文·劉曉明 馬玉彪 臧志美

隨著社會信息化的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”時代已經(jīng)到來，檔案信息化建設對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生越來越重要的影響，已經(jīng)成為適應信息時代需要的必然選擇。檔案信息化建設一方面要求檔案工作要積極運用以計算機技術、網(wǎng)絡技術為代表的信息技術，提高信息化水平；另一方面對信息化條件下新產(chǎn)生的檔案科學管理工作提出了更高的要求，同時也面臨著重大挑戰(zhàn)。隨著信息化進程的加快，水利部門在工程建設、項目管理、防汛抗旱、水政執(zhí)法等活動中產(chǎn)生了海量的電子文件，在提供便利的同時，一些潛在的風險隨之而來。

一、水利檔案數(shù)字化工作中面臨的問題

（一）電子文件保真存在不可控性

檔案作為歷史資料的真實記錄，必須要維護歷史資料的原始狀態(tài)，不能有絲毫可篡改的空間和可能。數(shù)字化檔案，可以看成是對檔案內容的“拷貝”，這種改變信息表達方式的過程極易造成內容的失真。在檔案數(shù)字化時，不可避免的要對掃描成圖像格式的文件進一步處理。檔案經(jīng)數(shù)字化掃描后，圖像出現(xiàn)傾斜、白邊、切字、透字、污點、倒置等現(xiàn)象時，要對掃描后的圖像進行糾偏、修邊、去污點、消除透字等處理，以便于后期的識別及轉換格式。在這個過程中，數(shù)字文件會存在不同程度的信息失真。

（二）電子文件載體的不穩(wěn)定性

電子文件與紙質文件相比，其載體與信息的結合是不穩(wěn)定的。一是電子文件必須依附在一定形式的載體上，可以反復復制、備份，因此載體相對于信息內容來說，不再具有原始性、一致性和唯一性；二是隨著計算機技術的不斷進步，存儲載體更新頻次也在不斷加快，從最初的軟盤，到CD光盤，再到單塊硬盤，電子載體的更新速度日新月異，存儲載體的不斷更新致使電子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再對原始記錄載體“從一而終”；三是電子檔案載體不穩(wěn)定，且使用壽命較短，對存儲環(huán)境要求比較苛刻，既要控制溫濕度，又要防磁、抗病毒，這無疑與檔案保管的長期性、永久性產(chǎn)生矛盾；四是電子文件的識別及存儲設備更新率高。隨著時代的發(fā)展，電子文件的識別及存儲設備必將不斷被新的載體所取代；五是電子文件存儲載體管理集中，數(shù)據(jù)庫的更新、數(shù)據(jù)安全的維護、存儲介質的更換等，都依賴于特定自然人的主動性、積極性和嚴謹性，如特定自然人崗位變動或職位調動，則極易造成信息管理的脫節(jié)。

（三）各類信息系統(tǒng)的不兼容性

信息化管理需要通過專業(yè)的管理軟件來實現(xiàn)。隨著信息化建設不斷加快，檔案信息量的不斷增加，信息管理系統(tǒng)的應用越來越廣泛、越來越普遍。水利部門許多業(yè)務工作都擁有一套自己的業(yè)務信息系統(tǒng)，例如，政務辦公系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、水政監(jiān)察人員動態(tài)管理系統(tǒng)、行政權力動態(tài)管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)等。這些業(yè)務系統(tǒng)每天都在產(chǎn)生大量的文件，但這些業(yè)務系統(tǒng)各自為政，不能同檔案管理系統(tǒng)無縫對接，形成一個個信息孤島，致使大量文件無法統(tǒng)一歸檔。即使能夠從系統(tǒng)中導出，各類業(yè)務系統(tǒng)因開發(fā)公司不同，文件輸出格式千差萬別，也使得一些信息無法共享，致使各類業(yè)務系統(tǒng)對接、整合困難。

（四）技術更新缺乏有力支持

一是信息化管理早期開發(fā)軟件，因受技術條件限制，難以達到現(xiàn)在檔案管理所需要的技術要求，突出表現(xiàn)在一些應用軟件在業(yè)務變更、項目調整、人員變動時系統(tǒng)更新不及時，致使信息滯后，程序流轉出現(xiàn)脫節(jié)；二是受技術條件制約，早期信息化檔案時，執(zhí)行標準較低，一些文件掃描后未經(jīng)過標準化后期處理，無法達到現(xiàn)行數(shù)字化存檔標準；三是檔案管理硬件、軟件升級更新成本高，使得一些新技術，無法應用到檔案管理上；四是各類系統(tǒng)的不兼容，阻礙了技術發(fā)展，影響了電子文件集中統(tǒng)一歸檔進程。

（五）紙質載體的重要性被忽視

隨著檔案信息化時代的到來，人們越來越重視對電子文檔的收集整理，檔案數(shù)字化工作的實施為檔案存儲空間的節(jié)約、檔案的開發(fā)利用、大數(shù)據(jù)技術應用提供了有力支撐，因此各基層單位都在大力推進檔案數(shù)字化進程。但在數(shù)字化進程中，一些基層單位往往片面強調檔案數(shù)字化的便捷性，忽視了紙質載體的重要性。如某些不了解檔案工作性質的部門，片面地認為數(shù)字檔案便捷、高效、查閱方便、存儲空間小（僅需要幾塊硬盤）；而紙質檔案費時、費事、費工、費力、費錢，且需要的存儲空間大（需要專門的檔案庫房），因此數(shù)字檔案室的建立，可以在某種程度上取代紙質檔案的存儲。這些想法過度地強調了數(shù)字檔案的節(jié)約性、高效性和便捷性，忽視了紙質檔案作為信用憑證、歷史依據(jù)和法律憑證的重要性。

二、解決水利檔案數(shù)字化問題的對策

（一）建立電子檔案管理責任制

鑒于電子檔案保真程度不可控和刪改無痕的特性，電子檔案的管理與監(jiān)督應貫穿于整個形成周期，在這個過程中應確保電子檔案存儲流程嚴謹科學。一是建立電子信息歸檔檢查制度，對電子檔案存儲全程進行安全檢查和評估；二是建立電子文件流轉審閱制度，確保電子文件在業(yè)務信息系統(tǒng)中生成、流轉和保存階段的真實性、完整性、可靠性；三是建立嚴密的保管、保密和利用制度，確保電子檔案從收集到歸檔、從儲存到保護、從開發(fā)到利用整個環(huán)節(jié)，嚴格按照檔案管理程序有序推進；四是建立電子檔案管理責任制，將電子檔案管理層層分解、責任到人，有效避免檔案管理過程中的丟失和損壞。

（二）建立“雙套”歸檔管理體系

一是將需要保存的電子檔案，拷貝并輸出紙質檔案作為常規(guī)保存，以紙質檔案為憑證，保證電子檔案的原始性、證據(jù)性和憑證性；二是積極利用電子檔案便捷、高效的特性，將紙質檔案數(shù)字化處理，提高紙質檔案的利用率；三是針對水利工作特點，執(zhí)行“雙套”歸檔制度，加強對各類紙質文檔及電子文檔的搜集、整理，逐步形成管理規(guī)范、條目清晰、運轉有序的檔案管理模式；四是根據(jù)紙質檔案和電子檔案的特點制定相應的管理制度，使兩者相輔相成。

（三）整合優(yōu)化信息資源平臺

由于電子檔案在收集過程、存儲方式、立卷歸檔等方面不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，構建完備的電子檔案管理體系，建立合理的組織結構，對電子檔案后期的管理利用尤為重要。應結合水利工作實際，以《電子文件歸檔與管理范圍》（GB/T18894-2002）為依據(jù)，制定行之有效的管理方式。一是發(fā)揮相關機構權威性，整合優(yōu)化信息資源平臺，對各個相對獨立的業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)內容、功能結構及其互動關系進行聚合和重組，形成高效、流暢、便捷、互利的新型數(shù)據(jù)平臺；二是確立層級關系，嚴格劃分系統(tǒng)管理員和管理員權限，合理劃分組織機構，完善多元化存儲途徑，實現(xiàn)各類信息資源的無縫對接；三是建立統(tǒng)一的歸檔路徑，將一個個“信息孤島”，構建成暢通、便捷、安全的綜合大數(shù)據(jù)平臺；四是保障信息安全，實時監(jiān)測網(wǎng)絡，保護電子文件的信息安全。

（四）加強軟硬件建設

對檔案的防護，應當貫穿于整個檔案生命的周期，加強檔案軟、硬件建設，對檔案的長期保存起著至關重要的作用。

加強軟件建設。一是加強業(yè)務技能培訓力度。定期、不定期地組織檔案從業(yè)人員開展業(yè)務考核、座談交流等活動，確保檔案從業(yè)人員知業(yè)務、懂業(yè)務、精業(yè)務；二是加強檔案從業(yè)人員電子信息技術培訓。隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化工作在檔案工作中的比重越來越大，檔案從業(yè)人員現(xiàn)有計算機水平難以跟上日新月異的信息技術發(fā)展，加強檔案從業(yè)人員計算機水平迫在眉睫。因此，應建立有效的教育培訓模式，將信息技術培訓系統(tǒng)化、制度化，以確保檔案人員能夠盡快適應飛速發(fā)展的信息時代；三是加強檔案從業(yè)人員安全知識教育，將檔案安全管理意識深入到日常工作中，讓檔案從業(yè)人員從思想上高度重視、從業(yè)務上謹慎小心，切實做到“上網(wǎng)內容不涉密、涉密內容不上網(wǎng)”，確保網(wǎng)絡安全、信息安全。

加強硬件建設。一是建立定期巡查制度，對硬件設備進行不定期的巡查，確保硬件安全運行；二是加強數(shù)據(jù)備份，及時更新相關設備，確保數(shù)據(jù)安全；三是大力建設電子檔案網(wǎng)絡安全防護系統(tǒng)，使網(wǎng)絡安全得到最大化提升；四是加強庫房建設，針對紙質檔案及電子檔案特點，購置相應存儲設備，保證檔案存儲安全。

（五）夯實檔案工作基礎

當前檔案管理日趨數(shù)字化，加之電子檔案使用便捷、存儲方便、利用高效，使得檔案管理者和利用者都比較青睞于電子檔案存儲，對紙質檔案的保存與保管有所忽略。然而，紙質檔案材料的穩(wěn)定性、憑證的有效性、地位的法定性是電子檔案一時所不能取代的。因此，在目前普遍提倡檔案數(shù)字化管理的背景下，應進一步重視紙質檔案的保護與管理，在檔案工作開展的同時，將普及“檔案意識”納入業(yè)務工作流程中，把“只字片言，亦所珍惜；古為今用，功同史冊”這一理念深植到各個部門的日常工作中，加強對紙質檔案的收集、管理和保護，積極構建多元化、多介質、多載體、多渠道的新型檔案存儲模式，夯實檔案工作基礎。