林凌

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)的發(fā)展十分迅速，其之下的檔案管理工作也在新的社會(huì)形勢(shì)之下面對(duì)著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我國(guó)各行各業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作都尤為重要，然而當(dāng)前形勢(shì)下，各個(gè)行業(yè)的檔案管理工作都存在不規(guī)范的現(xiàn)象，造成了檔案管理混亂，不能夠達(dá)到人們的預(yù)期。本文將通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合新形勢(shì)的特點(diǎn)，給出相應(yīng)的規(guī)范化策略，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式;檔案管理;規(guī)范化

傳統(tǒng)意義上的檔案管理可能只是對(duì)用戶(hù)個(gè)人信息、交易往來(lái)的記錄活動(dòng)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，讓更多的行業(yè)與之相互聯(lián)系，也讓檔案管理進(jìn)行到新的形勢(shì)，在這樣的形勢(shì)之下一些反饋的信息尤為重要，個(gè)性化服務(wù)需要從業(yè)人員精準(zhǔn)掌握用戶(hù)的信息 ，才能夠不斷規(guī)范檔案管理的工作流程。當(dāng)前檔案管理無(wú)論是相關(guān)人員的意識(shí)、基礎(chǔ)建設(shè)、信息溝通等都存在不規(guī)范，檔案管理作為相關(guān)單位工作的重要部分，必須積極 解決當(dāng)前存在的問(wèn)題，使得檔案管理工作不斷向規(guī)范化邁進(jìn)。

1 我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)意義上的檔案管理只是簡(jiǎn)單的記錄，并且記錄的方式是比較古老的。隨著時(shí)代的發(fā)展新形勢(shì)悄然而至，科學(xué)技術(shù)不斷更新，檔案管理無(wú)論是從形式、內(nèi)容還是意義上都應(yīng)該做出改變。但是調(diào)查顯示，當(dāng)前一些企業(yè)的檔案管理的規(guī)范化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。他們更注重主營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，而沒(méi)有理解檔案管理真正的意義，以及檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的利益。以我國(guó)銀行業(yè)為例，銀行界更加注重的是金融業(yè)的發(fā)展，很大程度上忽視檔案管理工作的機(jī)制改革。金融業(yè)確實(shí)是衡量一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的重要指標(biāo)，但是作為銀行業(yè)重要組成部分的檔案管理工作，如果沒(méi)有規(guī)范并且完整的機(jī)制，必定也會(huì)制止銀行界金融業(yè)的發(fā)展。企業(yè)管理人員意識(shí)淡薄、信檔案管理信息化進(jìn)程停滯不規(guī)范，檔案管理工作流程不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理效率低下等問(wèn)題。如果得不到解決，我國(guó)各行業(yè)的發(fā)展都會(huì)受到很大的阻礙。

2 檔案管理工作規(guī)范化策略

2.1 提高工作人員意識(shí)

任何工作的主體都是工作人員，檔案管理工作是否能夠規(guī)范，關(guān)鍵還是由檔案管理人員來(lái)決定。新形勢(shì)之下，檔案管理人員應(yīng)該提高自己的創(chuàng)新意識(shí)、業(yè)務(wù)交流意識(shí)以及檔案管理信息化意識(shí)。管理人員可以通過(guò)座談活動(dòng)、集中培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)提高工作人員的意識(shí)。一個(gè)充滿活力的工作隊(duì)伍才能夠高效率的完成工作。針對(duì)當(dāng)前工作人員被動(dòng)工作的特點(diǎn)，鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新，積極主動(dòng)尋求新的途徑才是檔案管理發(fā)展的源泉。提高工作人員共享意識(shí)、交流溝通意識(shí)，在頭腦風(fēng)暴或者其他溝通模式中尋求新的方法。想要檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展，首先就要提高管理人員規(guī)范管理的能力，提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)精準(zhǔn)的能力。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，辦公方式以及設(shè)備也改革。人工智能的到來(lái)為人類(lèi)節(jié)省了更多的時(shí)間。針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理效率低下、工序繁雜的情況。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，不單單是在員工的意識(shí)上，也要在硬件上進(jìn)行強(qiáng)化?！扒蓩D難為無(wú)米之炊。”有了先進(jìn)的 技術(shù)方法，工作人員才有更加廣闊的發(fā)展空間?；A(chǔ)建設(shè)規(guī)范化，不僅僅是檔案管理規(guī)范化過(guò)程中一個(gè)至關(guān)重要的步驟，在各行各業(yè)中，想要取得更光明的發(fā)展，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施。

2.3 建立業(yè)務(wù)交流機(jī)制的方法與作用

交流平臺(tái)建設(shè)。新形勢(shì)之下帶動(dòng)人們來(lái)到信息時(shí)代，信息時(shí)代重要的一個(gè)特點(diǎn)就是信息共享、資源共享。檔案管理信息規(guī)范化的發(fā)展使得信息共享成為了必然的選擇。所以說(shuō)，業(yè)務(wù)溝通機(jī)制的建設(shè)也成為了迫切的需求。業(yè)務(wù)交流其實(shí)就是檔案相關(guān)市場(chǎng)內(nèi)部信息的交流，是檔案管理工作正常進(jìn)行的基本保障。檔案管理的首要任務(wù)可以說(shuō)就是交流。當(dāng)前檔案管理市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)壓力還是比較大的，建立檔案業(yè)務(wù)交流機(jī)制能夠使得工作人員實(shí)時(shí)了解最新信息。尤其是金融行業(yè)，銀行的檔案管理需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化而進(jìn)行改革。有競(jìng)爭(zhēng)才有進(jìn)步，與此同時(shí)業(yè)務(wù)交流機(jī)制能夠讓不同的單位之間互相借鑒相關(guān)技術(shù)。這樣各個(gè)單位就可以極大地提高管理效率，降低了運(yùn)營(yíng)的成本。針對(duì)當(dāng)前存在的交流平臺(tái)，建立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)對(duì)發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行審核、管理，避免信息交流平臺(tái)對(duì)相關(guān)人員的信息造成泄露。在信息化的形勢(shì)之下，很多不規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)很容易將顧客或者客戶(hù)的信息泄露，對(duì)相關(guān)人員的日常生活造成影響和困擾。所以說(shuō)，交流平臺(tái)搭建和管理過(guò)程都需要專(zhuān)門(mén)的機(jī)制去管理，才能夠使得檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

2.4 促進(jìn)檔案管理信息化、共享化

信息時(shí)代最重要的特征就是共享。共享經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，使得社會(huì)上的資源得到了更大化的利用。建立檔案管理業(yè)務(wù)交流機(jī)制能促進(jìn)信息技術(shù)共享化的進(jìn)程。一方面，從業(yè)人員可以相互學(xué)習(xí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，“見(jiàn)賢思齊，見(jiàn)不賢二內(nèi)自省也?！比￠L(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身意識(shí)、豐富工作經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化自身的技能。在特定的平臺(tái)通過(guò)專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的積累，員工可以利用業(yè)余的時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，主動(dòng)開(kāi)拓創(chuàng)新。另一方面，不同的行業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的方式是不盡相同的，但也都是大同小異。通過(guò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，求同存異，銀行界可以吸取運(yùn)輸、銷(xiāo)售等行業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)，可能會(huì)博得云開(kāi)見(jiàn)日明。與此同時(shí)，業(yè)務(wù)交流機(jī)制需要加強(qiáng)對(duì)用戶(hù)個(gè)人信息的保護(hù)，避免用戶(hù)的個(gè)人信息、業(yè)務(wù)信息出現(xiàn)泄露。

3 總結(jié)

檔案管理是任何行業(yè)都要進(jìn)行的工作，新形勢(shì)的到來(lái)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作存在的人員意識(shí)不規(guī)范問(wèn)題、管理人員管理工作不規(guī)范問(wèn)題、基礎(chǔ)建設(shè)和隱私管理不規(guī)范等問(wèn)題。利用新形勢(shì)下先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)提高管理人員以及從業(yè)人員的規(guī)范意識(shí)。建立規(guī)范有效的業(yè)務(wù)交流機(jī)制，分享經(jīng)驗(yàn)，解決傳統(tǒng)檔案管理效率低下等問(wèn)題，能夠讓檔案管理工作真正能夠適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，不斷向規(guī)范化發(fā)展。

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