秦彩霞

摘 要：科技檔案管理可以迅速鑒別和篩選科技文件，提升工作效率，實現(xiàn)文件的系統(tǒng)化和規(guī)范化，有助于科技檔案管理的價值最大化發(fā)揮。所以檔案管理在企事業(yè)單位當中也占據(jù)了重要的地位，尤其是現(xiàn)代化的信息技術發(fā)展，科學檔案管理信息化更是提高了企事業(yè)單位的辦事效率，增強了企事業(yè)單位的競爭力。但在建設科技檔案管理信息化應用方面依然存在著諸多的問題，本文將對這些問題逐一進行分析，并提出簡要的對策。

關鍵詞：科技檔案管理;信息化;應用

1 科技檔案管理信息化在企事業(yè)單位當中的作用

1）加強科技檔案的社會性。當今市場競爭越來越注重知識的競爭，所以企事業(yè)單位也越來越注重知識的力量，很多企事業(yè)單位因此開展了大量的研發(fā)工作。不斷的汲取前人的經(jīng)驗，總結出一般規(guī)律，再開發(fā)出適合當今社會的科技成果。科技檔案則記錄了這些研究中有價值的文件資料，對企事業(yè)單位研發(fā)工作的開展具有重要意義。研究成果轉化成實際成品，推動研究成果的社會化，科技檔案管理也應該增強社會性，促進信息化進程的加快，以助于發(fā)揮更大的作用。

2）滿足企事業(yè)單位的多樣化需求。現(xiàn)在什么工作都離不開互聯(lián)網(wǎng)，企事業(yè)單位的發(fā)展也離不開科技檔案的輔助。企事業(yè)單位內部不同部門，對于科技檔案的內容形式要求都不一樣，推動科技檔案的信息化應用可以使科技檔案滿足不同部門的查閱需求。比如企事業(yè)單位領導可以通過查閱科技檔案來制定企事業(yè)單位發(fā)展的大方向，再比如產(chǎn)品研究員可以通過查閱科技檔案來擴大開發(fā)思路，促進新產(chǎn)品的研發(fā)。

3）豐富科技檔案內容。自從互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到今天，信息的來源以及獲取方式逐漸變得豐富多樣。以前的科技檔案管理資料來源比較單一，獲取的內容信息也比較少，處理起來雖然簡單，但是無法滿足企事業(yè)單位的發(fā)展需要。但在今天，科技檔案的信息化應用可以擴大檔案管理的內容來源，豐富檔案記錄內部內容，擴大檔案管理的使用范圍。不僅如此，檔案管理的形式也在多變。從單一的紙質錄音文件，轉向信息化文件，容易儲存且容易查閱，科技檔案的信息化應用是信息科技發(fā)展的必然趨勢。

2 科技檔案管理信息化在實踐應用中出現(xiàn)的問題

在發(fā)展過程中，科技檔案管理信息化在實踐應用中也出現(xiàn)了不少問題。這些問題部分已經(jīng)得到了解決，部分正在解決的道路上。科技檔案中包含著企事業(yè)單位發(fā)展的歷史以及搜集到的資料經(jīng)驗教訓，具備十分重要的查閱價值。所以在面臨科技檔案管理信息化在實踐應用中出現(xiàn)的問題，企事業(yè)單位應及時采取解決方案，有效促進科技檔案管理信息化的建設。

1）缺乏專業(yè)化人才。雖然科技檔案管理的信息化應用對我國企事業(yè)單位的發(fā)展大有裨益，但就目前而言，現(xiàn)階段我國各企事業(yè)單位關于科技檔案管理信息化的專業(yè)人員卻很少，不但因為科技檔案管理只是因近些年經(jīng)濟發(fā)展才提出來的新概念，以至于接觸到的人比較少，在企事業(yè)單位內部還沒有完全推廣開來。專業(yè)人才的匱乏使得很多企事業(yè)單位在科技管理檔案的信息化應用上落后于其他同行，降低了其管理水平，而其他有些企事業(yè)單位就算是實行了檔案管理信息化，但是因為其內部專業(yè)人員的缺乏，也導致了檔案管理信息化無法發(fā)揮其最大價值。就目前掌握到的情況來，我國高校目前開設了相關的學科以培養(yǎng)相關專業(yè)的人才，但開設時間比較短，還不足以納入考慮范圍。檔案管理信息化不僅需要人才具備檔案管理技能，還需要人才具備一定的信息技術，復合型人才的缺乏，導致了現(xiàn)在科技檔案管理信息化應用無法真正展開。

2）對科技檔案管理信息化的認知不足。現(xiàn)階段科技管理信息化所出現(xiàn)的問題歸根結底，是因為現(xiàn)在企事業(yè)單位對科技檔案管理信息化的認知不足，給予的重視不夠，才導致科技檔案管理信息化，無法真正應用到每一個部門。很多企事業(yè)單位依然保留著傳統(tǒng)的思想，認為科技檔案管理只是企事業(yè)單位管理中的輔佐手段之一，無關緊要，但恰恰相反的是，檔案管理對企事業(yè)單位有著非常積極的促進作用。部分企事業(yè)單位對科技檔案管理信息化有著一定的認知，但認知不足，在制定有關企事業(yè)單位信息化建設策略方案時，方案存在一定的問題，不能堅持科學完善的原則，所以也不能構建成強有力的科技檔案信息化管理平臺，對企事業(yè)單位的發(fā)展只能起到很小的促進作用。

3）企事業(yè)單位內信息化設備不足。要實現(xiàn)科技檔案管理信息化，信息化設備是必不可少的硬件。但很多企事業(yè)單位因為資金原因，在科技檔案管理，部分投入預算太少，買不到合適的信息化系統(tǒng)設備，造成企事業(yè)單位內部信息化設備不足，減緩了科技檔案管理信息化建設的進程，阻礙了企事業(yè)單位內部資源共享。另外，現(xiàn)在市面上并沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，各個企事業(yè)單位所使用的檔案管理軟件也不盡相同，規(guī)格不一，版本不一，導致各個企事業(yè)單位之間可以共享的資源沒有展示的空間。，沒有軟件可供共同使用，阻礙了各個企事業(yè)單位之間的資源共享。

3 提高科技檔案管理信息化的有效措施

在計算機技術和信息技術飛速發(fā)展沖擊的今天，企事業(yè)單位內的科技檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，從傳統(tǒng)模式向信息化轉變，可以從以下幾個方面參考。

1）加強企事業(yè)單位內部科技檔案管理部門的人力資源建設。首先要改變企事業(yè)單位管理人員的傳統(tǒng)觀念，提高對檔案信息管理工作信息化的重視性，重新對科技檔案管理信息化，做出合理的規(guī)劃方案，將科技檔案管理信息化建設作為企事業(yè)單位發(fā)展中的一個重點步驟來執(zhí)行。企事業(yè)單位內部應當設立專門的科技檔案管理部門，籌備一定的專業(yè)人才隊伍，統(tǒng)一規(guī)劃安排，加強科技檔案信息化建設。公司內部要定期開展培訓活動，是檔案管理人員及時更新內部消息，提高業(yè)務能力，加快實現(xiàn)科技檔案管理的信息化應用。

2）設立安全監(jiān)督體系，保護檔案信息的安全隱私。雖然信息化應用使得檔案管理提高了效率，但是信息的共享，也使得檔案管理的工作難度加大。比如說信息的保護仍然存在著一定的問題，科技檔案的安全很容易受到病毒傳播，非法入侵等多種不良因素的影響，一旦網(wǎng)絡安全沒有做好，出現(xiàn)問題，企事業(yè)單位將面臨著巨大的損失。所以做好檔案管理信息化應用的安全工作，也是檔案管理部門的職能之一。同時應加強內部人員保密工作，在選拔人員時應格外注意，避免出現(xiàn)內部安全事故。公司還應建立人才激勵考評機制，有獎勵也有懲罰，提高員工工作的積極性，加強對相關工作人員的規(guī)范，進一步保障檔案管理信息化應用的進行。

3）引進現(xiàn)代化科技檔案管理信息化設備?，F(xiàn)代化的科技檔案管理信息化設備，是實現(xiàn)科技檔案管理信息化應用的必要條件。所以企事業(yè)單位應該加大相關部門的資金投入，使檔案管理系統(tǒng)得到不斷完善，再就是與專業(yè)的軟件公司合作進行系統(tǒng)的日常維護和升級，保證檔案管理信息化有序進行。企事業(yè)單位應立足自身實際情況，充分利用現(xiàn)代檔案技術，促進各部門之間的交流與發(fā)展，提高了工作效率，也提高了文件的利用率。把信息化與網(wǎng)絡化連接起來，增加信息化的使用范圍，進一步幫助企事業(yè)單位的發(fā)展。

4 小結

因經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)在很多企事業(yè)單位都看到了檔案管理的信息化應用對于企事業(yè)單位發(fā)展所帶來的幫助。所以現(xiàn)代企事業(yè)單位越來越重視科技檔案管理資源與信息化的融合，這是時代的進步，也是企事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢。企事業(yè)單位不僅要充分重視檔案管理的信息化建設，還要為檔案管理信息化搭建高?？茖W的平臺，提高企事業(yè)單位內部科技檔案管理工作的科學性，進一步促進企事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻

[1]孟萍.科技檔案管理現(xiàn)代化探討[J].江淮水利科技，2016（04）：10-11.

[2]任平.信息時代對科技檔案信息化管理的思考[J].科技與企事業(yè)單位，2014（15）：11.

[3]溫寒，潘莉.科技檔案管理信息化應用中存在的問題和解決辦法[J].低碳世界，2018（03）：359-360.