劉麗麗

人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，不僅能為人事工作提供可靠的依據(jù)，還能為企業(yè)今后在發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的過程中發(fā)揮重要作用。人事檔案管理作為人才選拔和培養(yǎng)的一個重要部分，不斷優(yōu)化人事檔案管理將給企業(yè)帶來積極的影響。人事檔案是在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人工作經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來以備考察的文件材料，是全面歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)，是人才信息的重要載體和選拔人才的重要工具。加強人事檔案管理，管好用好人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，能更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，對人才資源開發(fā)和單位的發(fā)展具有重要意義。

一、創(chuàng)新人事檔案管理理念

基于新時期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業(yè)人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，樹立新興的服務(wù)意識，增強檔案管理工作的實效性，從單一的收集歸檔變成主動開放的應(yīng)用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴格遵守以人為本的原則，充分發(fā)揮檔案管理者的積極性，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業(yè)人事工作同步，創(chuàng)造新的工作局面。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視不夠，認為人事檔案管理無足輕重，把人事檔案管理作為附屬性工作。在這種錯誤意識的影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒有計劃，檔案管理沒有安排，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障。同時個別檔案管理工作人員責(zé)任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，嚴重制約著人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。為此要進一步更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，從傳統(tǒng)的認識誤區(qū)中走出來，充分認識人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項重要基礎(chǔ)性工作來抓，不斷強化檔案管理意識，把握人事檔案的社會價值，本著對組織和個人高度負責(zé)的態(tài)度，進一步加強人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責(zé)任制和獎懲機制，對于工作完成出色的給予獎勵，對工作不力的予以相應(yīng)懲處，不斷強化檔案工作人員的責(zé)任心，提高工作積極性。要突出工作重點，找準(zhǔn)檔案管理工作重心，實現(xiàn)檔案工作從約束管理向服務(wù)管理的轉(zhuǎn)變。要把人事檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)單位的改革發(fā)展上來，要從服務(wù)干部工作大局出發(fā)，認真做好人事檔案管理工作。

二、加強完善人事檔案工作制度

目前一些單位管理制度不健全，檔案保管場所、經(jīng)費和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障，嚴重制約了檔案管理工作的正常開展。為切實加強檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案管理工作是一個動態(tài)發(fā)展過程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉(zhuǎn)遞、檔案登記借閱和檢查等各個環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的管理制度，并在實際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀律性、人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性、歸檔材料的真實性和科學(xué)性。要加大現(xiàn)代化管理進程中軟硬件的投入力度，嚴格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，建立高標(biāo)準(zhǔn)的、防火防潮防盜專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜，要在庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、通風(fēng)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。要加快檔案保護的現(xiàn)代化，為社會提供高速快捷和全方位的專業(yè)服務(wù)。

三、要充分、合理、安全地使用人事電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

四、切實提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，人事檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。人事檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響人事檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。首先，人事檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運用迫使人事檔案工作人員要學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握人事檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，人事檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。人事檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓(xùn)和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。