摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的一項(xiàng)重要組成部分，通過(guò)科學(xué)的方法將檔案從分散轉(zhuǎn)為集中統(tǒng)一利用，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。隨著我國(guó)信息化技術(shù)不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和方向，本文首先分析了新時(shí)代環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的新要求，指出當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作存在的問題，并提出合理化的解決措施，希望能給檔案管理相關(guān)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化;存在問題;解決措施

以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展給當(dāng)今很多事物帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。對(duì)于檔案工作而言，傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工操作實(shí)施，效率低下且耗時(shí)費(fèi)力，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案性質(zhì)來(lái)看，其肩負(fù)著記錄政府/公共事業(yè)信息，維護(hù)黨和國(guó)家真實(shí)的歷史面貌的使命，屬于公共管理范疇，在新的歷史環(huán)境下，研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作，對(duì)于其他行業(yè)檔案管理和檔案管理制度的改革創(chuàng)新均具有一定借鑒意義。

1 新時(shí)代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的新要求

我國(guó)檔案最早可追溯到夏商時(shí)期，經(jīng)過(guò)多年研究探索，管理經(jīng)驗(yàn)日益豐富，建設(shè)成效逐漸顯現(xiàn)。然而，隨著人們對(duì)公共服務(wù)的要求越來(lái)越高，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在完整性和時(shí)效性上提出了越來(lái)越高的要求，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是要求檔案管理進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理主要包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索和提供利用等環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案更多的是記錄公共服務(wù)信息的載體，需要在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，如管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、整理流程標(biāo)準(zhǔn)化等等，這是提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要方面，也是提升服務(wù)質(zhì)量的重要抓手。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理者必須加強(qiáng)新技術(shù)新手段的運(yùn)用，不斷優(yōu)化檔案管理方法，確保檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀需要。

二是要求檔案管理必須具備前瞻性。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)、政治、文化管理都對(duì)檔案工作提出了新的需要，只有檔案才是一個(gè)單位、一個(gè)城市、一個(gè)國(guó)家建設(shè)的“活字典”，檔案管理的前瞻性要求檔案管理者必須不斷適應(yīng)當(dāng)前和未來(lái)社會(huì)發(fā)展的新要求，不斷加強(qiáng)檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)，尤其是嘗試運(yùn)用信息化前沿管理手段，來(lái)加強(qiáng)檔案的錄入、數(shù)字化存儲(chǔ)、閱覽和異地傳輸使用。

三是要求檔案管理的效率性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的信息錄入和數(shù)字化存儲(chǔ)是為了更好的實(shí)現(xiàn)傳輸和使用，如何便捷、高效地在眾多檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中找到個(gè)人所需的檔案信息內(nèi)容，是提升檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在，也是檔案管理的“生命力”所在，更是新時(shí)代檔案管理服務(wù)改革創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

一是檔案管理信息化人才缺乏。從傳統(tǒng)手工檔案管理跨越至檔案信息化管理，首當(dāng)其沖是需要信息化人才，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員信息化素質(zhì)不高的情形依然存在，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，在崗位設(shè)置時(shí)沒有設(shè)好專業(yè)門檻，人員選拔標(biāo)準(zhǔn)比較隨意，片面認(rèn)為檔案管理崗位是人人均能干的崗位，將一些非專業(yè)人員甚至是兼職人員選派到檔案管理崗位，嚴(yán)重影響了檔案管理以及檔案信息化建設(shè)的步伐。一些單位檔案管理人員年齡偏大，學(xué)習(xí)和接受互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等新事物、新知識(shí)的能力不足。還有一些檔案管理人員工作積極性不高，檔案工作使命感和責(zé)任感不足，不能對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整理和深度挖掘，導(dǎo)致檢索過(guò)程中使一些信息數(shù)據(jù)不能及時(shí)有效提供。

二是檔案管理信息化建設(shè)滯后。一些單位在檔案信息化建設(shè)上不舍得投入，導(dǎo)致硬件和軟件建設(shè)滯后。管理模式和方式陳舊，即使有好的想法但受限于硬件軟件設(shè)施制肘，也難以開展工作。一些單位雖然構(gòu)建了檔案信息管理系統(tǒng)，但僅限于條目錄入，未進(jìn)行頁(yè)面掃描，檔案仍以紙質(zhì)載體為主，信息化查閱也就無(wú)從談起。

三是缺乏相應(yīng)的檔案信息化管理制度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的理念提出后，有的單位率先進(jìn)行了有益探索，但在信息化管理的配套制度建立上，還存在滯后的情形，導(dǎo)致一些單位用“舊瓶裝新酒”，沒有真正指引檔案工作順利開展。制度滯后還導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過(guò)程中人員崗位權(quán)責(zé)劃分不清晰，造成工作中出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象，這些情形在不同程度上均降低了檔案信息化建設(shè)的效果。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

一是提升檔案管理信息化人才技能?，F(xiàn)代檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過(guò)程。信息化建設(shè)需要信息化人才，在具體實(shí)踐中，提升檔案信息化人才技能要做好以下幾點(diǎn)：首先，要提升人員選拔配備的門檻。要優(yōu)先選拔專業(yè)人員到檔案管理崗位工作，破除檔案管理崗位要求不高的誤區(qū)。其次，要組織參與檔案信息化培訓(xùn)。積極與相關(guān)院校、檔案行政管理部門聯(lián)系，學(xué)習(xí)檔案信息化培訓(xùn)課程。對(duì)于一些年齡偏大、學(xué)習(xí)能力較弱的人員，要采取增設(shè)人數(shù)或崗位調(diào)動(dòng)等方式解決實(shí)際工作需要，要認(rèn)真學(xué)習(xí)一些先進(jìn)示范單位的有益經(jīng)驗(yàn)和做法。再次，要建立一定的崗位激勵(lì)機(jī)制。科學(xué)設(shè)置階段績(jī)效和目標(biāo)激勵(lì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)錄入和整理實(shí)施過(guò)程審查，需要收集檔案信息要提前開展指導(dǎo)提醒。要加強(qiáng)與一線整理或各科室兼職檔案人員的交流溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的難點(diǎn)，為其排憂解難，充分調(diào)動(dòng)一線整理或各科室兼職檔案人員的積極性和主動(dòng)性。

二是多措并舉促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。一方面，隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷成熟，檔案管理信息化已經(jīng)具備技術(shù)條件，將為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)革命性的變化。各單位首先要從思想上提高認(rèn)識(shí)，把握這一歷史發(fā)展趨勢(shì)和機(jī)遇。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要進(jìn)一步加大檔案信息化建設(shè)投入，加快檔案信息化建設(shè)步伐，以便更好地為民眾提供公共服務(wù)。采購(gòu)先進(jìn)的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，完成計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，滿足信息化基本需求。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，可以采購(gòu)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，提升人力資源使用效率。要構(gòu)建起完整的檔案數(shù)據(jù)線上管理系統(tǒng)，明確個(gè)體權(quán)限，確保使用個(gè)體能方便快捷地獲取所需的檔案材料。

三是建立配套的檔案信息化管理制度。制度機(jī)制是規(guī)范檔案管理行為的依據(jù)，要敢于打破傳統(tǒng)手工檔案管理過(guò)程中的一些落后機(jī)制，進(jìn)一步精簡(jiǎn)信息化管理的程序和步驟，提升服務(wù)的質(zhì)量和效率。依靠制度機(jī)制進(jìn)一步理清劃分崗位職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范崗位責(zé)任。要結(jié)合當(dāng)前全國(guó)正在進(jìn)行黨政機(jī)構(gòu)改革和事業(yè)單位改革的浪潮，加強(qiáng)與其他單位制度機(jī)制的銜接和對(duì)接，以制度的形式規(guī)范信息化條件下的檔案管理程序，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

4 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)變革給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了發(fā)展契機(jī)，各單位要想加快現(xiàn)代化進(jìn)程，必須從思想認(rèn)識(shí)、人員素質(zhì)、資金投入等方面綜合施策加快檔案信息化建設(shè)的步伐。除此之外，還需注意信息化視角下的檔案管理，高度重視信息安全問題，科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限，定期實(shí)施病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)信息安全可靠，為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

趙秋霞（1988-），女，本科，館員，主要從事檔案管理方面的工作和研究。