劉焱華

（黑河市工業(yè)信息科技發(fā)展服務中心，黑龍江 黑河164399）

一、事業(yè)單位檔案管理改革必要性

（一）順應信息化發(fā)展趨勢

隨著上世紀九十年代電腦及網絡技術的不斷普及，信息化的概念逐步席卷世界各行各業(yè)。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應隨著時代的步伐前進，因此，實現事業(yè)單位檔案管理信息化迫在眉睫。所謂的事業(yè)單位檔案管理信息化是指打破以往的紙質檔案管理，運用網絡技術信息平臺，實現檔案管理數字化與信息化。可以說，在這個高速發(fā)展的時代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經難以適應社會發(fā)展，因此，實現事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個必然的過程。

（二）檔案使用方式多樣化

目前我國事業(yè)單位正在處于深入改革階段，事業(yè)單位不僅僅是黨和政府各項公益事業(yè)的主要承擔者，更肩負著搜集社會相關信息以及有效服務于人民群眾的重要職能。隨著我國公共事業(yè)的迅速發(fā)展，社會公眾對于事業(yè)單位的檔案資源方面也提出更高的要求，不僅僅政府的相關決策要調用事業(yè)單位的檔案資源，人民群眾的生產生活也需要事業(yè)單位定期公布相關社會公益事業(yè)的信息。并且隨著互聯(lián)網時代的到來，人民群眾對事業(yè)單位公布檔案信息的形式也有了更高的要求，對其形式、樣式以及途徑的要求也隨之提高，對事業(yè)單位檔案的準確性、實時性也有了新的期待。因此，只有事業(yè)單位加強信息的保存與高效的使用能力才可以更好的滿足社會的需求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢分析

如今，事業(yè)單位檔案管理信息化的實現可以說是大勢所需，具有無可取代的優(yōu)勢。檔案管理信息化的優(yōu)勢主要有四方面——數字化、體系化、自動化、互動化，從而實現與現代社會的完美對接。

（一）數字化

事業(yè)單位檔案數字化就是通過如今的一些技術，比如掃描技術、網絡技術以及身份確認技術等實現將傳統(tǒng)的檔案文字逐步轉化為數字電子資料進行儲存，然后通過信息數字化充分實現事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)化?？梢哉f，檔案是單位的無形資產，數字化將這些資產重新結合，從而確保這筆資產能夠被高效利用。比如說，清晰的呈現出檔案的儲存日期、檔案的存量以及目錄信息等等。

（二）體系化

體系化是管理信息化的一大職能，也是其優(yōu)點，正因為體系化的存在可以讓事業(yè)單位檔案管理不再被孤立。我國事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式很難做到體系化，因為傳統(tǒng)的紙質檔案容易發(fā)生信息交叉出現的情況。比如說，檔案就可能出現兩個甚至以上的事業(yè)脈絡或者體系框架，這為以后的查閱資料帶來很大的困擾，導致檔案難以歸類的現象發(fā)生。但是檔案管理信息化后便會形成一個清晰的體系，從而實現完整的檔案信息體系以及信息的共享。

（三）自動化

傳統(tǒng)的檔案管理是一個相對復雜的過程，但是實現檔案管理信息化后，就可以在很大程度上降低事業(yè)單位的工作難度，進而降低人力資本。若實現管理信息化，信息就可以自動進行檢索、自動搜集，甚至可以提取關鍵詞自動篩選和自動處理，可以在很大程度上簡化檔案管理等工作過程，使之更加具有準確性。比如糧油質檢方面的工作，可以充分保證糧食質量，運用自動化的優(yōu)勢使得糧食質監(jiān)部門在人事以及技術檔案管理方面更加規(guī)范，更有助于統(tǒng)一化的管理。

（四）互動性

我國事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理僅僅能實現一對一的需求，從而難以使得信息利用率達到最大，并且紙質檔案也僅僅能夠提供閱讀需要，難以實現進一步的服務需求，一直是我國事業(yè)單位檔案管理的一大局限性。而信息化的互動性恰巧能夠改變這個不利的現狀，比如說，通過網絡技術平臺，能夠充分的滿足檔案管理信息化高效運作的同時，也優(yōu)化了管理信息化的服務職能。

三、事業(yè)單位檔案管理改革的建議

現如今，我國事業(yè)單位檔案管理相對于過去已經步入一個新階段，但是依舊不能滿足當下需求，存在很多問題。許多事業(yè)單位管理層都認為，檔案管理需要幾個人整理便可以，實際則不然。實質上檔案管理是一項非常嚴謹的工作，若在管理上松懈，便會導致檔案丟失與失誤，從而影響事業(yè)單位管理的改革。綜上所述，檔案管理改革的目的就是充分實現高效的運作系統(tǒng)，使之更加簡易，因此，管理信息化是未來發(fā)展的必然。

事業(yè)單位檔案管理改革的幾點建議：

（一）重新構建檔案管理業(yè)務流程

首先，需要優(yōu)化業(yè)務流程，需要對事業(yè)單位部門的環(huán)節(jié)流程進行梳理，充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來，然后對事業(yè)單位全體成員對于檔案信息的錄入、編制以及對信息的檢索、利用、處理等各個流程做出具有針對性的設計和職業(yè)規(guī)劃。第二，通過制度的方式將事業(yè)單位業(yè)務流程標準化，重新對流程規(guī)劃以及未來發(fā)展進行審視。最后，將電腦技術充分納入人員的考核標準，使得事業(yè)單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運作。

（二）充分提高檔案管理服務能力

檔案管理的本質就是服務，因此，需要提升其服務能力。以往的檔案管理僅僅重視職能，在新形勢下的改革需要讓服務“動”起來，拓展檔案管理等服務職能。比如，通過互聯(lián)網技術充分實現信息、數據的自動檢索、自動歸類、自動分析以及自動篩選等，從而完善事業(yè)單位內部信息服務。

（三）建立檔案管理信息化平臺

事業(yè)單位可以開發(fā)一個系統(tǒng)且與之相對獨立的平臺，從而實現檔案管理的信息化。將整個檔案管理工作納入這個平臺，同時也可以借助這個平臺讓檔案管理信息化發(fā)揮最大的功效。

（四）重新組建檔案管理組織的架構

通過以上的討論得知，若想充分實現事業(yè)單位檔案管理方面的改革，就需要在它組織框架上大下功夫。對于事業(yè)單位檔案管理的本身，可以借助網絡技術平臺實現管理的信息化，對于組織結構的改革，可以通過網絡技術人才歸入到管理組織的結構中。然后大力培養(yǎng)專業(yè)人才、現代的網絡技術人才與檔案管理人才，從而達到雙管齊下的目的。要不斷的引進新技術，吸引大量人才，進而充分實現改革創(chuàng)新。比如，單位需要積極引進新型人才，注重管理團隊的同時，要對檔案管理工作人員的職業(yè)技能進行考核，從而對職業(yè)技能不達標的員工進行培訓，從本質上提高檔案管理服務的工作質量。除此之外，需要事業(yè)單位有意識的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維，改變以往的定型思路，從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，為檔案管理模式的平穩(wěn)過渡提供有力的保障?！?/p>