔案管理工作做不到權(quán)責(zé)分明，沒(méi)有科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，設(shè)備檔案歸檔工作的具體責(zé)任就無(wú)法落實(shí)到個(gè)人，這極有可能會(huì)讓設(shè)備檔案管理人員產(chǎn)生懈怠心理。如果他們對(duì)于設(shè)備檔案歸檔工作不重視、不積極，就不能按時(shí)完成設(shè)備檔案的歸檔工作要求，很有有可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者設(shè)備檔案歸檔雜亂無(wú)章的問(wèn)題。不能夠科學(xué)合理地對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔、分類和整理，會(huì)對(duì)設(shè)備檔案的后續(xù)利用和設(shè)備的維護(hù)和管理造成很大的障礙，降低設(shè)備檔案利用效率，從而給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)和資源損失。

1.3 部分設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

很多企業(yè)的檔案管理部門(mén)員工并沒(méi)有受到檔案管理相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)，加上企業(yè)的檔案管理工作門(mén)檻較低，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高。如果檔案管理人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)技能和檔案管理管理工作經(jīng)驗(yàn)，他們很難高效的完成設(shè)備檔案的歸檔工作，這也是造成設(shè)備檔案歸檔工作存在問(wèn)題的重要原因之一。

2 設(shè)備檔案歸檔工作問(wèn)題的根源

2.1 歷史遺留下的歸檔難問(wèn)題

針對(duì)歸檔難現(xiàn)象，盡管相關(guān)部門(mén)制定下發(fā)了《檔案法》等檔案法規(guī)性文件，讓設(shè)備檔案歸檔難的問(wèn)題有了一定的改觀，但與完全依法治檔的理想還相距甚遠(yuǎn)。設(shè)備檔案歸檔工作執(zhí)行難的問(wèn)題還沒(méi)有從根本上解決，人們對(duì)設(shè)備檔案歸檔的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)也是根深蒂固，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)改變。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員對(duì)于設(shè)備歸檔工作的漠視是導(dǎo)致設(shè)備檔案歸到哪的主要原因。

2.2 科技革命對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的沖擊

隨著科技水平的提高，企業(yè)設(shè)備檔案的歸檔工作衍生了一些新的時(shí)代問(wèn)題。企業(yè)發(fā)展速度和規(guī)模與設(shè)備檔案歸檔工作的脫節(jié)。雖然有了較大的進(jìn)步和發(fā)展，但在設(shè)備檔案的歸檔方法仍舊比較單一，不具備特別高的科學(xué)技術(shù)含量，企業(yè)的設(shè)備檔案歸檔工作并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，新興的科學(xué)技術(shù)和檔案管理手段沒(méi)有有效的應(yīng)用于企業(yè)的設(shè)備檔案歸檔工作當(dāng)中，導(dǎo)致設(shè)備檔案歸檔工作效率極低，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。

2.3 設(shè)備歸檔方法落后

隨著時(shí)代和科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，使得電子文件歸檔為了設(shè)備檔案歸檔的一項(xiàng)新興手段。就目前企業(yè)設(shè)備歸檔管理現(xiàn)狀來(lái)看，設(shè)備的電子文件歸檔管理工作科技含量低、控制能力差，達(dá)不到預(yù)期的電子文件歸檔效果。

3 提高設(shè)備歸檔工作質(zhì)量的有效途徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度

要想完善設(shè)備歸檔工作，提高設(shè)備檔案歸檔工作質(zhì)量，首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度，從而加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案歸檔工作的管理。企業(yè)的檔案管理部門(mén)又要充分認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案歸檔對(duì)于設(shè)備管理和企業(yè)發(fā)展的重要作用與價(jià)值，為設(shè)備檔案歸檔的下一步工作提供保障。

3.2 建立健全合理的企業(yè)檔案管理制度

設(shè)備檔案歸檔工作是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)基本任務(wù)。對(duì)于設(shè)備檔案的管理一定要融入于企業(yè)檔案管理體系中。企業(yè)必須嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理相關(guān)辦法規(guī)定，在企業(yè)內(nèi)部建立設(shè)備檔案管理機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。企業(yè)設(shè)備檔案歸檔機(jī)制的建立一定要考慮企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，既要做到科學(xué)合理，又要具有鮮明的時(shí)代特征。與此同時(shí)，設(shè)備檔案的歸檔工作一定要落實(shí)到細(xì)節(jié)之處，同時(shí)設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性，提高他們對(duì)設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度和設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 配備高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

人才是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量與相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)密不可分。因此，要想有效提高設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量，必須要提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門(mén)檻，打破以往的常規(guī)，選取具有專門(mén)的檔案管理相關(guān)知識(shí)和專業(yè)技能的人才新型設(shè)備檔案歸檔工作。同時(shí)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，以提升他們的專業(yè)化水平，讓他們能夠與時(shí)俱進(jìn)，提升創(chuàng)新精神和意識(shí)。同時(shí)也要定期對(duì)他們進(jìn)行思想政治教育，提高他們的責(zé)任意識(shí)和工作積極性，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的精神和態(tài)度對(duì)待設(shè)備檔案歸檔工作，切實(shí)提升設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量。

3.4 建立電子文件歸檔制度

隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來(lái)完成檔案管理工作，提升設(shè)備檔案歸檔工作效率。企業(yè)要成立電子文件歸檔制度，在網(wǎng)上對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔。設(shè)立電子文件歸檔制度的前提是以人為本，企業(yè)應(yīng)該單獨(dú)成立一個(gè)部門(mén)，或者組建一支人才隊(duì)伍，專門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作。企業(yè)選取的進(jìn)行電子文檔歸檔工作的檔案管理人員要具備檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，要精通計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)手段，打造一支專業(yè)性極強(qiáng)的電子文件歸檔人才隊(duì)伍，能夠很大程度上提升設(shè)備檔案文件歸檔的效率，也能夠提升設(shè)備檔案的歸檔的質(zhì)量與安全。

3.5 制定電子設(shè)備檔案的保護(hù)措施

我企業(yè)在檔案管理中利用電子歸檔，需要明確電子歸檔的弊端和安全隱患，才能夠做到未雨綢繆，制定電子設(shè)備檔案的保護(hù)措施應(yīng)對(duì)各種緊急突發(fā)狀況。與傳統(tǒng)的檔案管理不同的是，電子檔案的信息與載體并不是一體的，是可以進(jìn)行可分離的。因此設(shè)備的檔案信息具有潛在的被盜竊、被修改、甚至被銷(xiāo)毀的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，電子檔案還可能遭受電腦病毒的侵襲，因此，要想建立電子檔案制度，企業(yè)必須要考慮互聯(lián)網(wǎng)可能會(huì)面臨的各種安全危險(xiǎn)和隱患來(lái)保護(hù)自身的電子檔案信息的安全。企業(yè)要合理利用防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等多種安全防護(hù)措施，加強(qiáng)對(duì)于電子設(shè)備檔案的防御，保證電子設(shè)備檔案不受到危險(xiǎn)侵犯與攻擊。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，設(shè)備檔案是整個(gè)企業(yè)檔案中非常重要的一部分，對(duì)設(shè)備的管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。設(shè)備管理工作就是確保設(shè)備健康平穩(wěn)運(yùn)行，設(shè)備檔案的管理設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)有至關(guān)重要的作用，因此企業(yè)一定不能放松警惕，提高對(duì)設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度，同時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，利用信息技術(shù)及電子檔案等手段提高設(shè)備檔案管理工作效率，增強(qiáng)設(shè)備檔案的安全性與私密性，從而更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：渤海造船廠集團(tuán)有限公司）