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        紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策

        2019-12-20 08:47:30李彩真
        卷宗 2019年33期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理

        摘 要:信息時(shí)代背景下,紙質(zhì)檔案信息化管理已經(jīng)成為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代使命。但是,在這一過(guò)程中,這項(xiàng)革命性轉(zhuǎn)變工作還面臨著一些困難和挑戰(zhàn)。這就要求根據(jù)國(guó)家和地方的實(shí)際情況,創(chuàng)造出規(guī)范統(tǒng)一、可操作性強(qiáng)、科學(xué)有效的工作方法,以加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案;數(shù)字化管理;問(wèn)題與對(duì)策

        所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)檔案載體進(jìn)行數(shù)字化。當(dāng)前,互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺重要組成部分,正在改變著人們收集、管控、組織、保管、傳遞及利用信息方式,對(duì)人們的生活與工作產(chǎn)生了革命性影響。為了有效滿足人們對(duì)檔案信息資源的需求,加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理就顯得非常必要。然而,在借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程中,也面臨著一些困難與挑戰(zhàn)。這就需要結(jié)合我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃與地方檔案管理工作實(shí)際情況,加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程,不斷完善檔案管理工作。

        1 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的必要性

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及,加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理,成為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代使命。推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,“可以帶動(dòng)檔案整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)工作,還可以保護(hù)紙質(zhì)檔案安全。”[1]這是一項(xiàng)一舉多得的戰(zhàn)略舉措。

        1)主動(dòng)適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需要。從2011年開(kāi)始,紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為我檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作。沒(méi)有紙質(zhì)檔案數(shù)字化,就不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求。一方面,加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化,能夠擴(kuò)大檔案信息的儲(chǔ)存量,有效滿足信息時(shí)代人們對(duì)檔案信息的需求。同時(shí),檔案存儲(chǔ)的空間及費(fèi)用將會(huì)降低,查閱檔案的時(shí)間成本也大大降低。另一方面,紙質(zhì)檔案信息化能夠“跨越時(shí)空障礙,實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)服務(wù)。”[2]即時(shí)的檔案數(shù)據(jù)信息,能夠?yàn)椴殚喺咛峁﹥?yōu)質(zhì)便捷的多樣化服務(wù),也能大幅度提高檔案管理工作的效率。

        2)保存與保護(hù)紙質(zhì)檔案的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存相對(duì)比較零散,也容易出現(xiàn)紕漏和不全面的問(wèn)題。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后,可以有效避免這一難題。而且,紙質(zhì)檔案資源是國(guó)家非常寶貴的資源,一旦丟失或遭受破壞將造成無(wú)法挽回的嚴(yán)重后果。加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理,不但能夠有效繼承原檔案的信息為查閱者提供查閱服務(wù),還能夠減少因查閱對(duì)原檔案的損害,降低其老化的速度。這也是保護(hù)紙質(zhì)檔案的一個(gè)重要舉措。

        2 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

        2016年4月,《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》發(fā)布,提出了“檔案信息化、數(shù)字化的戰(zhàn)略規(guī)劃,有效推進(jìn)檔案資源信息共享?!盵3]這為我國(guó)推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了發(fā)展方向。但是,在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過(guò)程中,還面臨著一些實(shí)際問(wèn)題亟待解決。

        1)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失。從2018年1月1日起,DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本依據(jù)正式實(shí)施,為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了重要的行業(yè)規(guī)范和技術(shù)規(guī)程。但是,并未對(duì)該項(xiàng)工作的具體工作流程、操作步驟做出明確要求,也沒(méi)有統(tǒng)一的、完整的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中,雖然各個(gè)省份根據(jù)自己的實(shí)際情況制定了檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn),但我國(guó)還缺乏國(guó)家層面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字化進(jìn)程中,不同類型的檔案對(duì)管理?xiàng)l件和技術(shù)的要求也不同,標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一勢(shì)必會(huì)造成數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中的差異性和無(wú)章可循,客觀上也制約了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程,更不利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息資源共享的最終目的。

        2)專職檔案人員的數(shù)字化技術(shù)缺乏。紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)檔案管理人員有著較高的技術(shù)要求。當(dāng)前,網(wǎng)絡(luò)使用在我國(guó)已經(jīng)普及,檔案管理人員也開(kāi)始運(yùn)用信息化技術(shù)保管和處理檔案,效率大為提升。然而,會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行專門的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是兩個(gè)概念,紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)技術(shù)。也就是說(shuō),紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理既需要相關(guān)人員具備數(shù)字化專業(yè)技術(shù)背景,同時(shí)又需要懂檔案管理。在現(xiàn)實(shí)生活中,大部分一線檔案管理人員并沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的和系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),難以熟悉掌握相關(guān)技術(shù),特別是檔案掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)方面等方面的技術(shù)。由于受專業(yè)知識(shí)和技能的限制,一線檔案工作人員的數(shù)字化管理專業(yè)技術(shù)較為匱乏,這遲滯了我國(guó)檔案管理的信息化進(jìn)程。

        3)紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)管理缺位。目前,我國(guó)各個(gè)單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程參差不齊,最終取決于對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一個(gè)投入大、見(jiàn)效慢的工作,往往得不到足夠重視。一些單位的檔案管理人員在信息技術(shù)發(fā)展迅猛的時(shí)代往往跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。而且,檔案管理者在思想上和行動(dòng)上,也不能適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的要求。我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展歷程短,還存在著監(jiān)督柔性多于剛性的問(wèn)題,業(yè)務(wù)部門的檢查力度也不夠,數(shù)字化僅作為一項(xiàng)加分項(xiàng),并未做出硬性規(guī)定,這也成為紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作長(zhǎng)期得不到重視的重要原因。

        4)紙質(zhì)檔案數(shù)字化啟動(dòng)資金不到位。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅需要信息技術(shù)的支撐,也需要相應(yīng)的軟硬件輔助,比如說(shuō),數(shù)碼相機(jī)、高速掃描儀、移動(dòng)硬盤、計(jì)算機(jī)等,這就離不開(kāi)雄厚的資金支持。然而,當(dāng)前我國(guó)很多單位對(duì)檔案的資金投入力度都嚴(yán)重不足,這直接影響到檔案數(shù)字化工作的進(jìn)度。

        3 解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理問(wèn)題的科學(xué)對(duì)策

        根據(jù)國(guó)家的要求和地方工作的實(shí)際,加快尋找解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理困境的可操作性強(qiáng)的解決方案,是推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)要求。

        1)制定全國(guó)統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)檔案發(fā)展史上,不同的時(shí)代對(duì)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)做出過(guò)相應(yīng)調(diào)整,這對(duì)實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化非常不利。這就要求加快制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)的統(tǒng)一的、科學(xué)的、全面的工作流程?!霸谧鹬貧v史的基礎(chǔ)上,制定出國(guó)家統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),”[4]指導(dǎo)各單位制定與自身實(shí)際相符合的規(guī)章制度與實(shí)施細(xì)則,有效明確各自的任務(wù)、指責(zé)和標(biāo)準(zhǔn),加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

        2)全面提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。一線檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng),是推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的前提和基礎(chǔ),這就要求加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。從檔案數(shù)字化建設(shè)的角度來(lái)看,一方面,各相關(guān)單位要重視人才引進(jìn)工作,著力引進(jìn)掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)、操作技能的高校檔案學(xué)專業(yè)的相關(guān)人才,為推進(jìn)檔案數(shù)字化儲(chǔ)備人才。另一方面,立足于當(dāng)前各相關(guān)單位的一線工作人員,加強(qiáng)對(duì)其“在數(shù)字化知識(shí)與技能等方面進(jìn)行培訓(xùn),”[5]提高他們的信息化專業(yè)素養(yǎng),為順利推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理奠定人才基礎(chǔ)。

        3)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的領(lǐng)導(dǎo)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視紙質(zhì)檔案數(shù)字化,才能順利推進(jìn)這項(xiàng)工作。這就要求各相關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭抓好這項(xiàng)工作,切實(shí)把紙質(zhì)檔案數(shù)字化納入到單位整體規(guī)劃中來(lái),并成立專門的機(jī)構(gòu)或者人員來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。并且,單位領(lǐng)導(dǎo)要保證對(duì)此項(xiàng)工作在財(cái)力、物力方面的支持,協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難與問(wèn)題。同時(shí),檔案行政部門要落實(shí)責(zé)任追究制度、加大執(zhí)法力度和檢查力度,切實(shí)激發(fā)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)紙質(zhì)檔案信息化管理工作的熱情,以全面提升該項(xiàng)工作的管理水平。

        4)保證數(shù)字化建設(shè)的資金投入。經(jīng)費(fèi)是當(dāng)前制約紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。這就要求相關(guān)單位要設(shè)立專項(xiàng)資金支持此項(xiàng)工作的開(kāi)展,還可以向社會(huì)募集資金,以全面確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)資金的投入。只有全方位籌措的資金到位,才能購(gòu)置數(shù)字化工作所必要的設(shè)備,或者為紙質(zhì)檔案信息化工作整體外包提供資金積累。因此,保證充足的資金投入,是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的首要任務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]崔清新.五問(wèn)檔案與民生——專訪國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華[EB/OL].中央政府門戶網(wǎng)站,http://www.gov.cn/xinwen/2016-06/09/content_5080801.htm,2016/06/09.

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        [3]國(guó)家檔案局.全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[EB/OL].國(guó)家檔案局官網(wǎng),http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.2016/04/17.

        [4]盧森林,吳麗華.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館藏檔案數(shù)字化、編研與利用研究[M].北京:北京理工大學(xué)出版社,2015年.

        [5]張寧.室藏檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].北京檔案,2018(2).

        作者簡(jiǎn)介

        李彩真(1974-),女,漢族,安徽阜陽(yáng)人,安徽省阜陽(yáng)市太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案室主任,館員,研究方向:檔案管理。

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