韓冬麗
摘要:通過分析基層檔案的形成與特點,結合實際情況和基層檔案管理存在的問題,從宣傳力度、業(yè)務培訓、完善機制、信息化建設以及管理經費這幾方面提出促進社區(qū)檔案管理工作的可行性建議。更好地利用信息技術手段,提高基層檔案管理的效率,為實現(xiàn)中國檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎,確?;鶎訖n案管理工作能夠順利開展。
關鍵詞:基層檔案 形成與特點 建議
中圖分類號:G271 ?文獻標識碼:A ?文章編號:1009—5349(2019)20—0143—02
檔案管理作為當前服務于社區(qū)管理工作的一項重要內容,其重要性不言而喻。面對檔案管理工作的特點,如何加強檔案管理工作是需要考慮的一個問題。以下將對此作簡單分析。
一、基層檔案的形成與特點
1.內容復雜
社區(qū)盡管范圍不大,但作為服務于人民的一個組織體系,其中幾乎包括了人們生活所需要的一切基本設施。社區(qū)檔案不僅有書面材料,還包含了歷年來的獎項信息以及住房等瑣碎信息內容。因此,各類檔案的管理無疑是工作人員面對的一個挑戰(zhàn)。
2.檔案工作人員缺乏專業(yè)意識
檔案工作人員缺乏專業(yè)意識是基層檔案管理中存在的主要問題之一。在很多情況下,檔案工作人員自身的意識和工作意識不強,導致基層檔案管理出現(xiàn)許多問題,直接影響著他們的工作效率。
3.社區(qū)檔案覆蓋面廣
作為一個強大的組織系統(tǒng),社區(qū)有責任與社會各界保持密切關系。包括社區(qū)居民委員會或業(yè)主委員、當地黨組織、民政、公安、司法、文化、衛(wèi)生、社會保障、教育等部門。此外,社區(qū)是各種各樣的人的家園,從普通百姓到名人商賈,發(fā)生在他們身上的事件有時會成為其檔案的一部分。而上級政府發(fā)布的有關文件和資料,包括黨建、居民自治、社區(qū)服務、綜合治理、環(huán)境衛(wèi)生、文化教育,等等,社區(qū)都要進行歸檔和保存,因此社區(qū)檔案管理工作范圍很廣。
4.檔案形成周期差異較大
社區(qū)的逐步發(fā)展促使社區(qū)檔案一步步建成,社區(qū)的形成是一個長期而又漫長的過程,這其中包括了很多個復雜的步驟。有關社會保障等基礎服務體系方面的建成時間與發(fā)展進度相對較為緩慢,而檔案方面的信息材料的搜集與儲存工作相對比較迅速。因此,檔案工作人員須跟隨社會發(fā)展的步伐,及時整理與搜集相關檔案材料,協(xié)調好發(fā)展階段與發(fā)展周期不一致的部分,保證檔案的完整和準確,建立更為全面、準確的檔案數據庫。
二、促進社區(qū)檔案管理工作的建議
1.宣傳力度要加大
要通過改變相關領導的觀念和態(tài)度,改變目前檔案管理工作被忽視的狀態(tài)。只有從源頭得到根本的重視和理解,才能調動基層工作人員的積極性。社區(qū)工作者應利用所有可用的資源來加強社區(qū)宣傳,讓人們意識到檔案管理工作的緊迫性與重要性,真正實現(xiàn)思想上的自覺。應整合現(xiàn)代管理意識,建立日常工作的規(guī)章制度,嚴格要求檔案工作人員依法管理,明確檔案管理的重要性,創(chuàng)建良好的工作氛圍,有效改善基層檔案管理的工作效率。因此,結合實際工作整合現(xiàn)代管理控制意識,明確檔案管理的重要性,可以在一定程度上促進檔案管理工作的發(fā)展。
2.開展業(yè)務培訓,提高專業(yè)素質
很大一部分社區(qū)檔案工作者,并沒有受過專業(yè)培訓,因此,有必要對檔案管理工作人員定期培訓,提高專業(yè)素質,調動工作熱情,提升管理能力。建立檔案這一項工作有著重要的意義,更利于專業(yè)人才的培養(yǎng)和新社區(qū)的發(fā)展。在基層單位的日常管理中,提高檔案管理隊伍的素質,提高檔案管理工作的效率,也是徹底解決存在問題的有效對策之一。結合基層檔案管理中存在的問題,積極完善檔案管理方案,及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞,對于推進基層檔案管理工作,有著很大的促進作用。
3.完善相關機制
為了使社區(qū)檔案的管理得到更好、更高效的發(fā)展,居委會應完善和社區(qū)檔案管理機制。這一機制必須突破傳統(tǒng)的檔案管理模式,在發(fā)展的思路上創(chuàng)新,走一條與從前不同的發(fā)展道路。傳統(tǒng)的檔案管理工作,幾乎所有的信息都要通過費事費力的手工操作進行整理和搜集,這樣整理出來的檔案很容易出現(xiàn)缺頁、數據缺失以及編碼錯亂等情況。如今,科技發(fā)展迅速,大部分與數據相關的工作都由計算機技術所操控,同樣,社區(qū)的檔案管理工作可以嘗試應用新的技術。尤其是有關大規(guī)模的數據處理方面,對社區(qū)檔案的管理有很大的幫助,既節(jié)省了人力、財力,又提高了工作效率,并發(fā)揮出檔案的價值。社區(qū)在檔案工作方面也應該改變態(tài)度,檔案的儲存目的在于更方便地使用,而不是在于檔案的數量有多么龐大,因此要不斷建立更完善的機制,充分發(fā)揮檔案的使用價值,使檔案管理工作能夠揚長避短,與時俱進。
4.加強信息化建設進程,完善檔案管理基礎設施
在實際工作過程中,為了使基層檔案管理的有效性不被削弱,加強信息化建設,完善檔案管理基礎設施,是重要的發(fā)展對策之一。同時,要強調基層檔案管理的重要性,加強基層檔案管理人員的工作意識,逐步提高工作效率。此外,要鼓勵員工提出問題,并及時給出解決方案。
5.增加檔案管理經費
充足的資金是做好檔案管理的前提。有了足夠的資金,可以進購大量的基礎設施設備進行檔案管理,有利于更好地保存和保護文件。同時,還可以利用這些資金為檔案工作者定期安排培訓課程,提高檔案工作團隊的專業(yè)素質,培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案工作者,促進社區(qū)檔案管理的長遠發(fā)展。
三、結語
社區(qū)基層檔案在城市發(fā)展建設的工作中逐漸形成,并對社區(qū)今后的發(fā)展有著不可估量的推動作用。管理好以及利用好社區(qū)基層的檔案信息,對于提升社區(qū)的規(guī)范化管理,完善社區(qū)基層的各項服務工作,保障社區(qū)工作良好的發(fā)展態(tài)勢,促進國家城市的精神文明與物質文明建設具有非常重要的意義。
責任編輯:孫瑤