（內(nèi)蒙古警官學(xué)校，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

為了確保機(jī)關(guān)單位工作的高效性，中國(guó)很多地區(qū)的政府機(jī)關(guān)單位均為集中化辦公，所以，其檔案管理體制也在變化著。中國(guó)遠(yuǎn)在2000年便開(kāi)始了機(jī)關(guān)檔案的革新，這些年來(lái)伴隨著不懈地探索，并充分結(jié)合了當(dāng)下信息互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的便利性，檔案管理成效愈發(fā)地顯著[1]。盡管如此，但是依舊因?yàn)橐恍┚壒?，還存在著多種問(wèn)題，為了讓機(jī)關(guān)單位更好地順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展，更需要對(duì)其文件檔案妥善地管理，踴躍地創(chuàng)新，例如細(xì)節(jié)化管理等。尤其是機(jī)要文件檔案往往牽涉重大，因此，需要引起額外重視。

一、關(guān)于機(jī)關(guān)在機(jī)要文件檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題

首先，目前很多機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)在有關(guān)機(jī)要文件檔案的管理上，沒(méi)有花費(fèi)足夠多的精力，那么造成的后果就是機(jī)要文件檔案管理職員在其工作上也相對(duì)松弛，對(duì)于工作未能有足夠的積極性，而且工作態(tài)度也會(huì)較為隨便。其次，也有很多機(jī)關(guān)單位對(duì)于機(jī)要文件檔案管理的有關(guān)設(shè)施和設(shè)備沒(méi)有做到有效地維護(hù)，并且其機(jī)要文件檔案管理?yè)艹龅慕?jīng)費(fèi)也相當(dāng)?shù)?。再則，專職的文件檔案管理職員較為稀少，并且在很多機(jī)關(guān)單位中，文件檔案管理職員往往身負(fù)多職，致使其職員在機(jī)要文件檔案管理工作時(shí)間的花費(fèi)上，處于相當(dāng)匱乏的程度，令機(jī)要文件檔案管理效率低下[2]。另外，有些機(jī)關(guān)單位其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)會(huì)在短期內(nèi)進(jìn)行很快地調(diào)整，導(dǎo)致負(fù)責(zé)機(jī)要文件檔案管理職員被頻繁地更替，負(fù)責(zé)機(jī)要文件檔案管理的職員一般剛熟悉了工作環(huán)境又被調(diào)換到了另一個(gè)環(huán)境中去。最后，有些負(fù)責(zé)機(jī)要文件檔案管理的職員具有片面的思維，他們一般會(huì)把文書(shū)類型的文件檔案擺放在重要的位置上，但是卻會(huì)忽略其他類型的文件檔案，諸如實(shí)物文件檔案、聲像文件檔案、科技文件檔案等，而這些檔案往往會(huì)產(chǎn)生歸檔困難的狀況。

二、細(xì)節(jié)化管理在機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案管理中的應(yīng)用分析與建議

1.重視文件檔案宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)

前線的工作與機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案管理工作具備本質(zhì)上的不同，不僅其功用比較直觀，其效果也相對(duì)明顯。對(duì)于機(jī)要文件檔案的管理需要長(zhǎng)時(shí)間的管理后才能夠突出它本身的價(jià)值。而且機(jī)關(guān)文件檔案管理本身也需要消耗許多資金。從開(kāi)始置辦一個(gè)檔案管理室開(kāi)始，需要房間調(diào)配、放置密集架、采購(gòu)復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等，還需要備考表以及卷盒子等。文件檔案管理需要較高的投資，但是它的收益需要時(shí)間的積累才能體現(xiàn)出來(lái)，有的甚至還沒(méi)有收益，文件檔案工作經(jīng)常會(huì)被忽略。尤其是機(jī)關(guān)單位的很多領(lǐng)導(dǎo)干部并沒(méi)有把機(jī)要文件檔案管理考慮進(jìn)日常的管理之中，因此，即使就任的機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案管理職員有較強(qiáng)的工作能力和工作熱情，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)干部的支撐，其工作便不能正確展開(kāi)，這樣也會(huì)間接地不利于中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，如果需要提升機(jī)關(guān)檔案室的影響力，引起重視，就需要加強(qiáng)進(jìn)行文件檔案宣傳工作，在進(jìn)行宣傳的同時(shí)也附帶有關(guān)的政策與法規(guī)。

當(dāng)引起足夠的重視后，接下來(lái)就是對(duì)機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案管理進(jìn)行有效規(guī)范。首先，需要?jiǎng)?chuàng)立一個(gè)專門(mén)的機(jī)要文件檔案管理科室，同時(shí)為該科室引入前沿的文件檔案管理設(shè)施。由于近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)與互利網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，能夠使當(dāng)下的機(jī)要文件檔案管理進(jìn)行信息化，使機(jī)要文件檔案管理更為便捷。在完成信息化目標(biāo)之后，還需要不停地保持文件檔案管理硬件和軟件的實(shí)時(shí)更新，從而建立起更為完整的電子化信息管理系統(tǒng)。其次，在機(jī)要文件檔案中，有一些文件檔案和機(jī)關(guān)每個(gè)人都息息相關(guān)，所以機(jī)要文件檔案管理職員要具備相應(yīng)的使命感和責(zé)任感，在進(jìn)行工作時(shí)也要圍繞所處機(jī)關(guān)單位真實(shí)情況，并設(shè)計(jì)出科學(xué)的工序。嚴(yán)格按照完成的工序進(jìn)行機(jī)要文件檔案的歸還、借出、整理等事項(xiàng)。

2.明晰機(jī)要檔案管理職員責(zé)任，提升其工作能力

目前很多機(jī)關(guān)單位進(jìn)行機(jī)要文件檔案管理工作的職員本身是由其他職位調(diào)過(guò)來(lái)的，還有的是另外部門(mén)的職員進(jìn)行兼職的，因此他們中大多數(shù)的文件檔案管理能力無(wú)法滿足機(jī)關(guān)單位發(fā)展的條件。所以強(qiáng)化機(jī)關(guān)全體職員文件檔案管理培訓(xùn)是十分有必要的，其中還需要加強(qiáng)對(duì)檔案法和有關(guān)法律法規(guī)的科普，讓“檔案管理人人有責(zé)”的理念深入人心。另外，針對(duì)國(guó)家要求進(jìn)行歸檔的資料，務(wù)必嚴(yán)格遵照其規(guī)定，按時(shí)向所處機(jī)關(guān)的檔案部門(mén)和相關(guān)檔案管理職員進(jìn)行呈遞，并對(duì)其檔案進(jìn)行集中化管理[3]。此外，還需要讓機(jī)關(guān)全部部門(mén)兼職文件檔案管理的職員明確其責(zé)任，使他們不但能夠?qū)τ谖募n案管理工作，特別是機(jī)要文件檔案管理的全部環(huán)節(jié)，步驟充分熟悉，還要其能夠充分掌握所有類別與體裁文件檔案管理，并勇于對(duì)檔案管理科學(xué)化和程序化文件檔案管理道路進(jìn)行探索。最后，還需要對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)制度的執(zhí)行力度，讓不論是領(lǐng)導(dǎo)干部，還是普通職員都能被制度限制。

三、結(jié)語(yǔ)

伴隨著我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)于機(jī)關(guān)單位工作效率的要求也是越來(lái)越高，對(duì)于一部分仍在使用滯后的機(jī)要文件檔案管理體制的機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，會(huì)極大地拖緩其機(jī)要文件檔案管理的效率。在當(dāng)下的時(shí)代中要想發(fā)展檔案管理工作，就必須普及其工作的重要性，積極地引導(dǎo)相關(guān)職員完善其機(jī)制，提高其專業(yè)水平，并讓全體職員做好配合工作。