(天津中審聯(lián)有限責(zé)任會計師事務(wù)所廣東分所 廣東 廣州 510000)

一、前言

采購審計是將財務(wù)審計、供應(yīng)審計、需求審計、管理審計有機結(jié)合，對采購全過程實施的檢查與分析。其目的是提高采購對象的性價比，降低采購成本，杜絕不合規(guī)情況，促進企業(yè)經(jīng)濟價值的提升和經(jīng)營目標的實現(xiàn)。通信企業(yè)采購對象的特殊性，要求對采購開展的審計工作既要關(guān)注過程審計，更要從審計過程分析采購制度的不足、采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險、采購實務(wù)改進等更為重要的問題。制度設(shè)計、過程管理、審批控制、采購后評估應(yīng)作為采購審計的四個主要關(guān)注點，下面筆者分別對其進行研究與分析。

二、通信企業(yè)采購審計的目標

尋找制度漏洞，不斷改進并確保制度得到有效執(zhí)行，是通信企業(yè)采購審計的首要目標。審計是指為了查明有關(guān)經(jīng)濟活動和經(jīng)濟現(xiàn)象的認定與所制定標準之間的一致程度，而客觀地收集和評估證據(jù)，并將結(jié)果傳遞給有利害關(guān)系的使用者的系統(tǒng)過程。通信企業(yè)采購審計的標準就是國家有關(guān)法律法規(guī)和單位有關(guān)制度。某市的上市企業(yè)還有上級省公司和中央集團公司，因此其制定的制度不能和省公司及集團公司的制度相抵觸。采購過程管理以采購制度為依據(jù)，因此，對制度的可行性和完善性進行審查和評價是采購審計的重要步驟。對市公司采購制度審計來說存在兩個難題。一是自采制度的審計標準，財務(wù)制度一般由企業(yè)會計準則作為指導(dǎo)依據(jù)，而通信行業(yè)采購制度則具有較強的企業(yè)特點，地市公司的采購分為集采和自采，集采是上級公司確定集中供應(yīng)商范圍和采購單價，企業(yè)直接下訂單收貨。集采必須執(zhí)行上級的采購制度。自采是地市公司負責(zé)采購的全過程。由于地市公司采購對象的復(fù)雜性，上級對其采購制度的制定沒有具體和統(tǒng)一的要求，如何對制度進行正確分析并提出完善意見，這對審計人員來說是一個挑戰(zhàn)，首先，審計人員對采購管理流程和采購對象等缺乏深入了解，很難判斷制度的合理性。其次，自采制度審計的標準，同時它又可能存在設(shè)計上的毛病。通過審計，對自采制度進行評價，就是要解決這個矛盾，使自采制度不斷得到完善。

三、制度有效執(zhí)行

有完善的制度，還必須確保制度得到有效的執(zhí)行。首先，要從制度上規(guī)范采購各個環(huán)節(jié)相關(guān)人員的行為，對相關(guān)人員實行責(zé)任追究制度；其次，從管理體制上加強對采購決策者的監(jiān)督，要實行領(lǐng)導(dǎo)干部回避制度，禁止領(lǐng)導(dǎo)干部直接參與采購的評標工作，重要采購實行集體決策原則。在我們對該通信企業(yè)的采購審計中，發(fā)現(xiàn)發(fā)布的采購專家管理辦法中關(guān)于“公司領(lǐng)導(dǎo)可參與評標”的規(guī)定不符合采購“評標與定標”分離原則。

因此，審計人員應(yīng)檢查與采購相關(guān)制度的制定與執(zhí)行情況，一是采購項目招投標執(zhí)行的規(guī)范性，國有上市通信企業(yè)采購的招投標制度通常由國際四大會計師事務(wù)所和其他專家參與制定，相對比較規(guī)范。重點檢查招投標組織程序是否嚴格，評委的抽取過程是否合理。

四、案例分析

在這家國有通信企業(yè)采購審計中，我們發(fā)現(xiàn)了以下情況。

(一)評委抽取過程不規(guī)范

查看項目“中國某公司2018—2019年機房土建及配套設(shè)計公開招標項目(地市)”評標過程中時，抽取評委的視頻錄像，發(fā)現(xiàn)工作人員在抽取評委過程中存在被抽取評委“廢棄”理由不成立。

(1)2018年8月27日開始從專家?guī)熘谐槿≡u委，第一輪第2次抽取，工作人員(視頻中07:30)撥打電話聯(lián)系評委李某(手機號碼：1380923XXXX)時，電話無人接聽，時隔31秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中08:01)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(2)第一輪第5次抽取，工作人員(視頻中24:31)撥打電話聯(lián)系評委容某(手機號碼：1392262XXXX)時，電話中提示“您撥打的電話正在通話中……”(視頻中24:42)，時隔1分13秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中25:55)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(3)第一輪第5次抽取，工作人員(視頻中27:01)撥打電話聯(lián)系評委李某(手機號碼：1392260XXXX)時，電話中提示“關(guān)機”(視頻中27:24)，工作人員判定為“廢棄”(視頻中28:00)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(4)第一輪第21次抽取，工作人員(視頻中44:30)撥打電話聯(lián)系評委劉某(手機號碼：185200XXXXX)時，電話無人接聽，時隔1分30秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中46：00)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(二)中標單位應(yīng)答文件單位名稱與公章名稱不一致未進行澄清

中國某公司2018年窗簾采購公開詢價項目(地市)項目，預(yù)算金額92.44萬元(不含稅)，采用公開詢價方式采購。中標單位公司名稱與詢價應(yīng)答文件中公司名稱不一致。中標單位為某市商貿(mào)有限公司，詢價應(yīng)答文件中公司名稱為某市商務(wù)有限公司，經(jīng)查詢訂單系統(tǒng)，該公司開標一覽表中公司名稱信息與詢價應(yīng)答文件中該公司印章一致。紙質(zhì)標書中詢價應(yīng)答文件公司名稱與中標單位公司名稱不一致，評委未啟用澄清程序讓供應(yīng)商進行澄清。

(三)中選供應(yīng)商提供無效的審計報告

“中國某公司2018—2019年機房土建及配套施工公開招標項目(地市)”，預(yù)算金額7 600萬元，采用公開招標方式，共分5個標段，其中第1標段中選供應(yīng)商為某控股集團有限公司。根據(jù)2012年8月15日某省注冊會計師協(xié)會發(fā)布的《某省注冊會計師行業(yè)業(yè)務(wù)報告防偽報備管理暫行辦法》第二章第七條：事務(wù)所按照《中華人民共和國注冊會計師法》規(guī)定開展的注冊會計師法定業(yè)務(wù)，即財務(wù)報表審計、專項審計、驗資及其他法定業(yè)務(wù)均應(yīng)進行業(yè)務(wù)防偽報備。查看某控股集團有限公司提供的投標文件，2015年度、2016年度財務(wù)報表審計報告均由廣州某會計師事務(wù)所出具，其中根據(jù)2015年度財務(wù)報表審計報告的報備號在廣東省注冊會計師協(xié)會網(wǎng)站上查詢無記錄；2016年度財務(wù)報表審計報告出具日期為2017年3月29日，經(jīng)查詢某省注冊會計師協(xié)會網(wǎng)站，該事務(wù)所于2016年X月X日被某省財政廳收回會計師事務(wù)所執(zhí)業(yè)證書，明確不得繼續(xù)執(zhí)業(yè)。中選供應(yīng)商某控股集團有限公司出具的2015年度、2016年度財務(wù)報表審計報告均為無效審計報告。

五、總結(jié)

針對以上發(fā)生的采購問題，我們認為要通過采購審計，在以下四個方面得到提高。

一是要保證企業(yè)進一步建立和完善采購管理制度，重視采購法規(guī)的學(xué)習(xí)。審計發(fā)現(xiàn)該地市公司的管理機構(gòu)最近制定了很多制度，由于通信產(chǎn)品物資更新?lián)Q代快，采購管理制度必須隨之不斷更新。采購管理及相關(guān)人員必須不斷學(xué)習(xí)。要切實做好風(fēng)險防范工作，涉及的知識面比較多。比如，要能看懂采購文件關(guān)鍵要點，要有一定的法律知識，要對所購買物資和服務(wù)特點、質(zhì)量標準等有一定的了解等。

二是要將采購審計與工程審計、經(jīng)濟責(zé)任審計有機結(jié)合起來。比如，一些工程審計發(fā)現(xiàn)設(shè)計遠超實際需要，這很容易造成過量采購，采購審計定能發(fā)現(xiàn)庫存物資積壓。要解決這類問題需要采購部門與工程部門相互配合，以減少損失。經(jīng)濟責(zé)任審計發(fā)現(xiàn)一些代維舞弊多報銷費用，采購審計定能發(fā)現(xiàn)提供代維服務(wù)供應(yīng)商的履約問題，將一些提供服務(wù)不到位的供應(yīng)商拉入黑名單。

三是要提高驗收人員的技能。在對該市國有上市通信企業(yè)進行宣傳品采購審計時，現(xiàn)場測量海報銅版157G860|570發(fā)現(xiàn)，一張海報銅版實際重量為70g，長860mm，寬570mm，厚度0.12mm,故紙張克重142.80[70/(860×570)×1 000 000]g/m2，但訂單內(nèi)容規(guī)定海報銅版紙張克重為157g/m2，差異14.2g/m2，差異率為9%，涉及含稅金額0.011 4萬元。在與驗貨人員溝通時，他們說不懂怎么計算克重，所以才有這種偷工減料的舞弊現(xiàn)象。

四是重視對整改情況的跟蹤，將建議落到實處。對采購審計發(fā)現(xiàn)的問題及提出的審計意見，相關(guān)業(yè)務(wù)部門按要求在規(guī)定的期限內(nèi)進行整改，要建立整改情況跟蹤機制，通過電話回訪、上門督促、公開公示等各種形式，確保各項建議落到實處。