王皓然

摘 要：隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，信息化的速度越來越快，單位發(fā)展對(duì)于信息化的技術(shù)提高要求更加普遍，電子檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，對(duì)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)，有助于提高單位管理模式的進(jìn)步，優(yōu)化技術(shù)條件，促進(jìn)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理模式;模式對(duì)比;發(fā)展影響

信息化的發(fā)展使得單位管理技術(shù)得到革新，電子檔案的出現(xiàn)提高了單位的行事效率，提高信息儲(chǔ)存的高密度性，實(shí)現(xiàn)信息與載體間的分離，與傳統(tǒng)檔案模式相比，更具有共享性、多樣性以及經(jīng)濟(jì)環(huán)保等優(yōu)點(diǎn)，貫徹落實(shí)電子檔案管理模式，正確處理同傳統(tǒng)模式之間的關(guān)系，提高對(duì)單位發(fā)展的效用。

1 發(fā)展背景的闡釋

1.1 經(jīng)濟(jì)進(jìn)步

經(jīng)濟(jì)是社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的基礎(chǔ)和前提，我國(guó)改革開放以來，經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度呈現(xiàn)直線上升狀態(tài)，經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展有利于政治的穩(wěn)定與科學(xué)技術(shù)的革新。在經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮中，提高經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有利于國(guó)家的穩(wěn)定與權(quán)力地位的保證。經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步推動(dòng)國(guó)家總體發(fā)展的提升，從而促進(jìn)單位的多樣化多功能發(fā)展，推動(dòng)電子技術(shù)的提高，為建立電子檔案管理模式提供經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)性的保障與單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1.2 政治發(fā)展

國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的通知中提到“推進(jìn)電子檔案科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能”國(guó)家支持電子檔案管理模式的發(fā)展，大力促進(jìn)電子檔案模式管理的應(yīng)用，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用與安全。遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推進(jìn)單位對(duì)于電子檔案管理模式的應(yīng)用發(fā)展，提高單位檔案的嚴(yán)密規(guī)范。

1.3 科技文化革新

電子檔案管理模式的發(fā)展離不開科技文化水平的重視與提高。科技的發(fā)展進(jìn)步是保證的社會(huì)可持續(xù)性健康發(fā)展的重要保證，電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件，計(jì)算機(jī)的發(fā)展是當(dāng)代大數(shù)據(jù)時(shí)代必不可少的主導(dǎo)因素，而電子檔案模式建立在計(jì)算機(jī)的發(fā)展基礎(chǔ)上，信息化的不斷發(fā)展變化推進(jìn)電子檔案管理模式的進(jìn)步。

2 管理模式的探究

2.1 管理要求

1）管理制度的要求。相關(guān)單位需要構(gòu)建出一套完善的電子文件歸檔管理制度，對(duì)電子文件進(jìn)行約束，保證電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相互依存、共同發(fā)揮各自作用[1]。完備良好的管理制度對(duì)于電子檔案管理模式實(shí)行的準(zhǔn)確度與可靠性提供一定的保障作用。

2）管理人員的要求。管理人員是電子檔案管理模式的重要性角色，單位相關(guān)工作人員要遵循所制定的管理制度，做到恪盡職守，嚴(yán)格按照管理制度相關(guān)的準(zhǔn)則與規(guī)范執(zhí)行任務(wù)，保證電子檔案真實(shí)性，還原最本真的內(nèi)容，培養(yǎng)管理人員綜合素質(zhì)，推動(dòng)管理人員對(duì)于制度的遵守性，利于單位良好氛圍的建立。

2.2 管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。如果說管理要求是電子檔案的核心，那管理系統(tǒng)就是電子檔案管理模式的靈魂性呈現(xiàn)。確保系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的對(duì)外開放性與可擴(kuò)展性，要支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式，此外，在國(guó)家的相關(guān)規(guī)定中，系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行輔助管理的功能和依據(jù)檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫等。完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施。合理完備的管理系統(tǒng)利于電子檔案在單位中的應(yīng)用，推進(jìn)單位的信息化管理，繼而推動(dòng)單位人事部的管理與內(nèi)部人員制度的運(yùn)作。

3 模式的對(duì)比

電子檔案管理模式是對(duì)舊有管理模式的開拓創(chuàng)新。電子檔案管理模式具有共享性的特點(diǎn)，通過電子設(shè)備便于傳輸分享，對(duì)于不同地點(diǎn)的操作辦公，電子檔案節(jié)省了空間時(shí)間，同時(shí)提高了單位的辦事效率。此外，電子檔案具有多樣性，不像傳統(tǒng)的紙張，電子類型多種多樣，可方便操作與靈活創(chuàng)新應(yīng)用，不僅在該模式上具有創(chuàng)新，在單位人員操作的過程中有助于單位人員的思維意識(shí)的創(chuàng)新發(fā)展。電子檔案不用浪費(fèi)紙張，需要的是電腦信息化的操作，具有經(jīng)濟(jì)環(huán)保性，對(duì)于單位的綠色生態(tài)發(fā)展提供良好的助推作用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作中，檔案管理人員需要對(duì)檔案庫房環(huán)境進(jìn)行 特別的關(guān)注，防止檔案資料由于受到一定的外部環(huán)境的影響所帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)或因?yàn)楣芾硎韬龆斐蓙G失，這些問題都將對(duì)檔案的完整性造成比較嚴(yán)重的影響。而電子檔案作為虛擬性的形式不會(huì)遇到這些問題，有利于保護(hù)信息的原件性[2]，保障單位信息的準(zhǔn)確度與相對(duì)問題上的安全性。在運(yùn)用電子檔案管理模式的同時(shí)，要關(guān)注其不穩(wěn)定性的缺點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)信息化的形式要注重信號(hào)與網(wǎng)絡(luò)侵入的安全性問題，避免對(duì)單位的隱私造成不必要的威脅。作為電子檔案，主要依托電子設(shè)備來完成相應(yīng)的操作，這在一定程度上造成了對(duì)設(shè)備的依賴性，因此更要關(guān)注到依賴性的問題。

4 對(duì)單位的影響

電子檔案管理模式具有信息化數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)，在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的帶領(lǐng)下，面對(duì)大數(shù)據(jù)的沖擊，電子檔案管理模式對(duì)于單位的發(fā)展有著不可或缺的作用，是在數(shù)據(jù)處理，信息整合方面的高效率操作，但電子檔案方向的發(fā)展有利有弊，不可盲目進(jìn)行偏執(zhí)一方的應(yīng)用，根據(jù)單位的實(shí)際情況，實(shí)事求是，抓住單位管理模式的特色與管理制度的不同，通過電子檔案的管理模式進(jìn)行單位不同層面的優(yōu)化處理。電子檔案管理模式處理得當(dāng)有助于單位的快速成長(zhǎng)與發(fā)展，推動(dòng)單位前進(jìn)，繼而提高單位的經(jīng)濟(jì)效益，開拓新發(fā)展。

5 結(jié)語

處于信息化時(shí)代，科技經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度日益加快，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展變化，應(yīng)用創(chuàng)新。找準(zhǔn)電子檔案管理模式的方向，抓住管理模式的優(yōu)勢(shì)，做好劣勢(shì)的防范，趨利避害，進(jìn)行總結(jié)分析與論證，根據(jù)不同單位的性質(zhì)類型，貫徹落實(shí)電子檔案管理模式，從而推動(dòng)單位的進(jìn)步，保障經(jīng)濟(jì)的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳平平.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2018，（24）：3758.

[2]阮潔.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式的差異與共性探討[J].魅力中國(guó)，2019，（24）：339-340.