任麗杰

（黑河市財政局，黑龍江 黑河164399）

電子政務是指國家機關在辦公、管理和公共服務方面的全新管理模式，主要是在直接承擔管理公共事務、社會事務的各級行政機關起到提高效率和減少腐敗的作用，是“數(shù)字中國”戰(zhàn)略的構(gòu)成部分。

“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”電子政務模式是我國國家層面大力推廣發(fā)展的，如國務院辦公廳印發(fā)關于《2017 年政務公開工作要點》的通知，明確支持實體政務大廳與網(wǎng)上服務平臺融合發(fā)展，力求讓政府、企業(yè)和群眾辦事更加便捷[1]。另外，電子政務的高層次發(fā)展需要來自信息資源的支持，2017 年國務院辦公廳印發(fā)關于《政務信息系統(tǒng)整合共享實施方案》的通知，提出推進政務信息系統(tǒng)整合共享的“十件大事”，加大對電子政務保障力度和監(jiān)督落實，要求“提升國家統(tǒng)一電子政務網(wǎng)絡支撐能力”[2]，并提出要各地區(qū)、各部門盡快加強行政組織的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)建設，為信息資源整合與共享提供基礎。

電子政務隨著研究的深化和技術(shù)廣泛應用而不斷更新發(fā)展，優(yōu)化整合各種形式的檔案信息資源，以提高其利用率是一個重要的研究方向。

一、國內(nèi)外有關研究綜述

（一）、國外研究

本文利用大學圖書館的相關數(shù)據(jù)庫對“Electronic Government”、“Archives Resources”等詞條進行全面搜索，如利用Project MUSE、PAO、Web of Science 等網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，檢索到數(shù)萬篇國外的相關研究。其中，基于城市、政府、檔案館和其他信息服務組織對檔案資源進行理論與應用研究比較集中。

1.智慧城市、電子政務、數(shù)字檔案的理論關系相關研究。如Krassimira（2009）認為“智慧城市”的核心是電子政務[3]，智慧城市建設需要有完備的電子政務系統(tǒng)，包括檔案資源在內(nèi)的信息資源圍繞著電子政務展開，并且二者具有相互影響、互相促進的邏輯關系；Caragliu 等（2009）認為公共管理對信息整合、技術(shù)的使用等與智慧城市發(fā)展存在正相關[4]，即完成信息資源整合課滿足現(xiàn)代化城市的信息需求；Harrison 等（2010）提出用云計算平臺整合原始數(shù)據(jù)信息，通過數(shù)據(jù)處理中心和系統(tǒng)的分解出關鍵的信息，優(yōu)化業(yè)務流程后可實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展、智慧利用等操作[5]。

2.有關檔案數(shù)字化發(fā)展與資源整合的研究。如戴維·比爾曼（David Bearman）將元數(shù)據(jù)納入電子文件管理領域，提出信息來源原則與技術(shù)路徑等[6]，開啟了數(shù)字檔案信息整合研究，元數(shù)據(jù)和電子文件管理也逐漸成為中國檔案領域的重點研究對象；雷沃德（Rayward）提出圖書館、檔案館和博物館（LAM）三館合一，認為通過功能整合可解決檔案資源整合與共享的問題[7]，在國外實踐方面，加拿大、美國等已經(jīng)建設LAM，并且取得了一定成績；Askhoj Jan（2011）基于與云環(huán)境下的電子文件，比較開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，提出對檔案資源信息整合中使用云計算歸檔系統(tǒng)分層模型[8]，結(jié)合云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)來研究檔案信息資源整合與利用漸漸成為了主流。

（二）國內(nèi)研究

通過知網(wǎng)（CNKI）對“電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享研究”檢索，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)相關研究不多，最高年份論文發(fā)表量15 篇，近五年總共約70 篇。而對各關鍵詞進行檢索，相關研究眾多，集中在電子政務、信息需求、檔案資源、信息服務、檔案館資源采集、加工、存儲、管理等方面。

1.有關電子政務和電子文件管理的研究。如馬廣惠、安小米等（2018）從電子政務建設和電子文件管理兩個維度展開分析，得出政策中數(shù)字檔案資源全過程整合的關注焦點[9]，提出檔案資源整合研究在主體、資源及時間方面存在不足，強調(diào)規(guī)范化電子文件管理，并且檔案要契合電子政務發(fā)展方向，實現(xiàn)二者融合發(fā)展；章鄴（2015）認為隨著電子政務發(fā)展，需要從規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、國際標準化等方面構(gòu)建基于信息共享的網(wǎng)絡化、電子化的服務體系，著重從檔案的收集、整理、鑒定、保管等進行信息化整合與優(yōu)化[10]。

2.有關檔案資源整合與利用的研究。張衛(wèi)東等（2018）認為檔案資源整合提高了資源利用效率、增強資源服務效益，提出“資源優(yōu)先級選擇—方法應用—服務集成”的整合方法[11]。王鵬等（2009）基于政務信息資源共享的影響因素進行研究，通過構(gòu)建政務信息資源共享的七個層級影響因素分析框架，提出政策整合、結(jié)構(gòu)整合、文化整合和信息整合[12]。

綜上所述，國外研究側(cè)重于信息資源理論與技術(shù)研究。國內(nèi)將“電子政務”與“檔案資源整合與分享”結(jié)合起來研究，側(cè)重于理論與方法。

二、電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享的重要性

（一）符合電子政務的現(xiàn)實需求

電子政務是一個系統(tǒng)工程，它的建立與運營主要基于以下條件：一是，電子信息化的硬件和軟件系統(tǒng)，如計算機、辦公設備、網(wǎng)絡、各種專業(yè)軟件等；二是，政務管理系統(tǒng)，如網(wǎng)站、服務系統(tǒng)、綜合系統(tǒng)以及管理人員等；三是，電子文件管理系統(tǒng)，如文書、檔案管理、數(shù)據(jù)庫管理、安全管理等。每一個系統(tǒng)都需要數(shù)據(jù)信息的支持，其中檔案信息資源占據(jù)很大的一部分，經(jīng)過數(shù)字化整合檔案數(shù)據(jù)信息是實現(xiàn)電子政務的前提條件之一。如完善的數(shù)字化、智能化政務與民生檔案服務系統(tǒng)，可以提高電子政務的運行效率和服務質(zhì)量。

（二）解決傳統(tǒng)檔案的利用問題

行政事業(yè)單位長期積累大量的檔案資料，如紙質(zhì)檔案、圖片檔案、光盤檔案、視頻檔案等，但對它們的利用率低下，檔案管理部門通過專業(yè)技術(shù)對這類檔案進行數(shù)字化處理，可以將原本成為“死檔”、“廢檔”等資料錄入電子政務的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，以供用戶查詢、共享、利用。此外，當前社會充斥著不斷增長的、龐雜的資料信息，特別是社會民生信息已經(jīng)被納入檔案收集序列，其信息數(shù)量大、來源復雜，若采取傳統(tǒng)的檔案管理方式已落后于時代發(fā)展步伐，應用現(xiàn)代化檔案信息整合方式對資料信息進行篩選和處理，可去除傳統(tǒng)管理的弊端，能夠充實數(shù)據(jù)庫資源和提高檔案資源的利用率。

（三）支持智慧城市信息系統(tǒng)建設

智慧城市是21 世紀我國許多城市提出的建設項目，它是數(shù)字中國建設的重要內(nèi)容，可以提升我國核心競爭力。智慧城市信息需求推動云計算、5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)發(fā)展與應用，催生出數(shù)字檔案、智慧檔案等新型檔案管理和服務模式，檔案管理新模式可實現(xiàn)對城市數(shù)字信息快速、準確的收集處理，以滿足智慧城市中的信息服務要求。反過來，城市檔案館、行政機構(gòu)檔案室等組織通過對檔案信息資源有效整合與共享，也是支持智慧城市信息系統(tǒng)建設的重要一環(huán)，如近年來政治、經(jīng)濟、社會、文化、民生等檔案信息資源，與智慧城市、電子政務的融合度都在不斷加深，有些城市從整體上進行設計規(guī)劃。

三、電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享的途徑和方法

《全國檔案信息化建設實施綱要》[13]和《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》[14]，提出“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”的總體目標。在當前電子政務環(huán)境下，需對檔案資源合理布局、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，建設檔案服務體系，為此，各單位根據(jù)條件選擇實現(xiàn)途徑，針對存在問題，尋求有效方法。

（一）檔案資源整合與共享的途徑

基于我國電子政務已進入取得初步成效階段，但各地區(qū)、各單位卻依然存在著差異性，選擇集中式或分散式檔案資源整合與共享，決定著建設成果。

1.集中式檔案資源整合與共享

集中式檔案資源整合與分享對技術(shù)要求較高，并且檔案數(shù)字化的工作量巨大，一般是市級以上檔案局下轄的數(shù)字檔案館、智能檔案館數(shù)字化建設采用的形式。其基本結(jié)構(gòu)是將組織系內(nèi)的各種檔案資源集中起來，經(jīng)過資源整合后，在檔案信息服務平臺上共享，或者放在電子文件中心共享。其優(yōu)勢是建成一個完整的數(shù)字檔案信息服務系統(tǒng)，可方便用戶搜索、查詢、下載，減小了檔案資源利用的難度。

2.分散式檔案資源整合與共享

分散式相比集中式檔案資源整合與共享，其對技術(shù)要求低一些，工作量也小一些，行政機關一般會采用這一種形式。其基本結(jié)構(gòu)是組織內(nèi)各部門的檔案管理依然是獨立的，各自對紙質(zhì)檔案、文書、視頻、音頻、圖片等檔案資源進行數(shù)字化處理和存儲，當在其他部門或單位有檔案信息需求時，可以訪問數(shù)據(jù)庫或通過網(wǎng)上發(fā)送分享。分散式檔案資源整合與共享可借助電子政務系統(tǒng)來實現(xiàn)，如行政機關內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、平臺等。其優(yōu)勢是成本低，重點為內(nèi)部提供信息服務。

（二）檔案資源整合與共享的方法

1.轉(zhuǎn)變檔案發(fā)展理念

現(xiàn)代檔案建設難免會受到傳統(tǒng)檔案管理落后觀念的影響，在檔案數(shù)字化建設中，存在著宏觀管理不夠到位、統(tǒng)籌發(fā)展不夠到位、安全防范不夠到位、隊伍建設不夠到位等問題[15]。辦公“無紙化”、檔案來源多元化、城市信息服務需求倍增等是發(fā)展趨勢，要求檔案管理轉(zhuǎn)變思維，因此，在電子政務環(huán)境下實施檔案資源整合與共享，摒棄落后的觀念、管理方式是首要方法。數(shù)字檔案信息有層次豐富和種類多等特點[16]，利用電子作為載體和計算機存儲大量的文獻資料，利用網(wǎng)絡傳輸，以提高檔案資源的利用率是符合社會、經(jīng)濟、文化各方需求的檔案發(fā)展方向。特別是在我國電子政務逐漸進入高層次發(fā)展的當今，關注對民生檔案資源的整合與共享是行政機關檔案工作者的一大重要任務。

2.增加檔案數(shù)字化處理

檔案數(shù)字化是借助信息時代、互聯(lián)網(wǎng)時代的“東風”，對檔案行業(yè)實現(xiàn)一次創(chuàng)新發(fā)展。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人們對于檔案信息資料的需求呈現(xiàn)出多元化和時效性的特點[17]。建設能夠滿足現(xiàn)代信息需求的專業(yè)數(shù)據(jù)庫、綜合數(shù)據(jù)庫、信息服務平臺、信息管理系統(tǒng)等，其關系到數(shù)字中國建設的成效，也是電子政務深化發(fā)展的推動力，必然要求檔案館、圖書館、行政機構(gòu)檔案室等持續(xù)做好檔案數(shù)字化工作。按照國家檔案局提出“存量數(shù)字化”和“增量數(shù)字化”的要求，依據(jù)行業(yè)標準，對檔案資源整合入庫，并且對相關用戶開放利用。

3.創(chuàng)新網(wǎng)絡信息服務

圖書館、檔案館和博物館（LAM）是開始于國外的一種信息服務創(chuàng)新，國外的LAM 數(shù)字資源整合將重點放在技術(shù)與服務平臺建設方面，卻對不同機構(gòu)數(shù)字資源與服務融合的制度和管理機制[18]，我國作為后發(fā)展LAM 的國家，應當引以為戒。當前，我國提供網(wǎng)絡信息服務的市場競爭激烈，檔案館、行政機關檔案室等公立性質(zhì)的組織有關鍵性資源優(yōu)勢。如行政機關的文件、文書具有權(quán)威性、真實性和保密性等特點，這類信息有較大使用價值，尤其涉及到社會經(jīng)濟、民生、文化、企業(yè)等服務方面的信息有再利用價值。因此，行政機構(gòu)檔案部門對不涉及機密的數(shù)據(jù)信息整合后，通過網(wǎng)絡信息服務平臺開放式共享或者有償共享，并且在技術(shù)、制度和安全保障的前提下，為用戶提供深層次、一體化的檔案信息服務，可以推動我國社會、政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展進步?！?/p>