吳 冠 儀

(上海交通大學(xué) 招投標(biāo)與政府采購辦公室，上海 200240)

0 引 言

2003年末國內(nèi)高校啟動了政府采購程序[1]，采購活動離不開供應(yīng)商[2]，有效的供應(yīng)商管理是提高采購質(zhì)效和管理效益的重要基礎(chǔ)。隨著高校年新增資金額度的不斷提高，供應(yīng)商管理成為高校政府采購部門內(nèi)涵建設(shè)的重點。目前高校選擇供應(yīng)商大都圍繞“價格、資質(zhì)、服務(wù)”這3個要素進(jìn)行展開，其中價格往往放在首要地位[3]。然而這種以價低中標(biāo)為導(dǎo)向的采購模式，越來越受到用戶單位的質(zhì)疑，質(zhì)次價廉的中標(biāo)標(biāo)的嚴(yán)重影響了教學(xué)和科研，降低了師生對采購工作的信任度。其主要原因在于對供應(yīng)商的全過程管理不完善，如沒有設(shè)定合理的“門檻”，良莠不齊的供應(yīng)商都有資格參與高校的招標(biāo)采購，個別不法供應(yīng)商以次充好、謀求低價中標(biāo)。因此，科學(xué)設(shè)定門檻,從源頭加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理、通過績效考核引導(dǎo)供應(yīng)商誠信合作，建立良性可續(xù)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，將是高校招標(biāo)采購部門亟待開展的工作。

1 高校政府采購供應(yīng)商管理的特點

高校教學(xué)、科研和社會服務(wù)的多元協(xié)調(diào)發(fā)展，使得政府采購具有其特殊性，由此決定了供應(yīng)商管理具有以下兩個特點。

1.1 供應(yīng)商數(shù)量多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜

某高校截至2017年底共有1 550家供應(yīng)商入庫，其中服務(wù)類供應(yīng)商數(shù)量最少，占8%；貨物類供應(yīng)商占15%；工程類供應(yīng)商占22%；設(shè)備類供應(yīng)商超過一半，占比55%。

該校2017年度完成的全部招標(biāo)項目、中標(biāo)金額與供應(yīng)商入庫信息分析見圖1。從相對比較分析，可以得出兩個事實：① 從采購項目數(shù)量上看，設(shè)備類、工程類采購項目多，與入庫供應(yīng)商數(shù)量呈正相關(guān)，從采購金額上看，呈現(xiàn)負(fù)相關(guān)，而服務(wù)類和貨物類采購項目和金額兩方面均呈現(xiàn)負(fù)相關(guān)。② 設(shè)備類項目數(shù)量最多，金額較大，入庫供應(yīng)商數(shù)量也最多；工程類項目數(shù)量較多，總金額大，其供應(yīng)商也較多；服務(wù)類和貨物類項目項目少、中標(biāo)金額小，入庫的供應(yīng)商數(shù)量少，尤其是服務(wù)類供應(yīng)商。

圖1 2017年度完成招標(biāo)項目統(tǒng)計表

從供應(yīng)商絕對數(shù)量上看，服務(wù)類供應(yīng)商數(shù)量最少也有124家，采購部門每年要對超過1 000家的供應(yīng)商進(jìn)行審核和維護(hù)，加之新入庫供應(yīng)商不斷增加，供應(yīng)商管理工作量巨大，效果不盡如人意，探索供應(yīng)商的全過程管理勢在必行。

1.2 長期合作是高校供應(yīng)商管理的要求

與企業(yè)不同，高校采購目的并非盈利，而是服務(wù)于教學(xué)和科研。采購項目與專業(yè)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)密切相關(guān)，成為重要的硬件支撐。滿足教學(xué)和科研需求，做到師生滿意是衡量采購工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，是采購管理部門工作的重點。高校特點決定了供應(yīng)商長期服務(wù)有利于硬件改進(jìn)、更新，高校政府采購的供應(yīng)商所提供服務(wù)的長期性尤為重要，而非“一錘子買賣”。

2 高校政府采購供應(yīng)商管理存在的問題分析

目前，我國大多數(shù)高校按照《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的相關(guān)規(guī)定，建立了較為完善的采購體制和內(nèi)控機(jī)制。由于招標(biāo)采購在高校實行時間短，高校往往把政府采購的重心放在采購環(huán)節(jié)或是內(nèi)控環(huán)節(jié)上，忽視了對供應(yīng)商的全過程管理，具體表現(xiàn)在沒有制定審核供應(yīng)商的入庫標(biāo)準(zhǔn)、對供應(yīng)商科學(xué)管理不夠、未形成完善的監(jiān)督考核機(jī)制[4]、缺乏專業(yè)供應(yīng)商管理人才[5-6]，導(dǎo)致供應(yīng)商的管理成了采購管理風(fēng)險防控的難點和簿弱環(huán)節(jié)。

2.1 入庫標(biāo)準(zhǔn)不全面導(dǎo)致入庫供應(yīng)商質(zhì)量不佳

供應(yīng)商的選擇關(guān)系到采購活動的質(zhì)量和效益，是成功采購的基礎(chǔ)和前提。目前，大部分高校對供應(yīng)商的入庫標(biāo)準(zhǔn)僅僅是提供“三證合一”的證件即可，而對資信證明、犯罪記錄、受相關(guān)部門處罰等違規(guī)條款未作審查，導(dǎo)致大部門企業(yè)“只要注冊，就能通過”。部分高校雖然建立了供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，如需提供工商網(wǎng)站的截圖，但仍缺乏全面的準(zhǔn)入門檻和專業(yè)的入庫標(biāo)準(zhǔn)。因此高校供應(yīng)商庫表面上數(shù)量多、可選擇面廣，實則魚龍混雜、整體質(zhì)量不佳。

2.2 供應(yīng)商庫信息不齊全，影響全程管理質(zhì)量

高校接觸的供應(yīng)商種類繁多、實力不一，招標(biāo)采購部門的管理人員對供應(yīng)商信息了解渠道有限，主要來源于日常工作和以往采購經(jīng)驗，僅依靠感性認(rèn)識，無法獲得較全面的供應(yīng)商信息。在實際工作中，個別供應(yīng)商隱瞞企業(yè)的真實狀況，用虛假的資質(zhì)文件來應(yīng)標(biāo)，卻在合同履約時私自通過更換品牌型號來降低投標(biāo)文件的技術(shù)要求和參數(shù)指標(biāo)，以期獲取高額利潤。對供應(yīng)商信息變動掌握不夠全面，使得供應(yīng)商庫信息不齊全，部分供應(yīng)商利用管理漏洞“以假亂真”“以次充好”，嚴(yán)重?fù)p害了采購人和優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的合法權(quán)益，影響供應(yīng)商全程管理質(zhì)量。

2.3 大數(shù)據(jù)管理薄弱，入庫供應(yīng)商信息接收不暢

政府采購因限額以下設(shè)備無法在財政部門指定媒體上發(fā)布公告，加之對供應(yīng)商的大數(shù)據(jù)管理薄弱，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫信息更新不及時，無法將采購信息及時傳達(dá)給庫中供應(yīng)商。采購信息一般發(fā)布在學(xué)校網(wǎng)站上，大多數(shù)潛在投標(biāo)人不習(xí)慣每天上各高校網(wǎng)站尤其是各院系的網(wǎng)站一一查看相關(guān)采購招標(biāo)信息，導(dǎo)致發(fā)出的采購招標(biāo)信息不能及時傳達(dá)給相關(guān)供應(yīng)商，信息的公開度大打折扣。開標(biāo)時不足3家投標(biāo)人的情況時有出現(xiàn)，影響采購質(zhì)量。

2.4 考評體系不健全，不利于激發(fā)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的主觀能動性

受高校政府采購部門的管理水平和管理重點所限，大部分高校只注重對資金的使用效益和時效進(jìn)行考核，忽略從全過程對供應(yīng)商考核的把握。部分高校雖然建立了一定的考核機(jī)制，但考核不全面，僅僅對資質(zhì)、質(zhì)保期、供貨能力和付款方式等方面進(jìn)行約束，缺乏對產(chǎn)品性能、穩(wěn)定性、先進(jìn)性、安裝培訓(xùn)與技術(shù)支持、設(shè)備維護(hù)維修能力等深層次的考核[7]。難以做出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的評判，無法設(shè)立“黑名單”和“白名單”，甚至使劣質(zhì)供應(yīng)商入庫如同進(jìn)入“保險箱”，不利于激發(fā)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的主觀能動性。

3 高校引入預(yù)選供應(yīng)商的必要性

預(yù)選供應(yīng)商制度是指在實施具體項目采購時，從通過公開招標(biāo)或公開征集等方式進(jìn)入供應(yīng)商庫，按照規(guī)定的方法確定成交供應(yīng)商和成交金額的一種采購組織形式。該制度最早是在2009年由深圳市政府采購中心率先推出[8]，2012年石家莊市人民政府辦公廳開始推行《石家莊市預(yù)選采購管理辦法》[9]，2018年有學(xué)者研究大數(shù)據(jù)在軍隊采購供應(yīng)商管理中的應(yīng)用[10]。由于高校在政府采購領(lǐng)域起步較晚，鮮有高校施行該機(jī)制，目前尚未有成熟的經(jīng)驗。根據(jù)高校特點，引入預(yù)選供應(yīng)商機(jī)制，是從源頭提高采購質(zhì)量的關(guān)鍵。

3.1 優(yōu)中選優(yōu)，提高采購質(zhì)量

通過預(yù)選機(jī)制設(shè)定供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻，將一些以往存在弄虛作假和非法分包行為或出過安全事故仍在處罰期等情況的不良供應(yīng)商排除在預(yù)選供應(yīng)商庫之外；將信譽(yù)、資質(zhì)好、實力強(qiáng)的供應(yīng)商納入預(yù)選供應(yīng)商庫，加強(qiáng)采購工作的針對性，提高工作質(zhì)效。通過對入選供應(yīng)商在一定金額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的采購項目在預(yù)選供應(yīng)商庫范圍內(nèi)嘗試隨機(jī)抽簽、網(wǎng)上競價等不同的采購方式，提升供應(yīng)商因誠信而獲益的成就感，激勵其提供質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品，提高采購質(zhì)量。

3.2 節(jié)約資源，降低采購成本

供應(yīng)商入庫后，高校政府采購部門可根據(jù)具體的項目情況，采取隨機(jī)抽簽、網(wǎng)上競價等方式確定項目中標(biāo)人，靈活快捷。通過前期預(yù)選，采用簡易定標(biāo)程序，供應(yīng)商不必就每個項目單獨制作標(biāo)書，減少了重復(fù)勞動。采購部門也不必再就每個項目單獨組織評審，減輕了工作壓力，節(jié)約了專家評審費用，降低了采購成本，提高了資金的使用效益。

3.3 操作便捷，提高采購效率

高?？蓪_招標(biāo)限額以下的采購項目因地制宜確定選取方式，即在非公開招標(biāo)預(yù)選采購活動中：20萬元以下項目采用隨機(jī)抽取法，方便快捷；20～60萬元項目采用簡單比價法，因競爭激烈，性價比高的價低者中標(biāo)；60～200萬元項目采用綜合評定法，注重價低合理，給采購單位充分的選擇權(quán)，利于從入庫供應(yīng)商中確定中標(biāo)者；如遇到緊急搶修類工程項目則有的放矢從供應(yīng)商庫中直接確定，能夠兼顧靈活、及時、質(zhì)量。高校使用預(yù)選供應(yīng)商庫將大大提升工作效率，一般公開招標(biāo)采購需要30天，建庫后實施僅需7天，縮短了采購周期。如某高校工程改造項目，時間要求緊迫且地處偏遠(yuǎn)。該校根據(jù)項目特點，采用預(yù)選采購中的“綜合評定法”，項目啟動便立刻從供應(yīng)商庫中隨機(jī)抽取5家企業(yè)，其中4家建筑工程施工總承包一級資質(zhì)、1家建筑工程施工總承包二級資質(zhì)。從發(fā)出響應(yīng)通知到組織開標(biāo)評標(biāo)僅用了7天時間，招標(biāo)結(jié)果達(dá)到預(yù)期效果,采購效率得到了師生的肯定。

4 高校供應(yīng)商的全過程管理

供應(yīng)商管理是一項系統(tǒng)性、長期性的工作, 有賴于招標(biāo)采購部門全體管理者的共同努力。完善供應(yīng)商的全過程質(zhì)量管理[11]，做好對入庫供應(yīng)商資格審查的前期管理、入庫后分級管理、中標(biāo)后追蹤管理等涉及的相關(guān)工作，是高校政府采購質(zhì)量全程透明、可溯源的保證。

4.1 預(yù)選供應(yīng)商的事前管理

4.1.1 以項目需求為引導(dǎo)，確定供應(yīng)商預(yù)選庫

高校采購部門對預(yù)選庫做好頂層設(shè)計，是大數(shù)據(jù)時代供應(yīng)商庫建設(shè)的基礎(chǔ)。自下而上的調(diào)研和自上而下的采購戰(zhàn)略密不可分。根據(jù)校內(nèi)用戶需求結(jié)合學(xué)校發(fā)展的采購戰(zhàn)略，選準(zhǔn)預(yù)選項目，確定預(yù)選庫，齊頭并進(jìn)、重點有序、逐步完善進(jìn)行建設(shè)。如高校每年受理不同院系提交的家具采購項目累計可達(dá)上百萬元，甚至上千萬元，“分散采購、各自為政”的采購方式不僅浪費資源、效率低下、影響師生的科研教學(xué)安排，采購部門的經(jīng)辦人員也分身乏術(shù)。因此，應(yīng)建立和完善供應(yīng)商預(yù)選庫，發(fā)揮家具類預(yù)選供應(yīng)商庫的作用。同時對服務(wù)要求較集中、采購頻繁、供應(yīng)商眾多、評審任務(wù)重的工程設(shè)計、工程監(jiān)理、家具、游學(xué)、會務(wù)、審計服務(wù)、物業(yè)服務(wù)等項目進(jìn)行預(yù)選庫建設(shè)，成熟一批、推出一批，建設(shè)中注意各庫的兼容性。

4.1.2 通用標(biāo)準(zhǔn)與特殊要求相結(jié)合，進(jìn)行資格審查

高校政府采購入庫供應(yīng)商應(yīng)具備下列條件:① 具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任能力；② 具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財務(wù)會計制度；③ 具有履行合同所必需的專業(yè)技術(shù)能力；④ 有依法繳納稅收和社保資金的良好記錄,參加政府采購活動前3年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄及法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。此外，采購人可以根據(jù)采購項目的特殊要求,規(guī)定入庫供應(yīng)商的特定條件。具體操作中要考慮采購項目不同，審查重點不同。對服務(wù)類預(yù)選供應(yīng)商應(yīng)從實力、收取費用標(biāo)準(zhǔn)和其他服務(wù)承諾等進(jìn)行把關(guān)；對貨物類預(yù)選供應(yīng)商的確定，無論從招標(biāo)文件的制訂還是綜合評標(biāo)辦法，都應(yīng)以標(biāo)書中闡明的價格和質(zhì)量為主。遴選結(jié)束后，要明確供應(yīng)商及相應(yīng)貨物品牌，避免不確定性帶來的漏洞[12]。

4.2 入庫供應(yīng)商的管理

4.2.1 實行分級、動態(tài)管理

高校供應(yīng)商種類、數(shù)量繁多，服務(wù)于科研、教學(xué)的能力參差不齊?！胺珠T別類”管理可提高管理效益和采購質(zhì)量[13]。與高校合作的供應(yīng)商大致分為4類:① 新開發(fā)的，用戶和采購部門均了解不深的供應(yīng)商；② 有長期合作關(guān)系、信譽(yù)較好的戰(zhàn)略供應(yīng)商；③ 綜合實力一般、是否繼續(xù)合作有待考察的供應(yīng)商；④ 即將被淘汰且無繼續(xù)合作可能性的供應(yīng)商。對上述供應(yīng)商進(jìn)行分類管理、針對溝通。對新開發(fā)的供應(yīng)商，管理重在規(guī)范、引導(dǎo)；對戰(zhàn)略供應(yīng)商管理的重點在于以提高雙贏質(zhì)量，保持長期良好的合作關(guān)系；對一般供應(yīng)商管理重在指出改進(jìn)的方向，以提供高質(zhì)量服務(wù)保持合作關(guān)系；對將被淘汰的供應(yīng)商，進(jìn)行黃牌警示。此外，定期考核、及時反饋考核結(jié)果，根據(jù)考核結(jié)果，重新確定戰(zhàn)略供應(yīng)商、取消不合格供應(yīng)商投標(biāo)資格。通過動態(tài)管理、優(yōu)進(jìn)劣汰確保供應(yīng)商質(zhì)量。

4.2.2 完善信用檔案，建立“入庫身份證”

通過加強(qiáng)宣傳、主動邀請、專家介紹、用戶推薦等方式充實預(yù)選供應(yīng)商庫，解決供應(yīng)商庫優(yōu)質(zhì)資源不足問題，確保供應(yīng)商庫高水平運行。建立盡可能詳細(xì)的供應(yīng)商大數(shù)據(jù)信用檔案,及時更新供應(yīng)商庫信息、定期對相關(guān)信息進(jìn)行分析和評估，對合格的供應(yīng)商進(jìn)行歸類、歸檔, 公布合格供應(yīng)商名單并頒發(fā)“入庫身份證”?！叭霂焐矸葑C”上主要記錄其參加高校采購活動中是否存在誠信問題、是否及時簽訂合同并認(rèn)真履行合同條款、是否提供良好的售后服務(wù)等。入庫供應(yīng)商的誠信監(jiān)管結(jié)果直接與未來的評標(biāo)工作掛鉤,誠信好的供應(yīng)商在同等條件下享有優(yōu)先權(quán)，失信的供應(yīng)商則在評標(biāo)打分時給予適當(dāng)減分，情節(jié)嚴(yán)重的直接取消其評選資格，避免低質(zhì)量供應(yīng)商進(jìn)入高校市場。

4.3 入庫供應(yīng)商的考評管理

4.3.1 完善考核評價體系

高校特點決定了政府采購供應(yīng)商提供服務(wù)長期的重要性。建立和完善全面的評價體系，考核供應(yīng)商的綜合實力，是指導(dǎo)供應(yīng)商抽取和使用基礎(chǔ)而又關(guān)鍵性的工作，是提高供應(yīng)商整體質(zhì)量不可或缺的環(huán)節(jié)?？己酥笜?biāo)的科學(xué)合理、可操作性和引導(dǎo)性至關(guān)重要。指標(biāo)體系應(yīng)涵蓋高校采購和用戶使用的全過程，依此過程確定考核評價要素、考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)重要性原則對各要素賦予不同的權(quán)重[14-15]，形成具有符合高校特色的考核評價指標(biāo)體系。考核方式可采取現(xiàn)場檢查、項目抽查、采購單位評價等方式對供應(yīng)商工作打分，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、履約情況、服務(wù)質(zhì)量等方面進(jìn)行考核評價。根據(jù)考核結(jié)果，定期對供應(yīng)商做出評價，提出整改建議，收集供應(yīng)商反饋信息，完善考核辦法。

4.3.2 加大供應(yīng)商信息公開力度

強(qiáng)化供應(yīng)商信息公開力度，將預(yù)選供應(yīng)商報名資料、項目履約抽檢報告等相關(guān)信息上網(wǎng)公示，接受群眾及利益相關(guān)方的監(jiān)督舉報，并及時反饋監(jiān)督舉報處理結(jié)果。通過信息公開加大監(jiān)管力度，提高招標(biāo)采購活動的公開性和透明度，創(chuàng)造預(yù)選供應(yīng)商隨時可查、全程留痕可追溯的條件，減少和遏制各種不正當(dāng)競爭行為，有效避免人情干擾、人為操縱，通過營造公開、公平、公正的招標(biāo)環(huán)境，樹立誠信之風(fēng)，實現(xiàn)綠色、生態(tài)采購。

4.3.3 提高供應(yīng)商不誠信成本

高校招投標(biāo)與政府采購部門根據(jù)采購項目執(zhí)行情況和管理需要建立獎懲機(jī)制，建立“黑名單”。在項目服務(wù)期滿公布對中標(biāo)供應(yīng)商綜合考核評價結(jié)果，確定獎勵或淘汰的比例，獲得獎勵的供應(yīng)商可以直接入選下一輪或者予以綜合評分的加分；淘汰不合格供應(yīng)商，取消參與下一輪的入選；對進(jìn)入“黑名單的”供應(yīng)商，2年內(nèi)取消申請加入預(yù)選資格。

5 結(jié) 語

隨著高校“雙一流”的建設(shè)和發(fā)展，采購?fù)度胭Y金量的不斷加大，從源頭抓起，拒絕不法供應(yīng)商，選擇與優(yōu)秀誠信供應(yīng)商合作，提高采購質(zhì)量和資金使用效益，將成為高校政府采購?fù)实墓沧R。對高校政府采購供應(yīng)商的管理還有很多深入細(xì)致的工作需要高校的同仁攜手前行，相信通過共同努力，高校政府采購供應(yīng)商從預(yù)選、管理、考核評價、反饋等全過程管理，在不斷的實踐和探索中逐步趨近科學(xué)、規(guī)范、高效，從采購源頭夯實政府采購部門對學(xué)校發(fā)展的保駕護(hù)航基礎(chǔ)。