黃惠欣

（百色學(xué)院工商管理學(xué)院 廣西百色 533000）

一、高校檔案管理的內(nèi)涵

高校檔案管理使過去的死檔案，變成在高校教育、教學(xué)、建設(shè)、科研中有較高利用價(jià)值的活檔案。為使檔案資料得到有效、充分的利用，管理人員應(yīng)積極采用縮微照像及電子計(jì)算器檢索等新技術(shù)，以逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的檔案管理。高校檔案管理在學(xué)校業(yè)務(wù)的各個(gè)方面都扮演極為重要的角色與作用，特別是在高校審核評估與校園文化建設(shè)兩個(gè)方面。

二、高校檔案管理的目的

中國大陸大學(xué)校院檔案管理工作的業(yè)務(wù)準(zhǔn)則，系依據(jù)中國國家檔案局與教育部共同訂定高等學(xué)校檔案管理辦法之相關(guān)規(guī)定，進(jìn)而明確規(guī)范教師之教學(xué)與研究檔案，應(yīng)集中于檔案部門統(tǒng)一集中管理，明確規(guī)范大學(xué)檔案的范圍、歸檔時(shí)間、依學(xué)校規(guī)模成立檔案館或綜合檔案室等。因此，大學(xué)檔案管理工作與職責(zé)相當(dāng)明確。[1]

三、高校檔案管理的重要性

高校檔案管理業(yè)務(wù)是高校服務(wù)的重要工作職能部分，扮著大學(xué)高等教育事業(yè)的大力進(jìn)展，高校檔案管理工作的推進(jìn)也有極大的進(jìn)步。高校檔案編研及檔案管理工作的落實(shí)，使得大陸高校在教育、教學(xué)、科研、服務(wù)質(zhì)量上不斷提高，為高校管理水平的日益進(jìn)步提供了有力的保證。

高校檔案信息化，是高校檔案信息資源中的技術(shù)提升部分，更是黨和國家的珍貴財(cái)富，是推動(dòng)中國社會(huì)文明進(jìn)步的珍貴資源。高等學(xué)校是傳播知識(shí)、培養(yǎng)人才的場所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分，都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)。隨著人們對于文化資產(chǎn)保存的重視與信息科技的發(fā)達(dá)，檔案的取得、儲(chǔ)存、創(chuàng)新、分享與應(yīng)用也越來越多樣化。在機(jī)構(gòu)檔案文化中，組織結(jié)構(gòu)、專業(yè)知能、價(jià)值愿景也漸趨多元性，而藉由合作、關(guān)懷、激勵(lì)、協(xié)助，使各機(jī)關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)緊密地將檔案管理單位、業(yè)務(wù)單位與信息單位串聯(lián)在一起，共同配合、協(xié)助，加上首長的支持，使其能順利推展。[2]

四、高校檔案管理的應(yīng)用

不論是從法律層面，如政府信息公開法，或?qū)W術(shù)共享的層面來看，高校應(yīng)發(fā)揮教育資源共享的功能，讓更多人可以利用學(xué)校檔案，讓死檔案變成活檔案，延伸檔案的生命歷程。對于學(xué)術(shù)研究、歷史考證方面，高校檔案的應(yīng)用價(jià)值遠(yuǎn)勝于一般行政檔案，應(yīng)充分發(fā)揮應(yīng)用的功能。例如，高校某科系的成立，在該領(lǐng)域中如同其發(fā)展史之一環(huán)，相關(guān)研究更具學(xué)術(shù)價(jià)值，檔案的應(yīng)用價(jià)值不可言喻。

（1）學(xué)校文化之保存：學(xué)校檔案管理的基本任務(wù)就是搜集與保存學(xué)校無論行政或教學(xué)所需的各種信息，以學(xué)校文化為收藏核心，或由收藏形成學(xué)校文化，保存重要校史資料，典藏學(xué)校珍貴的記憶與回憶。校史館、檔案館的建設(shè)，是學(xué)校文化保存的呈現(xiàn)與具體成果，更是學(xué)校對外的窗口。通過這樣的窗口，外人得以一窺學(xué)校的面貌，亦成為學(xué)校公共關(guān)系、宣傳行銷的利器之一。

（2）有助于自我評鑒：由檔案或數(shù)據(jù)資料，形成智庫或知識(shí)庫，有助于學(xué)校自我評鑒或發(fā)展決策時(shí)，作為參考依據(jù)。正所謂鑒古知今，有系統(tǒng)的整理，讓檔案成為信息、信息形成知識(shí)、知識(shí)轉(zhuǎn)化成智慧。就如同劉邦進(jìn)咸陽一役取得檔案資料般，學(xué)校善用檔案資料，分析數(shù)據(jù)，知己知彼，百戰(zhàn)百勝。

（3）社會(huì)服務(wù)目的和職責(zé)：學(xué)校應(yīng)與社會(huì)構(gòu)建橋梁：由知識(shí)的擴(kuò)大傳遞，打破學(xué)校圍墻的藩籬，與社會(huì)結(jié)合，并強(qiáng)化產(chǎn)、官、學(xué)的合作，讓學(xué)校教育與社會(huì)、產(chǎn)業(yè)更貼近。這樣不會(huì)產(chǎn)生人才培育有落差的情形，也讓學(xué)校資源被更多人所利用，以博物館之姿呈現(xiàn)社會(huì)大眾面前，寓教于樂，發(fā)揮社會(huì)教育功能。[3]

（4）知識(shí)之傳播：高校校院中蘊(yùn)藏著許多推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步的寶貴資源。高校校院是傳播知識(shí)、培養(yǎng)人才的場所，其檔案如博士、碩士學(xué)位論文，都代表相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)與新知識(shí)，廣為傳播，可以讓更多人得以利用，也便于利用。

（5）成立大學(xué)校院檔案管理學(xué)會(huì)：檔案主管機(jī)關(guān)強(qiáng)調(diào)實(shí)務(wù)訓(xùn)練，專業(yè)學(xué)會(huì)則提供廣泛專業(yè)學(xué)理和實(shí)務(wù)職能，支持檔案管理人員發(fā)展專業(yè)。在現(xiàn)有檔案專業(yè)學(xué)校教育不足之情形下，學(xué)會(huì)之成立，正可補(bǔ)足此部分。而在國外，如美國、澳大利亞，大學(xué)校院檔案管理學(xué)會(huì)在檔案管理工作中都占有重要地位，甚至引領(lǐng)檔案管理工作，并給予會(huì)員相當(dāng)多的專業(yè)發(fā)展與協(xié)助。但學(xué)會(huì)的成立相當(dāng)不易，筆者建議應(yīng)由檔案管理局或教育部加以輔導(dǎo)與協(xié)助，促進(jìn)國內(nèi)大學(xué)校院檔案管理學(xué)會(huì)之成立，并可擔(dān)負(fù)國內(nèi)檔案專業(yè)認(rèn)證之相關(guān)工作，提供檔案管理專業(yè)協(xié)助，與國際間檔案學(xué)會(huì)進(jìn)行交流。[4]

五、研究總結(jié)

高校校院檔案不僅是學(xué)校的資產(chǎn)，也是一種社會(huì)的公共資源，享有這種資源是社會(huì)公眾的權(quán)利。高校校院應(yīng)該善盡社會(huì)教育之職責(zé)，讓更多人享用其資源，從中傳達(dá)出學(xué)校文化，發(fā)展學(xué)校特色與奠定學(xué)術(shù)地位。因此，高校校院對于檔案管理要轉(zhuǎn)變思想和更新服務(wù)觀念，建構(gòu)出全校師生，甚至是地方民眾共享知識(shí)之窗口，發(fā)揮其應(yīng)有功能。

建立大學(xué)檔案管理人員認(rèn)證機(jī)制。由于國內(nèi)缺乏檔案管理人員的培訓(xùn)渠道，相關(guān)系所及課程開設(shè)情形并不普遍，加上各學(xué)校行政人員普遍面臨職務(wù)輪調(diào)的壓力，檔案工作好不容易熟悉，可能又面臨新人接手問題，影響其專業(yè)性。筆者建議可由檔案管理局或教育部建立大學(xué)檔案管理認(rèn)證機(jī)制，或規(guī)定從事檔案管理工作人員每年需接受多少小時(shí)專業(yè)課程，建設(shè)檔案管理工作的專業(yè)性，健全檔案管理工作，亦可提升檔案管理工作的專業(yè)地位。