張曉麗

摘 要：數(shù)字化建設是當前檔案管理的一個新概念和新思路，也是城建檔案管理的重要工作內(nèi)容和必然趨勢，因此相關(guān)部門需要加大力度，通過提高檔案管理人員的思想認知，并不斷完善其制度規(guī)定，保證城建檔案管理的順利開展。在管理過程中，積極對檔案數(shù)據(jù)進行維護及完善，在信息技術(shù)滿足需求的情況下，更好地對數(shù)字化建設管理工作進行創(chuàng)新，以助于城建檔案管理工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案工程;檔案管理;應用

為了更好地提高城建檔案的管理效率，利用數(shù)字化建設進行檔案管理能夠有效地對城建檔案信息進行量化分析并節(jié)省一定的資源，逐漸實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展和信息化技術(shù)應用，因此加強數(shù)字化建設對于城建檔案管理是很有必要的。

1 檔案數(shù)字化的涵義

數(shù)字化主要是以計算機信息處理技術(shù)為支撐，對數(shù)據(jù)信息進行數(shù)字編碼，滿足快速傳輸以及準確處理的需求，凸顯技術(shù)的綜合性。檔案數(shù)字化的發(fā)展與計算機技術(shù)以及多媒體技術(shù)具有不可分割的關(guān)系，是新型的檔案信息模式，依托數(shù)據(jù)庫、壓縮以及掃描技術(shù)，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化電子檔案的過渡，更顯檔案數(shù)字化信息庫的特征。依托數(shù)字化存儲方式，加之網(wǎng)絡化傳輸?shù)膽茫ㄟ^計算機系統(tǒng)進行信息處理，滿足檔案信息利用與共享的目的。在數(shù)字化的應用下，檔案被合理優(yōu)化與整合，對提升資源共享率意義深遠。

2 數(shù)字化建設在檔案管理中的意義及作用

1）節(jié)省儲存空間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，文件一般都是以紙質(zhì)版的形式進行保存，一個項目下來，可能形成的文件就已經(jīng)有一大沓，還需要專業(yè)人員進行分類并加以保存，所以對檔案文件的儲存空間和位置都有一樣的要求，這些都是讓檔案管理人員非常頭痛的困擾。數(shù)字化建設在信息技術(shù)的運行下能夠大大節(jié)省文件的空間和內(nèi)存，將傳統(tǒng)大量的紙質(zhì)文檔進行掃描壓縮，更利于文件的存放，也大大節(jié)省了儲存的空間。借助數(shù)字化信息技術(shù)的資源優(yōu)勢，利用多元化的儲存方式提高文件儲存的兼容性。

2）規(guī)范檔案管理。數(shù)字化建設在城建檔案管理中進行應用，保證了檔案信息的完整度及準確性，并規(guī)范了城建檔案的工作方式，無論是從檔案信息的收集、整理，還是分析、儲存等工作，都有了更為明確的規(guī)定及管理。通過利用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和設備，提高了檔案管理的工作效率和質(zhì)量，為檔案管理人員的工作帶來了便利。加上數(shù)字化建設的技術(shù)逐漸成熟，有些地方已經(jīng)使用硬件平臺與軟件平臺相結(jié)合的方式進行管理，有效地避免了檔案管理的風險。

3）檔案信息調(diào)取。在城建項目執(zhí)行過程中，很多時候會因為一些自然因素、環(huán)境條件等應急情況的發(fā)生而阻礙了施工進度。在城建檔案管理中進行數(shù)字化管理，能夠快速地調(diào)取相關(guān)參考數(shù)據(jù)，充分利用這些數(shù)據(jù)信息，給予施工團隊正確的方向思路及解決方案，從而保證施工的順利開展。與此同時，數(shù)字化建設還能夠?qū)ο嚓P(guān)的案例及資料進行查找，隨時隨地對區(qū)域、環(huán)境、資源等信息進行查詢，對城建工程項目有著重要的作用。

3 如何有效發(fā)揮數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的效用

1）深化工程檔案數(shù)字化管理認識。工程檔案數(shù)字化管理對促進檔案管理與開發(fā)具有重要推動作用，因此要從思想上加強對檔案數(shù)字化管理的重視，將數(shù)字化管理工作落到實處。合理增加投入，構(gòu)建數(shù)字化檔案組織機構(gòu)，高效應用數(shù)字化管理人才，提高配套設施水平，結(jié)合工程實際，構(gòu)建科學與高效的檔案管理系統(tǒng)。

2）積極構(gòu)建完善的數(shù)字化工程檔案管理機制。強化制度性保障作用的發(fā)揮，加快標準化進程，為了深化數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應用，要重視構(gòu)建先進的管理機制，積極進行優(yōu)化與完善，提升工程檔案數(shù)字化管理的科學性與標準化，滿足高效性的需求。具體講，要重視內(nèi)部數(shù)字化建設，遵循檔案管理規(guī)律，構(gòu)建合理的數(shù)字化管理標準，重視實施目標機制，將工程檔案數(shù)字化管理的流程、內(nèi)容以及相關(guān)制度落到實處，促使運行體制更加高效與順暢，從根本上保證工程檔案數(shù)字化管理具有可靠的依據(jù)。

3）重視數(shù)字化工程檔案管理人才的培養(yǎng)與教育。提升檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，對于工程檔案數(shù)字化管理而言，高素質(zhì)的專業(yè)人才不可或缺，因此要重視對檔案管理人員進行專業(yè)化培養(yǎng)與教育。積極開展專業(yè)化培訓，對先進管理理念、思想與模式進行宣傳與講解，并有效落實，強化與工程事業(yè)發(fā)展實際相結(jié)合，以期培養(yǎng)更多掌握檔案管理、通曉數(shù)字化管理模式的綜合性人才，為工程檔案數(shù)字化管理提供豐富的人才儲備。首先，發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，進行各種信息的編輯與整理。為了增大檔案利用價值，強化管理效率的提升，要通過計算機進行檔案資源的管理，遵循行業(yè)發(fā)展規(guī)律，進行合理編制與保存。其次，對檔案管理體系進行規(guī)劃，強化信息管理的整合與規(guī)范，保證檔案信息的準確性與可靠性。為此，在進行信息模式轉(zhuǎn)變的過程中，要遵循規(guī)律，有條不紊，最大化地發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的價值。最后，對資源庫進行優(yōu)化與完善，保證開放性與先進性，及時進行更新，有效發(fā)揮資源庫的價值。在工程檔案數(shù)字化管理中，要轉(zhuǎn)變檔案信息管理模式，發(fā)揮信息化模式的價值，尤其要重點進行檢索劃分。此外，重視選派專人進行資源庫的管理，以維護運行的安全性與穩(wěn)定性。

4）以工程檔案特征為基礎，做好階段性收集。工程項目涉及諸多階段與時期，因此檔案管理工作要重視專業(yè)人員的合理分配，強化人員培訓，將階段性工作落到實處，做好檔案收集與整理，保證分工明確、交接有序，切實提高檔案管理工作效率。另外，要重視原始檔案的保存。檔案數(shù)字化的目的是便于調(diào)取與共享，而原始文件的保存在根本上維護了檔案的可靠性與準確性。

5）數(shù)據(jù)上得以更新。由于城建檔案管理涉及的數(shù)據(jù)較多，相關(guān)部門可以通過建立數(shù)據(jù)庫的形式進行數(shù)據(jù)管理，確保數(shù)據(jù)得到及時的更新和有效。數(shù)據(jù)庫是一種很好的數(shù)據(jù)建立系統(tǒng)模式，能夠高效地處理及歸納到具體的檔案數(shù)據(jù)，從而完善城建檔案管理的工作。建立相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫后，必須對檔案管理人員進行賬號資料的確立，保證其隨時進行更新及調(diào)取資料信息。相關(guān)部門要對數(shù)據(jù)庫執(zhí)行過程進行規(guī)范，確保城建檔案數(shù)據(jù)的準確性和更新度，更好地推動檔案數(shù)字化建設工作。與此同時，還要確保數(shù)字化建設的安全網(wǎng)絡構(gòu)建，在制定相關(guān)規(guī)定的時候，必須明確規(guī)定檔案管理人員的責任，確保數(shù)據(jù)的安全及準確。例如，設置身份證驗證、短信驗證、賬號密碼設置、選取安全系數(shù)高的設備等，嚴格審核數(shù)字化建設中的數(shù)據(jù)安全，保證數(shù)據(jù)處于安全的網(wǎng)絡體系中。

6）健全數(shù)字化工程檔案管理機制。針對當前各種類型的檔案管理軟件，為方便管理以及信息對接、共享，要制定數(shù)字化檔案管理規(guī)范，完善和優(yōu)化當前的管理模式和規(guī)則，制定科學的標準，將數(shù)字檔案管理的流程和內(nèi)容落到實處。

7）保持檔案管理與施工進度同步。工程項目從開始到完成，整個過程歷時較長，所以需要將檔案管理與施工進度相結(jié)合，檔案收集整理和歸檔保管與施工進度保持同步，這樣才能保證檔案的齊全完整。在歸檔的同時，針對類似的項目，查看注意事項，特別是在施工后期避免重復。

4 結(jié)語

立足工程檔案管理，數(shù)字化管理模式依托先進的信息技術(shù)，強化檔案信息資源的高效管理與整合，維護信息存儲的穩(wěn)定性，凸顯較高的應用價值?；诖?，要對數(shù)字化檔案模式進行系統(tǒng)分析，結(jié)合工程檔案發(fā)展實際，明確發(fā)展中存在的不足，掌握數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，構(gòu)建更加科學與高效的發(fā)展對策，保證與時代相契合，從根本上有效發(fā)揮工程檔案的社會價值。

參考文獻

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