童毅力

(湖南省岳陽市平江縣檔案館 湖南岳陽 414500)

在當今信息化、數(shù)字化辦公時代，各個國家已經開始注重現(xiàn)代化治理體系內容的建設，并采取了一系列有效措施，以提升管理水平。其中，各事業(yè)單位和機關已著手規(guī)范檔案治理，以提高相關服務水平和質量。針對縣級檔案管理工作，檔案信息是推進全縣社會經濟和文明發(fā)展的信息載體，提升其服務質量可以很好地發(fā)揮檔案資料的利用價值，促進用戶對檔案的認知。然而，傳統(tǒng)的檔案管理工作中還存在一些問題和不足需要解決，且舊有的管理理念已不適用于當今信息化時代下的經濟發(fā)展需要。因此，必須增加檔案管理服務意識，提升現(xiàn)代化管理水平和服務質量，規(guī)范工作進程，以滿足新時代下檔案管理需求，使得縣級檔案管理體系向城市先進管理體系看齊。

一、縣級檔案管理規(guī)范化的必要性

信息化時代下的檔案管理信息系統(tǒng)，開始在社會科學和管理能力內容中占重要地位，由于其包含的內容十分廣泛，影響著整個社會中人們的生活和工作，而且整體數(shù)據(jù)量一直在高速增長。所以，檔案信息也扮演著社會科學管理信息系統(tǒng)的重要、基礎性的角色。做好檔案管理系統(tǒng)規(guī)范化工作是每個單位、機關、政府部門的首要任務，也是經濟社會發(fā)展和文明傳承的關鍵。尤其是在信息化發(fā)展程度相對滯后的縣級單位機關，檔案管理水平是用來衡量相關工作人員的工作能力指標之一，也可作為員工職業(yè)素養(yǎng)的評判依據(jù)。另外，規(guī)范化的檔案管理工作也是我國各縣區(qū)域可持續(xù)發(fā)展的要求之一，各個領域的決策者可以通過豐富、系統(tǒng)的檔案資料進行分析和總結，并迅速作出未來的發(fā)展規(guī)劃，從而從宏觀上制定戰(zhàn)略目標和內容規(guī)劃[1]。

因此，縱觀國際復雜的經濟環(huán)境和多變的政治因素，必須實現(xiàn)治理體系現(xiàn)代化的推進工作，提升國家綜合治理能力，充分利用規(guī)范化的檔案管理在各個單位、機關和政府中的主導作用，最大程度上實現(xiàn)其在社會服務中提供的功能。

二、縣級檔案管理工作中的現(xiàn)存問題

（一）缺乏完善的檔案管理工作體系

在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)共享化和實時性程度越來越高，這同樣體現(xiàn)在檔案管理流程時效性的工作上，因此，必須在檔案管理相關工作中體現(xiàn)出流程規(guī)范化和工作時效性。而由于工作態(tài)度和管理制度等原因，許多縣級企業(yè)、單位、機關的相關檔案管理部門缺乏嚴格的管理制度，管理人員缺乏認真的工作態(tài)度，日常的歸檔過程、立卷過程、調整工作沒有做到全面系統(tǒng)的資料收集、調整與保存，導致檔案資料缺失、數(shù)據(jù)不完整等情況。

（二）檔案管理工作信息化程度不高

檔案管理工作聽起來比較簡單，但在實際管理過程中會發(fā)現(xiàn)，檔案管理是一個復雜且數(shù)據(jù)量龐大的工作過程，尤其是在檔案內容越來越多樣化、全面化的今天，單靠人工管理已經無法實現(xiàn)短時間內完成所有檔案資料的整理與歸檔工作。因此，要依靠各種現(xiàn)代化信息化手段和技術，完成檔案資料的信息化管理建設，在保證檔案數(shù)據(jù)實效性、全面性的同時，還能實現(xiàn)對文檔的快速整理、歸檔與保存工作。

目前，我國縣級檔案信息化建設過程中需要的硬件設施、軟件工具和相關設備還不夠齊全，無法充分提升檔案管理信息化程度，影響了進一步規(guī)范化和現(xiàn)代化治理體系的構建工作。

（三）檔案管理人員綜合素質有待提高

在我國各縣級檔案管理規(guī)范化工作的建設過程中，檔案管理規(guī)范化的程度總體上仍然不高，這主要是由于相關工作人員的檔案管理綜合能力和素質不高。許多檔案管理工作沒有受到足夠重視，加上我國人才分布偏向于城市，因此常常將檔案管理工作交由一些專業(yè)性較差、管理水平不高的人員，無法保證其在工作中的態(tài)度和熱情，影響了整體檔案管理服務質量。

三、縣級檔案工作治理現(xiàn)代化優(yōu)化措施

針對上文中的問題，要圍繞檔案管理制定優(yōu)化機制，從服務目標、服務感知體驗、檔案資源配置、檔案服務方式和服務反饋體系等方面，全面提升服務質量和管理水平，建設現(xiàn)代化治理體系。

（一）優(yōu)化檔案服務目標

任何事務都要通過目標的引導才能有前進的方向和動力，檔案服務質量優(yōu)化機制的建設目標直接影響著檔案服務優(yōu)化的方向與理念。服務目標包括總體目標和內部目標：總體目標要求從宏觀角度出發(fā)，在國家治理體系不斷深入的同時，加強信息化治理理念的培養(yǎng)并付諸于實際行動，從而得到國家對檔案服務的重視；內部目標則主要針對檔案系統(tǒng)內部提出的可持續(xù)性的信息治理目標，在實施過程中要求檔案部門和相關管理人員自覺學習信息治理的相關知識和方法，最終將所學所得應用于各種檔案服務質量優(yōu)化計劃中[2]。

另外，還可以對具體的外部目標加以重視。該目標主要以檔案用戶為主、其他文化治理機構為輔的信息管理者為主。在優(yōu)化檔案服務目標過程中，既要增強外界對檔案服務工作的認同與支持，還要根據(jù)外部信息環(huán)境的變化及時完成治理體系的優(yōu)化與更新，最終找到最有效的檔案治理模式。

（二）優(yōu)化服務感知體驗

信息治理包括信息本身和與之相互影響的信息環(huán)境，包括硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境優(yōu)化主要包括通過豐富的實體資源和信息資源建設，為用戶提供方便、舒適的查閱場所，提供空氣流通和環(huán)境安靜的地段等；軟環(huán)境優(yōu)化需要從三方面展開，具體包括通過組織培訓或獎罰制度，改善檔案館工作人員的外在形象、服務態(tài)度和服務水平，提升工作人員創(chuàng)新能力、拓寬檔案服務覆蓋面，打破服務對象單一化模式，以達到更好地為社會公眾提供服務的目的[3]。

（三）優(yōu)化檔案資源配置

檔案資源是檔案服務優(yōu)化的基礎。對于檔案資源配置優(yōu)化主要從以下方面入手。

1.檔案征集優(yōu)化

加大檔案征集力度和檔案收集范圍，從不同領域對檔案資源進行收集與整理，通過分類存檔作為資源儲備。

2.檔案資源結構優(yōu)化

減少或避免檔案信息的重復建設工作也是檔案服務質量的提升體現(xiàn)之一。降低冗余檔案信息，將碎片型數(shù)字信息化零為整，不但能提高檔案服務效率，還能保證檔案信息的準確性，以實現(xiàn)館藏資源結構優(yōu)化。

3.檔案知識庫優(yōu)化

作為信息資源倉庫，檔案信息的服務目的是將層次化的知識結構呈現(xiàn)給用戶，用以查閱和保存，因此，優(yōu)化檔案資源層次化知識結構，可以充分發(fā)揮檔案的應用價值。

（四）優(yōu)化檔案服務方式

針對目前檔案服務中檔案資料種類繁多、排列無序、存而不用的現(xiàn)狀，可通過以下幾種方式進行服務優(yōu)化：

1.可利用多種信息化技術和手段提供多元化的交互方式，開通網上查檔平臺，通過信息共享與實時傳輸提升數(shù)字檔案的利用率。

2.增加民生檔案開放力度，提高民眾對檔案信息的辨識度和使用機會，進而提高檔案使用率，以適應新時代文化建設需求。

3.參考國內外先進服務理念和模式，升級檔案服務技術，努力達到咨詢方式的網絡化、智能化和數(shù)字化建設。

（五）優(yōu)化服務反饋體系

及時構建服務反饋體系，并根據(jù)實際情況進行優(yōu)化，以便于為檔案服務的持續(xù)性優(yōu)化提供有參考價值的信息。反饋方式大體可分為內部反饋和外部反饋，其中，內部反饋主要包括檔案服務目標的審查、信息內容真實性核實和信息傳遞的實效性檢驗等內容。另外，還要強調檔案館工作人員對自己工作能力的正確評估與工作體驗總結重要性。外部反饋主要指通過收集外部部門和用戶信息的反饋結果作為優(yōu)化目標參考，進一步加強檔案服務的優(yōu)化工作。