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        ERP系統(tǒng)在獨(dú)立學(xué)院財務(wù)管理中的優(yōu)缺點(diǎn)

        2019-12-20 09:50:07
        新營銷 2019年10期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)財務(wù)管理成本

        (蘇州大學(xué)文正學(xué)院 江蘇 蘇州 215200)

        ERP系統(tǒng)在實際使用過程中主要服務(wù)于財務(wù)部門,ERP系統(tǒng)可以將管理融入現(xiàn)代信息科技,避免原來管理冗雜且效率不高的情況。ERP系統(tǒng)也可以實現(xiàn)各部門之間的信息集成與互動,為財務(wù)收集各類經(jīng)營管理信息,且ERP系統(tǒng)具有較強(qiáng)的時效性和準(zhǔn)確性,能夠有效保障財務(wù)信息質(zhì)量并提升財務(wù)工作的效率。

        一、ERP系統(tǒng)概述

        首先,ERP系統(tǒng)可以解決獨(dú)立學(xué)院財務(wù)管理中遇到的很多問題,例如,信息溝通不暢、數(shù)據(jù)缺乏時效性與準(zhǔn)確性等;其次,ERP系統(tǒng)提升了財務(wù)工作的價值,使財務(wù)工作可以獲得更多人的認(rèn)同;最后,ERP系統(tǒng)可以更好地為數(shù)據(jù)提供保護(hù),減少數(shù)據(jù)流失的可能性。

        綜上所述,ERP系統(tǒng)的作用就是將獨(dú)立學(xué)院的管理數(shù)據(jù)整合在一起,在系統(tǒng)內(nèi)對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和存儲,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用,可以優(yōu)化財務(wù)整體工作流程,降低原財務(wù)的工作量,提升工作效率。

        在獨(dú)立學(xué)院的財務(wù)管理工作中,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在兩個方面。一是ERP系統(tǒng)改變了財務(wù)原有的工作模式,使財務(wù)的工作效率較以往有了很大程度的提升。二是當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時代,ERP系統(tǒng)可以幫助獨(dú)立學(xué)院積極地與時代接軌。在會計核算中,ERP系統(tǒng)可以直觀地展現(xiàn)各項財務(wù)數(shù)據(jù),幫助管理者了解當(dāng)前的經(jīng)營管理情況。此外,ERP系統(tǒng)可以對現(xiàn)金流進(jìn)行有效的把控,減少不必要的資金支出。除上述外,ERP系統(tǒng)還能幫助財務(wù)人員處理善后工作。ERP系統(tǒng)雖然具有很多優(yōu)點(diǎn),但ERP系統(tǒng)應(yīng)用的時間較短,還存在很多的不足,在實際應(yīng)用中,應(yīng)對其優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行辨證的分析,從而妥善地對ERP系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用。

        二、ERP系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)分析

        (一)ERP系統(tǒng)擁有較強(qiáng)的整合性、便利性以及彈性

        在財務(wù)部門引入ERP系統(tǒng)之前,財務(wù)工作人員每天忙于收集各類經(jīng)營數(shù)據(jù),工作十分繁重。此外,財務(wù)人員將注意力集中在經(jīng)營數(shù)據(jù)上必然造成對管理信息的忽略,從而造成管理信息片面,難以使管理者全面地了解獨(dú)立學(xué)院的實際運(yùn)行情況,無法就獨(dú)立學(xué)院的下一步運(yùn)營做出準(zhǔn)確的判斷。ERP系統(tǒng)引進(jìn)后,管理信息缺失的情況得到了很大的改善,ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的整合性,決定了其可以將整個經(jīng)營信息與管理信息囊括其中,在ERP系統(tǒng)中,信息整合為決策提供了更科學(xué)的參考。此外,ERP系統(tǒng)具有極強(qiáng)的便利性,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以在任何一臺可供支持的計算機(jī)上實現(xiàn),無論管理者身處任何位置,只要登錄ERP系統(tǒng),即可查閱自己權(quán)限內(nèi)所能看到的各種信息,并利用自身的權(quán)限對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,相關(guān)部門的人員可以參照數(shù)據(jù)指令進(jìn)行工作調(diào)整。ERP系統(tǒng)是由多個模塊組成的,在實際使用中,ERP系統(tǒng)可根據(jù)實際需要對應(yīng)用模塊進(jìn)行增加或減少,并將各模塊整合應(yīng)用在一起,這一功能可以極大地滿足實際需要,避免不必要的資源浪費(fèi),也能很大程度上提升應(yīng)變協(xié)調(diào)能力。

        (二)ERP系統(tǒng)有助于數(shù)據(jù)集中存儲

        ERP系統(tǒng)最直接的作用就是將各種類型的經(jīng)營和管理信息整合在一起,并將其存儲在后臺的服務(wù)器中。數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)工作開展的重要支撐,如果失去數(shù)據(jù)采集和存儲功能,ERP系統(tǒng)將不復(fù)存在。對獨(dú)立學(xué)院而言,將財務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、酬金系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)收費(fèi)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、實驗材料管理系統(tǒng)等各部門的系統(tǒng)在ERP系統(tǒng)中開發(fā)模塊,進(jìn)行集中存儲。ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存儲本質(zhì)上就是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫建成后,使用者可在自身的權(quán)限范圍內(nèi)調(diào)取過往數(shù)據(jù),并對過往的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,管理者可根據(jù)數(shù)據(jù)分析了解某段時間的經(jīng)營管理情況,并能及時對經(jīng)營管理策略進(jìn)行調(diào)整。

        (三)ERP系統(tǒng)有助提升管理績效,實現(xiàn)各組織間的良性互動

        對于獨(dú)立學(xué)院而言,引進(jìn)ERP系統(tǒng)的根本目的就是提升管理績效,打破原有部門各自為戰(zhàn)、信息閉塞的情況。實踐證明,ERP系統(tǒng)引進(jìn)后,管理績效有了很大提升,ERP系統(tǒng)可以將財務(wù)工作人員從繁重的統(tǒng)計工作中解放出來,優(yōu)化財務(wù)管理工作中的漏洞,管理人員可以隨時隨地了解財務(wù)情況,并且能夠直觀從ERP系統(tǒng)反饋的數(shù)據(jù)中了解當(dāng)前財務(wù)工作甚至是經(jīng)營管理工作中存在的問題,這為經(jīng)營管理工作提供了很大的便利性,免除了原本冗雜繁復(fù)的工作。此外,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用將多個部門串聯(lián)在一起,實現(xiàn)了各部門之間信息的實時互動,緩解了以往各部門之間因信息溝通不暢造成的各種問題,提升了各部門之間的工作效率。

        三、ERP系統(tǒng)缺點(diǎn)分析

        ERP系統(tǒng)在國內(nèi)的應(yīng)用時間較短,因此還有很多地方需要完善。ERP系統(tǒng)目前存在的主要問題是配置昂貴、信息不充分、安全性存疑、潛在成本巨大等問題,這些問題的出現(xiàn)對ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用造成了阻礙,在未來,這也是ERP系統(tǒng)的主要優(yōu)化方向。

        (一)ERP系統(tǒng)配置昂貴

        ERP系統(tǒng)配置包含多方面的成本如硬件成本、軟件成本、實施成本、環(huán)境設(shè)施成本和項目文檔成本等。

        ERP系統(tǒng)的運(yùn)行需要用到平臺、終端和其他附屬設(shè)備,其中平臺是ERP系統(tǒng)構(gòu)建中最為重要的部分。例如,服務(wù)器、存儲設(shè)備等,這一部分的成本可參照單位的實際應(yīng)用人數(shù)計算,少則幾十萬元多則數(shù)百萬元不等。ERP系統(tǒng)運(yùn)行首先需要用戶購買模塊和操作系統(tǒng),并交納一定的許可費(fèi)用,這一部分是必不可少的。ERP系統(tǒng)中有很多平臺是不向用戶開放的,用戶如果想要使用,需要繳納額外的費(fèi)用。ERP系統(tǒng)需要構(gòu)建在一定的辦公環(huán)境之上,且ERP系統(tǒng)還需要獨(dú)立的空間來放置服務(wù)器,這也會產(chǎn)生一定的成本。ERP系統(tǒng)并不具備無限的生命周期,也需要定時進(jìn)行升級,以滿足外界的變化以及日益增長的應(yīng)用需求,系統(tǒng)的升級并不是免費(fèi)的,隨之產(chǎn)生的數(shù)量可觀的時間成本和人力成本,也會給很多單位帶來經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

        (二)ERP系統(tǒng)信息不充分,安全性存疑

        ERP系統(tǒng)在與其他的軟件進(jìn)行對接時,偶爾會出現(xiàn)錯誤。當(dāng)前,ERP系統(tǒng)的功能并不能滿足所有單位的全部需求,這就需要定時對系統(tǒng)進(jìn)行更新和完善或與其他的軟件串聯(lián)使用,以滿足不同單位經(jīng)營管理的需求。如果這些軟件出自很多的軟件開發(fā)公司,在使用中就會出現(xiàn)信息匹配錯誤的情況,從而造成ERP系統(tǒng)中信息不充分。此外,ERP系統(tǒng)還存在安全性方面的問題,ERP系統(tǒng)為了擴(kuò)大應(yīng)用范圍,使員工出差在外期間也能正常運(yùn)行,對系統(tǒng)的空間進(jìn)行了很大的擴(kuò)展,但這也造成了一定的安全性缺失,例如,采購員在外地工作時,可以隨時調(diào)取本單位的資金情況、采購計劃等數(shù)據(jù),這極有可能造成數(shù)據(jù)泄露。很多單位為了方便了解情況,有時會給客戶一定的訪問權(quán)限,這些權(quán)限一旦設(shè)置不當(dāng),極有可能使客戶看到本不應(yīng)該看到的內(nèi)容,造成單位自身的損失,另外權(quán)限設(shè)置本身也存在一定的安全威脅。

        (三)ERP系統(tǒng)潛在成本巨大

        ERP系統(tǒng)潛在成本主要包含兩方面。一是為使相關(guān)人員掌握ERP系統(tǒng)的正確使用方法,單位內(nèi)部需要聘請專業(yè)人員對人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)次數(shù)和培訓(xùn)效果無法量化,在這其中,可能會因此產(chǎn)生大量的時間成本和人員成本,這對于單位而言,也是一筆很大的負(fù)擔(dān)。二是ERP系統(tǒng)需要將所有的數(shù)據(jù)重新錄入,錄入的數(shù)據(jù)不光是當(dāng)前的,還有過往的一系列數(shù)據(jù),原有的數(shù)據(jù)由于未使用系統(tǒng)進(jìn)行存儲和分析,很多都極為分散,需要花費(fèi)大量的時間來整理和錄入,數(shù)據(jù)整理并錄入ERP系統(tǒng)后,需要在ERP系統(tǒng)內(nèi)完成轉(zhuǎn)換,在轉(zhuǎn)換的過程中,要對數(shù)據(jù)進(jìn)行核實,以免出現(xiàn)錯誤影響其他的模塊,這些工作都需要大量的人力和物力,因此也會產(chǎn)生大量的成本,給單位造成一定的資金負(fù)擔(dān)。

        四、總結(jié)

        財務(wù)管理是獨(dú)立學(xué)院的命脈,獨(dú)立學(xué)院要想穩(wěn)健地運(yùn)行,需要對財務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和管理,基于此,獨(dú)立學(xué)院特引進(jìn)了ERP系統(tǒng),ERP系統(tǒng)可以對傳統(tǒng)的財務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化,規(guī)避很多財務(wù)管理中可能出現(xiàn)的問題,實現(xiàn)對資金流的把控,減少不必要的財務(wù)支出。但ERP系統(tǒng)整體運(yùn)行時間有限,在實際使用過程中還存在很多的問題,要注意加強(qiáng)對系統(tǒng)的管理,積極解決可能存在的各種問題,只有這樣,才能更好地發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢,將財務(wù)管理的作用發(fā)揮到極限。

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