許海娟

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的快速發(fā)展，電子文化時代已逐步到來，逐漸形成一個新的檔案管理方式-文檔管理一體化。文檔管理一體化為電子文件時代奠定了一個堅實的基礎(chǔ)，為以后的發(fā)展提供了一定的物質(zhì)技術(shù)以及理論基礎(chǔ)。電子文件與傳統(tǒng)的文件相比存在一定的缺陷。電子文件的安全性，統(tǒng)籌性以及一體化方面較傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比較為薄弱。因此本文對電子時代文檔管理一體化進行研究，希望能夠推動電子化文檔一體化的進步。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子文檔;文檔管理一體化

電子文件文檔管理是當(dāng)今社會互聯(lián)網(wǎng)時代進步發(fā)展的產(chǎn)物。電子文件的出現(xiàn)對于紙質(zhì)文檔來說是一個巨大的沖擊。在這個競爭日益激烈的時代，要想在社會中長久發(fā)展，就要對兩者進行融合，將電子文檔和紙質(zhì)文檔變成一個整體，對其實行一體化的管理，加強監(jiān)督與維護，這樣才能夠保證文檔管理的真實，安全以及完整性，這是對文檔管理的最佳方法。

1 增強文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)

文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)是建立在文檔周期以及對文檔不同類型的認(rèn)知上。從電子文檔的運行生命周期來看，信息的采集，整理，使用，保存是每個文檔都必須要經(jīng)歷的過程。對電子文檔生命周期的管理就是要對文檔中的每個環(huán)節(jié)進行重復(fù)以及不間斷的監(jiān)管。不是一體化文檔管理實施中的管理措施是不可采用文檔生命周期中的規(guī)律來進行管理的。一旦文檔出現(xiàn)移動，或者被使用，就會造成一定程度的損壞，給整體的管理帶來影響。而電子文件一體化管理恰恰與其相反，電子文件一體化管理能夠?qū)⑽臋n中的每一個階段，每一個過程都進行無縫隙銜接，使得文檔的保護和管理更加地具有持續(xù)性。能夠準(zhǔn)確記錄每個文檔的生命周期，每個文檔的生命周期的改變與挪動都會準(zhǔn)確記錄在冊。

文檔的一體化管理可以說是經(jīng)歷了一個漫長的過程，在這個漫長的過程當(dāng)中，文檔管理一體化不斷受到外來因素的影響，在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)之上不斷改革創(chuàng)新，成為文檔一體化管理的重要理論基礎(chǔ)。在這些理論當(dāng)中。文檔的生命周期理論是最具有代表性的。文檔生命周期理論從文件的形成，文件的使用以及到最后的銷毀都會被永久的保存下來，可以說是一個有機的聯(lián)系，使其成為一個有規(guī)律，無限反復(fù)循環(huán)的一個整體的從開始到消亡的生命過程。因為文檔的管理體制不同。各國對文檔運行的運動階段也劃分為不同的等級，最主要的就是現(xiàn)行，暫時保管，永久保存這三段以及形成，使用，維護，鑒定和選擇，文檔管理這四段論組成的兩個流派，雖然階段不同，但基本內(nèi)容都是一致的。一個文檔完整的生命過程就是從一個文件的形成到文件的銷毀，這其中所具有的連續(xù)性和完整性是文檔所具有的特點;另外不同階段的文件以及文檔服務(wù)的對象，文檔的保存場所以及文檔的管理方式這幾點之間都存在著對應(yīng)的關(guān)系，也就是一個文件生命周期理論中的歷史形態(tài)。

2 文檔一體化管理存在的問題

1）受到現(xiàn)行管理體制制約。目前國家現(xiàn)行的文檔一體化管理當(dāng)中，采用分塊管理文件與檔案的管理體制來進行管理，其中文件管理與檔案管理的分界線就是文件的歸檔。雖然，國家要求檔案部門要承擔(dān)指導(dǎo)制定相應(yīng)文書工作的職責(zé)，為了保證其規(guī)范性，制定出了相應(yīng)地法律法規(guī)。但在實際的工作當(dāng)中，越權(quán)的現(xiàn)象還是普遍存在的，檔案部門無法全面履行工作中指導(dǎo)的職責(zé)，使得檔案部門很難對文書和檔案工作中的各項規(guī)章制度，解決措施以及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)固定出一個統(tǒng)一，協(xié)調(diào)的工作方法，導(dǎo)致電子文件的質(zhì)量受到不同程度的破損，信息的要素出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，歸檔的材料不齊全等一些問題。文檔管理環(huán)節(jié)的分塊，在一定程度上具有連續(xù)性和聯(lián)系性的文件運動進行了分解，在一定程度上制約了一體化的實現(xiàn)。

2）一體化文檔管理建設(shè)滯后。當(dāng)前的文檔，不論是紙質(zhì)的文檔還是電子文檔，從管理的方面來看，兩者的標(biāo)準(zhǔn)在不同程度上存在著不規(guī)范，不完全，不流暢的現(xiàn)象。最主要的表現(xiàn)就是文檔管理工作與檔案管理工作規(guī)范的制定不同步，文件管理的工作標(biāo)準(zhǔn)明顯落后于國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作之后。在者就是文件管理和檔案管理這兩者出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，影響了后續(xù)工作的開展。在者就是彼此之間的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存在不通用，不統(tǒng)一的現(xiàn)象。比方說，國家國務(wù)院發(fā)布的文件與國家檔案局發(fā)布的文件，兩者存在明顯的不銜接現(xiàn)象，這使得許多的勞動成果彼此之間不能夠相互使用，在一定程度上造成了工作的重復(fù)性，出現(xiàn)了人員的浪費。

3）電子文檔軟件開發(fā)滯后。由于電子文檔檔案管理軟件開發(fā)較慢，減弱了一體化的實現(xiàn)。受到國家早期傳統(tǒng)模式文件與檔案分開存放管理的影響，電子文檔在進行軟件編制時，都會以文件和文檔分工環(huán)節(jié)作為編制軟件得罪指導(dǎo)思想，這種模式將文件運動的階段性進一步的強調(diào)出來，在強調(diào)階段性的同時卻忽略了文件存在轉(zhuǎn)化為檔案所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)導(dǎo)入相應(yīng)地檔案管理當(dāng)中去，管理水平仍停留在傳統(tǒng)的手工上。還有一些單位為了滿足本部門的工作需要，研制出了相應(yīng)的管理系統(tǒng)。但由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和指導(dǎo)思想。使得文檔一體化管理系統(tǒng)變得沒有目的性和可靠性。所傳入的信息出現(xiàn)錯誤，不正確的現(xiàn)象，阻礙了文檔一體化系統(tǒng)的發(fā)展。

4）缺乏政策法規(guī)的保障。自新中國成立至今。為了加強對文件和規(guī)范性的管理。提高環(huán)節(jié)的水平，國家相繼出臺了一系列的政策加以規(guī)范，保證文書工作的歸檔前和檔案工作歸檔后這兩者之間的一致性。這些規(guī)章制度在一定程度上給文書和檔案管理完成了一定的積極的影響，但并沒有使文檔管理一體化得到更好地發(fā)展。問題的根源就是國家尚未制定一個專門針對文檔管理一體化的立法，使其缺乏必要的政策保護，沒有相關(guān)的法律保護，文檔管理一體化所有的愿望與實踐都將會落空。

3 提高文檔管理一體化的措施

1）建立文檔管理機構(gòu)組織體系。根據(jù)國家文檔管理的情況，文檔管理的一體化并不能夠完全地打破已有的組織體系，而是需要在現(xiàn)有的體系基礎(chǔ)之上，建立一個文檔管理機構(gòu)組織體系，將文檔管理中存在的成本以及風(fēng)險降低到最小。這就需要建立一個以國家檔案局為班底由中央辦公廳直接進行領(lǐng)導(dǎo)的文檔局，賦予其管理全國文書和檔案工作的義務(wù)，相應(yīng)的職能并不改變，對文件的制定，維護與歸檔等一些方面進行指導(dǎo)與管理。在負(fù)責(zé)管理本部門本單位全部檔案的基礎(chǔ)之上，定期對具有豐富價值的檔案進行整理。并移交檔案館管理。

2）加強立法，構(gòu)建文檔管理一體化保障體系。構(gòu)建法律法規(guī)是保障文檔管理一體化的重要措施，是促進文檔管理一體化健康穩(wěn)定發(fā)展的章程，所以要加強立法，賦予文檔管理一體化相應(yīng)的地位，理順文書和檔案工作這兩者之間的關(guān)系，在原有的基礎(chǔ)之上制定法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)，將文書和檔案工作具體細(xì)節(jié)統(tǒng)一作為目標(biāo)。實現(xiàn)兩者之間的過渡。

3）創(chuàng)建富有本國特色的一體化理論。由于國家檔案理論實踐基礎(chǔ)與管理體制同世界各國的理論存在區(qū)別。就需要立足中國的國情來創(chuàng)建出一個具有中國特色的一體化理論。將集中統(tǒng)一深入到文書工作當(dāng)中，形成一個嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，有利于對文件進行全程控制，進一步加強文檔管理的一體化。

4）加強文檔管理一體化。電子文件和紙質(zhì)文件在管理方面存在很大不同。要在保證文件在全過程中實現(xiàn)一體化管理，就要對新技術(shù)進行合理運用。隨著檔案管理在國家文書和檔案工作中的廣泛應(yīng)用，就需要工作人員對國外相關(guān)專業(yè)的理論進行研究，更新自身觀念，做到與時代共同進步發(fā)展，用不斷地學(xué)習(xí)來促進文檔管理一體化的實現(xiàn)。

4 結(jié)束語

電子文檔管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會管理文書和檔案工作的主要方式，已成為必然的發(fā)展趨勢。加強對文檔管理一體化的管理需要遵循一定的原則，采取相應(yīng)的措施，才能夠使文檔一體化取得顯著成效，實現(xiàn)信息管理的連續(xù)性，不斷提高應(yīng)用能力，促進國家檔案管理水平的發(fā)展，使文檔一體化系統(tǒng)更加地符合社會時代發(fā)展要求，保證一體化建設(shè)的有效性。

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