韓冬麗

摘要：通過(guò)分析基層檔案的形成與特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際情況和基層檔案管理存在的問(wèn)題，從宣傳力度、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、完善機(jī)制、信息化建設(shè)以及管理經(jīng)費(fèi)這幾方面提出促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作的可行性建議。更好地利用信息技術(shù)手段，提高基層檔案管理的效率，為實(shí)現(xiàn)中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，確?；鶎訖n案管理工作能夠順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：基層檔案 形成與特點(diǎn) 建議

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009—5349（2019）20—0143—02

檔案管理作為當(dāng)前服務(wù)于社區(qū)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其重要性不言而喻。面對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)，如何加強(qiáng)檔案管理工作是需要考慮的一個(gè)問(wèn)題。以下將對(duì)此作簡(jiǎn)單分析。

一、基層檔案的形成與特點(diǎn)

1.內(nèi)容復(fù)雜

社區(qū)盡管范圍不大，但作為服務(wù)于人民的一個(gè)組織體系，其中幾乎包括了人們生活所需要的一切基本設(shè)施。社區(qū)檔案不僅有書(shū)面材料，還包含了歷年來(lái)的獎(jiǎng)項(xiàng)信息以及住房等瑣碎信息內(nèi)容。因此，各類(lèi)檔案的管理無(wú)疑是工作人員面對(duì)的一個(gè)挑戰(zhàn)。

2.檔案工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)意識(shí)

檔案工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)意識(shí)是基層檔案管理中存在的主要問(wèn)題之一。在很多情況下，檔案工作人員自身的意識(shí)和工作意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致基層檔案管理出現(xiàn)許多問(wèn)題，直接影響著他們的工作效率。

3.社區(qū)檔案覆蓋面廣

作為一個(gè)強(qiáng)大的組織系統(tǒng)，社區(qū)有責(zé)任與社會(huì)各界保持密切關(guān)系。包括社區(qū)居民委員會(huì)或業(yè)主委員、當(dāng)?shù)攸h組織、民政、公安、司法、文化、衛(wèi)生、社會(huì)保障、教育等部門(mén)。此外，社區(qū)是各種各樣的人的家園，從普通百姓到名人商賈，發(fā)生在他們身上的事件有時(shí)會(huì)成為其檔案的一部分。而上級(jí)政府發(fā)布的有關(guān)文件和資料，包括黨建、居民自治、社區(qū)服務(wù)、綜合治理、環(huán)境衛(wèi)生、文化教育，等等，社區(qū)都要進(jìn)行歸檔和保存，因此社區(qū)檔案管理工作范圍很廣。

4.檔案形成周期差異較大

社區(qū)的逐步發(fā)展促使社區(qū)檔案一步步建成，社區(qū)的形成是一個(gè)長(zhǎng)期而又漫長(zhǎng)的過(guò)程，這其中包括了很多個(gè)復(fù)雜的步驟。有關(guān)社會(huì)保障等基礎(chǔ)服務(wù)體系方面的建成時(shí)間與發(fā)展進(jìn)度相對(duì)較為緩慢，而檔案方面的信息材料的搜集與儲(chǔ)存工作相對(duì)比較迅速。因此，檔案工作人員須跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐，及時(shí)整理與搜集相關(guān)檔案材料，協(xié)調(diào)好發(fā)展階段與發(fā)展周期不一致的部分，保證檔案的完整和準(zhǔn)確，建立更為全面、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作的建議

1.宣傳力度要加大

要通過(guò)改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的觀念和態(tài)度，改變目前檔案管理工作被忽視的狀態(tài)。只有從源頭得到根本的重視和理解，才能調(diào)動(dòng)基層工作人員的積極性。社區(qū)工作者應(yīng)利用所有可用的資源來(lái)加強(qiáng)社區(qū)宣傳，讓人們意識(shí)到檔案管理工作的緊迫性與重要性，真正實(shí)現(xiàn)思想上的自覺(jué)。應(yīng)整合現(xiàn)代管理意識(shí)，建立日常工作的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求檔案工作人員依法管理，明確檔案管理的重要性，創(chuàng)建良好的工作氛圍，有效改善基層檔案管理的工作效率。因此，結(jié)合實(shí)際工作整合現(xiàn)代管理控制意識(shí)，明確檔案管理的重要性，可以在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2.開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

很大一部分社區(qū)檔案工作者，并沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，因此，有必要對(duì)檔案管理工作人員定期培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，調(diào)動(dòng)工作熱情，提升管理能力。建立檔案這一項(xiàng)工作有著重要的意義，更利于專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)和新社區(qū)的發(fā)展。在基層單位的日常管理中，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率，也是徹底解決存在問(wèn)題的有效對(duì)策之一。結(jié)合基層檔案管理中存在的問(wèn)題，積極完善檔案管理方案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，對(duì)于推進(jìn)基層檔案管理工作，有著很大的促進(jìn)作用。

3.完善相關(guān)機(jī)制

為了使社區(qū)檔案的管理得到更好、更高效的發(fā)展，居委會(huì)應(yīng)完善和社區(qū)檔案管理機(jī)制。這一機(jī)制必須突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，在發(fā)展的思路上創(chuàng)新，走一條與從前不同的發(fā)展道路。傳統(tǒng)的檔案管理工作，幾乎所有的信息都要通過(guò)費(fèi)事費(fèi)力的手工操作進(jìn)行整理和搜集，這樣整理出來(lái)的檔案很容易出現(xiàn)缺頁(yè)、數(shù)據(jù)缺失以及編碼錯(cuò)亂等情況。如今，科技發(fā)展迅速，大部分與數(shù)據(jù)相關(guān)的工作都由計(jì)算機(jī)技術(shù)所操控，同樣，社區(qū)的檔案管理工作可以嘗試應(yīng)用新的技術(shù)。尤其是有關(guān)大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理方面，對(duì)社區(qū)檔案的管理有很大的幫助，既節(jié)省了人力、財(cái)力，又提高了工作效率，并發(fā)揮出檔案的價(jià)值。社區(qū)在檔案工作方面也應(yīng)該改變態(tài)度，檔案的儲(chǔ)存目的在于更方便地使用，而不是在于檔案的數(shù)量有多么龐大，因此要不斷建立更完善的機(jī)制，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，使檔案管理工作能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短，與時(shí)俱進(jìn)。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)進(jìn)程，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

在實(shí)際工作過(guò)程中，為了使基層檔案管理的有效性不被削弱，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，是重要的發(fā)展對(duì)策之一。同時(shí)，要強(qiáng)調(diào)基層檔案管理的重要性，加強(qiáng)基層檔案管理人員的工作意識(shí)，逐步提高工作效率。此外，要鼓勵(lì)員工提出問(wèn)題，并及時(shí)給出解決方案。

5.增加檔案管理經(jīng)費(fèi)

充足的資金是做好檔案管理的前提。有了足夠的資金，可以進(jìn)購(gòu)大量的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檔案管理，有利于更好地保存和保護(hù)文件。同時(shí)，還可以利用這些資金為檔案工作者定期安排培訓(xùn)課程，提高檔案工作團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的檔案工作者，促進(jìn)社區(qū)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

社區(qū)基層檔案在城市發(fā)展建設(shè)的工作中逐漸形成，并對(duì)社區(qū)今后的發(fā)展有著不可估量的推動(dòng)作用。管理好以及利用好社區(qū)基層的檔案信息，對(duì)于提升社區(qū)的規(guī)范化管理，完善社區(qū)基層的各項(xiàng)服務(wù)工作，保障社區(qū)工作良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，促進(jìn)國(guó)家城市的精神文明與物質(zhì)文明建設(shè)具有非常重要的意義。

責(zé)任編輯：孫瑤