賈繼萍

摘 要：如今，隨著科學技術(shù)的發(fā)展和全球科技經(jīng)濟一體化趨勢的深入推進，煤炭企業(yè)的作用愈發(fā)重要，做好人事檔案管理工作提高企業(yè)工作效率、強化對內(nèi)部員工的管理具有無比重要的意義。但我國在這方面還有所欠缺，在新時期背景下，推進煤炭企業(yè)檔案管理信息化事業(yè)刻不容緩。本文結(jié)合實際，提出了煤炭企業(yè)人事檔案信息化的建設策略以及提升人力資源管理水平的策略。

關鍵詞：科學開發(fā);人事檔案;人力資源管理;水平

1 煤炭企業(yè)檔案的重要性

檔案是記錄事件真實情況、還原歷史面貌的重要憑證，煤炭企業(yè)的檔案記錄著煤炭企業(yè)工作的具體情況，記錄著煤炭企業(yè)逐步發(fā)展進步的軌跡，保存好檔案，可方便日后進行檢查核實，還可方便后來的職工了解煤炭企業(yè)發(fā)展情況和現(xiàn)狀，更好地融入工作，還能據(jù)此尋找工作漏洞，以便進行查漏補缺，加強管理。而人事檔案則記錄著一位員工的經(jīng)歷、彰顯其品德作風，對于企業(yè)而言有著憑證、依據(jù)的作用，更是招收新人員時的重要參考，在辦理各種手續(xù)時都需要用到，因此做好煤炭企業(yè)的人事檔案管理工作，可以為人員的審查核實保留最直接最關鍵的憑證和依據(jù)，提升人力資源管理水平，可以促進煤炭企業(yè)的健康和諧發(fā)展。

2 煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

1）缺少專業(yè)檔案管理人員。煤炭企業(yè)的人事檔案數(shù)量龐大、種類繁多，而且煤炭企業(yè)檔案具有重要意義，它是管理機關依照法律對煤炭企業(yè)進行管理監(jiān)督和審查的重要依據(jù)，是公民進行查詢時提供法律憑證的重要工具，因此社會對煤炭企業(yè)的檔案管理提出了較高要求。檔案管理是一門學問，很多高校已經(jīng)開設專門的課程甚至專業(yè)，但目前很多煤炭企業(yè)的檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，不具備較高層次的知識水平和先進的檔案管理理念，也不具備準確迅速處理復雜信息的能力，甚至還有文盲現(xiàn)象。

2）多采用紙質(zhì)檔案，不易保存。紙質(zhì)檔案最突出的特點便是占用空間大，隨著科技和經(jīng)濟的發(fā)展，我國教育醫(yī)療公益等事業(yè)蒸蒸日上，由此產(chǎn)生的需要處理和保存的信息量與日俱增，紙質(zhì)人事檔案會隨之增多，此外，隨著越來越多的人加入煤炭企業(yè)，古舊的檔案管理方式早已不能滿足需求。紙質(zhì)檔案需要占用大量空間，而且容易發(fā)生損壞、丟失和混淆等問題。有些企業(yè)之間需要調(diào)取查看檔案時，還需要派遣專人前往，浪費人力資源，而且文件傳輸效率非常低。另外煤炭企業(yè)的檔案往往需要保管幾年甚至幾十年，或是永久保存，紙張作為保存信息的媒介，具有其局限性，例如容易老化、受潮等，每年煤炭企業(yè)為了防止檔案受潮就需要耗費大量人力物力資源。另外紙張儲存的信息量相對于電子設備而言十分有限，同等體積的紙張和U盤等儲存的信息量千差萬別。

3）檔案處理和管理方式落后，失誤多。企業(yè)的人事檔案丟失并不是少見的情況，這是由于目前我國煤炭企業(yè)的檔案管理人員未能采用科學先進的檔案管理方法，不能細化檔案的類別，進行分類整理，并且未能作出正確精準的標注，加上人工管理過程中不可避免的一些失誤，便造成了檔案丟失等問題。有些檔案可以重新辦理，但有些檔案丟失后無法重新置辦，這就為煤炭企業(yè)的工作帶來了巨大不便。

4）對于檔案的嚴謹性不夠重視。人事檔案具有法律效應，其對于一個員工而言十分重要，因此必須要求嚴謹準確，但目前有些檔案管理人員不具備科學嚴謹?shù)膽B(tài)度，在蓋章、簽名之前未能仔細核實檢查檔案是否準確無誤，有時一字之差便能差之千里，因此在收錄檔案時必須秉持零失誤的態(tài)度，杜絕因馬虎粗心而出現(xiàn)檔案中有錯誤的問題。

5）文件傳輸效率低下。目前不同的企業(yè)之間在調(diào)用檔案時，往往需要用傳真等方式進行文件傳輸，需要一張一張將檔案放入掃描儀進行掃描，效率低下、速率緩慢，而且在傳輸較大文件時容易出現(xiàn)缺頁漏頁的問題，影響單位工作的正常進行。

3 科學開發(fā)人事檔案的措施

1）完善檔案管理制度。想要提高煤炭企業(yè)檔案管理的效率，首先要從根本上改變現(xiàn)有的檔案管理制度，需要明確檔案管理人員的職責和工作人員調(diào)用檔案的申請流程、能夠調(diào)用檔案的等級權(quán)限，在申請查看檔案時，必須出示相關證明，填寫申請表并簽字或蓋章，標明調(diào)檔時間、原因、歸還時間、申請人姓名和部門、職務;還應結(jié)合法律制定獎罰措施，明確規(guī)定檔案出現(xiàn)問題后的負責人、懲罰措施，若是一段時間內(nèi)檔案管理工作沒有出現(xiàn)任何失誤，則應當設置適當?shù)莫剟?，調(diào)動工作人員的積極性。

2）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作有著不言而喻的重要地位和較高的難度，因此煤炭企業(yè)應當安排具有較強信息處理能力和較高專業(yè)素養(yǎng)的人員來承擔這份工作，可招收管理學院或開設過檔案管理課程的專業(yè)畢業(yè)的學生，并對現(xiàn)有人員進行培訓。

3）采用先進的信息化手段管理檔案。前文中已經(jīng)提到，紙質(zhì)檔案遠遠不能滿足目前我國發(fā)展的需要，煤炭企業(yè)應當引進信息化檔案管理方式，加大對于檔案管理部門的資金投入，購進計算機、光盤刻錄機等現(xiàn)代化辦公專業(yè)設備，購進正版實用軟件，組織檔案室工作人員進行集中培訓學習，讓他們熟悉設備的操作和應用軟件進行信息處理和檔案分類保存的流程，將檔案進行更為細化的分類，妥善保存。

4）提高全體職工人員對于檔案管理工作的重視性。部分煤炭企業(yè)目前已經(jīng)應用計算機等設備進行檔案的保存和處理，但有些工作人員缺乏職業(yè)道德操守，應用檔案室電腦進行私人活動，或是隨意借用檔案室電腦，因操作不慎導致電腦染上病毒。單位應當加強對于全體人員的監(jiān)管力度，明確檔案閱讀權(quán)限，規(guī)定檔案室電腦不得私用，提高全體職工人員對于檔案管理工作的重視性，讓檔案管理工作在全體人員的支持下平穩(wěn)進行。

4 采用信息化手段管理人事檔案的優(yōu)點

1）節(jié)省空間，儲存信息量大。信息化檔案區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最顯著的特點就是占用空間小，一張光盤、一個U盤、一臺電腦能夠儲存的信息，甚至能抵得上一整間檔案室所有紙質(zhì)檔案所蘊含的信息，而且它們的保存條件比紙質(zhì)檔案簡單，對于受潮等問題的抵抗性強，不存在老化問題，不懼昆蟲等生物侵蝕。多媒體信息載體的形式極為豐富，軟盤硬盤、內(nèi)存卡、U盤等體積都很小，便于保存和攜帶且容量巨大。

2）查找檔案時高效準確，為人事管理提供便利。以往查找某份檔案需要管理人員按照目錄進行檢索工作，再從書架上滿滿的檔案盒、檔案袋中查找所需信息，但采用信息化檔案處理方式后，可通過網(wǎng)絡高效準確地查找所需文件，省時省力。

3）信息處理速度快。計算機處理信息的速度要比普通人腦快出千百倍，尤其在涉及計算問題時，人腦免不了出現(xiàn)疏漏，計算機卻不會。而在對檔案進行分類整理時，可應用計算機便捷地將擁有相同關鍵詞的檔案調(diào)出并儲存在特定位置，效率極高。

4）文件傳輸速度快。應用信息化檔案管理方式，在不同部門、不同單位之間進行文件傳輸時，只需采取發(fā)送郵件、附件或者郵寄光盤等方式，不必再派遣專人跑到該單位調(diào)取紙質(zhì)檔案，也不必一頁一頁將文件放入掃描儀進行掃描上傳，而且同一份文件可同時被多個單位進行查閱，方便多個單位進行統(tǒng)一協(xié)作，處理問題。

5 結(jié)束語

隨著信息化的深入發(fā)展和計算機等多媒體的普及，人事檔案信息化管理成為必然趨勢，它能夠提高文件傳輸速率，節(jié)省空間，提升工作效率，從多方面提升人力資源管理水平。

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