楊力勇

現(xiàn)如今，檔案管理工作已發(fā)展為各單位及團(tuán)體工作中不可忽視的一項(xiàng)重要工作。檔案管理工作的成效直接記載著生產(chǎn)及運(yùn)行過程中的重要信息。尤其對人事檔案的管理，更加重要。人事檔案中記載著各單位及團(tuán)體中的每一個(gè)人的詳細(xì)信息及素質(zhì)綜合情況。其作用顯而易見。

一、人事檔案管理的重要性

在我國的各機(jī)關(guān)中包括各類各級企業(yè)、事業(yè)單位，關(guān)于對人事聘用、備案的管理方法系人事檔案管理。這將直接反應(yīng)出從事崗位工作的人員素質(zhì)、社會(huì)個(gè)人行為、學(xué)歷情況，同時(shí)它也會(huì)反映出被記載人員歷年來在社會(huì)中有無不良記錄、有無違法情況。從而真實(shí)的、明確的為個(gè)人的教育經(jīng)歷、工作能力、道德修養(yǎng)、工作業(yè)績、有無不良行為做出了有效的見證。人事檔案必須要具備原始性、真實(shí)性和完整性來確保人事檔案具備法律效益，能夠作為在人員組織調(diào)度、人員選用、評審職稱及繳納相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的有效憑證依據(jù)。

二、目前人事檔案管理的問題情況

（一）當(dāng)下對人事檔案的認(rèn)知情況

人事檔案關(guān)乎著各在崗人員的工作，有著獨(dú)特的作用。當(dāng)需要它的時(shí)候人們都會(huì)迫切的希望第一時(shí)間能夠調(diào)檔，但在不需要的時(shí)候，往往忽視了人事檔案管理。在崗管理人員責(zé)任心不強(qiáng)管理不細(xì)致，這將使人事檔案管理工作在被動(dòng)以及不健全完善的隱患下開展。其結(jié)果造成的影響是相當(dāng)不良的。并且隨著對人事檔案管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，管理意向不明確，不能與網(wǎng)絡(luò)信息接軌不能跟上信息化的步伐造成工作發(fā)展的腳步過緩。盲目的延續(xù)陳舊看法，不能良好的創(chuàng)新，從事在崗人員相對素質(zhì)低下，使檔案不能及時(shí)得到整理和備案，這些不當(dāng)行為都將影響著人事檔案存在的作用和意義。

（二）從事檔案管理工作中的相關(guān)問題

1.在日常的檔案管理工作中，本著陳舊觀念的看法，對人事檔案管理工作不能夠重視往往隨意的采用人員去進(jìn)行本工作，而沒有讓檔案工作這項(xiàng)任務(wù)由更優(yōu)秀的人才去擔(dān)任。將檔案工作的過程縮減到最簡單化。同時(shí)也沒有將人事檔案管理的特殊性引起重視，啟用一部分責(zé)任心不強(qiáng)、專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)淺薄的人員來從事檔案管理工作，這類人員即不能與信息化的時(shí)代步伐進(jìn)行接軌，又不能通過良好的信息接軌提升檔案管理的工作質(zhì)量，有些甚至不能獨(dú)立的完成工作、不能熟練的使用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)。此類人員的不稱職，會(huì)為檔案管理工作形成潛在的隱患。如今發(fā)展的需要，從事檔案管理工作的人員不但要有超強(qiáng)的責(zé)任心，還要熟練的掌握新科技，如電腦、因特網(wǎng)、打印機(jī)的合理運(yùn)用，并且要具備責(zé)任心和創(chuàng)新意識(shí)。這樣方能減少隱患，提升跟多的效率和質(zhì)量。

2.專業(yè)管理人員缺乏?，F(xiàn)如今大部分單位沒有對于檔案管理工作形成獨(dú)立的管理部門，由于傳統(tǒng)意識(shí)中覺得檔案管理工作不是特別重要，所以負(fù)責(zé)人同時(shí)也肩負(fù)著其他的工作。沒有形成單獨(dú)的檔案管理機(jī)構(gòu)。這樣不能有效的讓從事檔案管理人員專心做好檔案管理工作，沒有更多的時(shí)間去熟悉認(rèn)識(shí)檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，沒有時(shí)間去加強(qiáng)或?qū)W習(xí)相關(guān)的知識(shí)，更加不會(huì)有進(jìn)行創(chuàng)新或與更好的管理模式交流的機(jī)會(huì)。在這樣的前提下，讓人事檔案管理工作的成效受到了影響。

3.不能夠采用穩(wěn)定的人員進(jìn)行檔案管理工作。本項(xiàng)工作屬于一項(xiàng)獨(dú)立專業(yè)工作，它具備自己的特點(diǎn)。檔案管理擁有自己的法律法規(guī)、管理理念和流程辦法。要想做好人事檔案管理工作，必須要由業(yè)務(wù)熟練的人員來進(jìn)行管理。大部分單位不能調(diào)遣穩(wěn)定的人員來從事檔案管理工作，時(shí)常換崗從事，甚至將實(shí)習(xí)生安排在檔案管理科室進(jìn)行工作。這樣從事檔案管理人員不能夠熟練的掌握檔案資料管理，使得需要得到信息部門、個(gè)人不能及時(shí)的得到信息、嚴(yán)重的影響了人才的流通。甚至影響漲工資、評審職稱、繳納社會(huì)保險(xiǎn)等重要過程，造成嚴(yán)重的不良影響。

三、關(guān)于人事檔案管理質(zhì)量提升的相關(guān)辦法

（一）更改陳舊的想法及看法

若要檔案管理工作成效得到提升，必須要對檔案管理工作在人事當(dāng)中的作用有明確的認(rèn)識(shí)，充分了解人事檔案的社會(huì)價(jià)值。要具備責(zé)任心，對單位及社會(huì)負(fù)責(zé)。從管理層次加強(qiáng)管理力度，將每一項(xiàng)細(xì)節(jié)落實(shí)到人員頭上。并且要將重點(diǎn)明確，人事檔案管理系一項(xiàng)服務(wù)管理并非約束管理。加強(qiáng)服務(wù)性的方針才能讓人事檔案得到合理的運(yùn)用。

（二）加強(qiáng)從事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

從事人事檔案管理工作的人員宜長期穩(wěn)定，不可隨意調(diào)換。并應(yīng)具備對檔案工作管理專業(yè)知識(shí)較強(qiáng)的人員從事。從業(yè)人員需具備過硬的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作水平，以及良好的個(gè)人修養(yǎng)及責(zé)任心。由于人力檔案是保密性很強(qiáng)的一項(xiàng)工作，必須要由原則性強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的人來負(fù)責(zé)。避免不必要的檔案信息流失等后果。所以加強(qiáng)人員的素質(zhì)管理、穩(wěn)定管理是提升本項(xiàng)工作成效的重要改革。

（三）工作制度建立完善

制定相應(yīng)的管理流程、每個(gè)細(xì)節(jié)均做好審查，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查無誤后整潔有序的進(jìn)行備案，來確保人事檔案資料的完整性、真實(shí)性更加有效的為需要者提供服務(wù)。

如今社會(huì)的發(fā)展當(dāng)中，大部分陳舊觀念已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求，只有不斷改革創(chuàng)新，方可讓各行各業(yè)在日后的存在中發(fā)揮其最大的價(jià)值，來更好的服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民。（作者單位：雙遼市就業(yè)服務(wù)局）