朱志強(qiáng)

(訥河市機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161300)

檔案記錄是對(duì)真實(shí)事件和信息的具體反映，機(jī)構(gòu)編制檔案工作是在編制的管理范圍內(nèi)，對(duì)機(jī)構(gòu)人員的工作情況以及信息資料進(jìn)行整理并記錄。開展機(jī)構(gòu)編制檔案工作的目的是為管理層的決策提供參考性建議，應(yīng)重視機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方式。

1 機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在的問題

1.1 人員素質(zhì)較低

檔案管理人員是機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的核心，人員素質(zhì)的高低會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響。目前，管理人員的綜合素養(yǎng)較低，缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和管理，特別是檔案信息化建設(shè)的過程中相關(guān)人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案要求及材料的收集、整理之類的工作缺乏了解，工作中存在一定的畏難情緒。同時(shí)，一些檔案工作人員自學(xué)能力較差，系統(tǒng)專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)較少，而新老交接的傳、幫、帶和銜接工作不到位，對(duì)檔案管理工作的順利開展造成了一定的阻礙。

1.2 管理水平不高

部分領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，檔案工作流于形式。一些機(jī)構(gòu)編制部門頻繁變動(dòng)，只有兼職的檔案工作人員，使得工作人員對(duì)崗位職責(zé)不明確，檔案工作人員工作無壓力、無業(yè)務(wù)技能、無責(zé)任心，工作應(yīng)付心理較重。特別是在需要進(jìn)行檔案信息化處理時(shí)，由于需要投入人力、物力、財(cái)力，常常因?yàn)椴蛔愣狈?duì)檔案信息化的投入。所以，經(jīng)費(fèi)缺乏、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作薄弱，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的瓶頸制約，從而也影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

1.3 檔案安全意識(shí)不強(qiáng)

檔案安全是檔案工作的重中之重，數(shù)字化采集過程中，有的工作人員對(duì)電子數(shù)據(jù)備份的重視程度還不夠高，僥幸心理較大。如果沒有備份，一旦發(fā)生一些不可控的意外事故，很難想象后果。有的檔案管理人員檔案法治觀念比較淡薄，安全底線思維不夠牢，缺乏檔案安全發(fā)展理念，安全責(zé)任落實(shí)不力，安全整改措施不足，檔案安全工作的體制機(jī)制難以保障，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患依然存在。

1.4 檔案信息化發(fā)展進(jìn)程較慢

在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，檔案管理也已走進(jìn)信息化時(shí)代。數(shù)字化可以形成電子數(shù)據(jù)，但一些檔案數(shù)量不多的機(jī)構(gòu)編制部門，對(duì)數(shù)字化重視程度不高，數(shù)字化建設(shè)走形式、走過場(chǎng)。有的檔案管理人員甚至認(rèn)為檔案數(shù)量不多，如果查閱電子檔案，還不如直接翻閱紙質(zhì)材料，一目了然。檔案管理者的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重影響了機(jī)構(gòu)編制部門的檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

2 新時(shí)代下機(jī)構(gòu)編制檔案管理策略

2.1 提高檔案人員素養(yǎng)

機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作自身具有業(yè)務(wù)性和服務(wù)性的特征，所以在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，管理人員要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和知識(shí)素養(yǎng)，要不斷提升自身的工作能力，創(chuàng)新工作觀念。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，關(guān)心關(guān)愛專兼職檔案人員。建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)加深檔案管理人員對(duì)信息化知識(shí)的掌握和應(yīng)用，逐步提高相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，進(jìn)一步提升專兼職檔案員的檔案管理能力，為信息化的建設(shè)提供有效保障。在招聘過程中，可以采用優(yōu)勝劣汰的方式，來提升檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，使其不斷提升自身的能力，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理效率和水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 健全檔案管理制度

要建立健全的檔案管理制度，對(duì)檔案基礎(chǔ)工作加以規(guī)范，進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。完善檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理的信息化、規(guī)范化、流程化、精細(xì)化打好基礎(chǔ)。檔案工作要在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步挖掘檔案的價(jià)值，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理與服務(wù)工作方式方法做出總結(jié)和思考，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工作中存在的問題。一是精，即檔案材料的完整性。按月或按季度定期清理檔案材料，材料逐件登記，免出漏洞。二是快速，即在對(duì)檔案資料進(jìn)行處理的過程中要做到及時(shí)有效，文件材料應(yīng)在機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整前及時(shí)收集。三是注重在軟、硬件建設(shè)方面狠下功夫，嚴(yán)格規(guī)范檔案工作各環(huán)節(jié)的管理，逐步將檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.3 落實(shí)檔案管理實(shí)名制度

實(shí)名制是在機(jī)構(gòu)編制檔案管理中，針對(duì)編制、人事、組織等相關(guān)部門，在檔案管理中做好協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)實(shí)名制的管理。在落實(shí)實(shí)名制的過程中，做好實(shí)名制軟件、硬件的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和分享。針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，對(duì)現(xiàn)有的軟硬件進(jìn)行升級(jí)改造，推出在線電子文檔接收系統(tǒng)及機(jī)構(gòu)編制信息系統(tǒng)，不斷提升自身軟件、硬件水平，為群眾辦事提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 落實(shí)檔案管理保密制度

加強(qiáng)涉密檔案信息資源管理，防止失泄密事件發(fā)生。要結(jié)合檔案日常業(yè)務(wù)工作注意保密事項(xiàng)，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，指導(dǎo)他們?cè)谛滦蝿?shì)下規(guī)范保密管理，做好收存檔、借閱等相關(guān)工作，通過保密專題培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作人員的保密責(zé)任意識(shí)、守法意識(shí)，提升檔案業(yè)務(wù)工作與保密工作的融合度。完善檔案保密管理制度，加強(qiáng)文件保密管理專項(xiàng)整治，做牢、做實(shí)保密監(jiān)控等點(diǎn)工作，梳理把控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提升保密綜合管理水平。

2.5 創(chuàng)新檔案管理方式

要打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立數(shù)字化與社會(huì)化需求相結(jié)合的檔案管理體制，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，有效助推檔案管理工作整體水平的提升。一是強(qiáng)調(diào)管理流程。在管理過程中要實(shí)現(xiàn)程序化和規(guī)范化的管理方式。二是采用科學(xué)化的管理手段。建立與檔案數(shù)字化相適應(yīng)的檔案管理模式，配備能夠用于檔案數(shù)字化，滿足電子文件及電子檔案管理需求的新型檔案密集架、控溫排濕空調(diào)、防蟲防霉設(shè)施等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的安全、高效、規(guī)范。三是實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理。在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站或主頁(yè)，開展方便用戶的檔案查詢利用服務(wù)。

2.6 加強(qiáng)檔案安全管理

加強(qiáng)實(shí)體檔案保管，防止丟失和損毀。嚴(yán)格按照檔案室管理要求，清理一切與檔案無關(guān)的物件。嚴(yán)格按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備建設(shè)，配好裝具，改善檔案保管條件，提升檔案室的承載能力。在對(duì)電子檔案管理時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案材料做到實(shí)時(shí)備份，防止造成數(shù)字化工作的重復(fù)開展。

2.7 落實(shí)監(jiān)督檢查

機(jī)構(gòu)編制部門要進(jìn)一步加大監(jiān)督檢查的力度，擴(kuò)展監(jiān)督檢查的領(lǐng)域，要定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面徹底的檢查，杜絕一切安全隱患，確保檔案不丟失、不損壞、不失密、不泄密。同時(shí)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料是否齊全完整、歸檔文件保管期限劃分的準(zhǔn)確與否等提出意見，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)糾正，真正把監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作落到實(shí)處。