張慧芬

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?學(xué)籍管理是高校管理水平的重要體現(xiàn)，學(xué)籍異動直接影響學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性、實效性。學(xué)籍異動工作嚴(yán)謹(jǐn)而繁瑣，整個過程涉及學(xué)生個人和多個部門，對學(xué)籍異動信息的共享性、實時性要求較高，一些傳統(tǒng)的操作模式已遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)實的需要。介紹基于數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)庫引擎等多種技術(shù)設(shè)計的學(xué)籍管理系統(tǒng)——學(xué)籍異動管理模塊，設(shè)計了依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的學(xué)籍異動大部分的業(yè)務(wù)辦理和信息查詢功能。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?學(xué)籍管理;學(xué)籍異動;管理系統(tǒng)

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）27-0086-02

學(xué)籍管理是高校教學(xué)教育管理的重要組成部分，其管理工作的好壞，直接影響學(xué)院學(xué)生管理工作和教育教學(xué)工作。隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，在校生人數(shù)逐年增多，學(xué)籍異動學(xué)生呈現(xiàn)擴(kuò)大的趨勢，傳統(tǒng)的學(xué)籍異動人工操作模式嚴(yán)重影響了學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性及實效性。信息文明時代的到來給學(xué)籍異動管理帶來發(fā)展的機(jī)遇并同時伴隨著改革創(chuàng)新，學(xué)籍異動信息化管理已經(jīng)成為一個必然趨勢。

一、設(shè)計目標(biāo)

筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)的學(xué)籍異動管理——紙質(zhì)人工審批模式下存在如下問題：學(xué)生事先要了解學(xué)籍異動業(yè)務(wù)流程，再拿著材料奔走于學(xué)校各個相關(guān)部門，如果其中一個審核或?qū)徟块T負(fù)責(zé)人不在崗還會致使學(xué)生多次往返同一個部門，大量增加學(xué)生辦理異動的時間成本;在執(zhí)行整個審批過程中，除直接面對學(xué)生的一線教師，大多數(shù)部門負(fù)責(zé)人僅是需要根據(jù)下級部門審批意見簽字、登記，并沒有與學(xué)生面對面受理的必要，如若辦理學(xué)籍異動的學(xué)生人數(shù)過多，往往會影響相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的工作;辦理學(xué)籍異動的學(xué)生人數(shù)多而不同時辦理，從而占用負(fù)責(zé)匯總學(xué)籍異動的工作人員的時間和精力。

現(xiàn)有的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)在缺少辦理學(xué)籍異動的功能，造成在學(xué)生辦事難、高校管理部門的資源浪費的問題。必須積極開發(fā)相應(yīng)學(xué)籍異動管理模塊，從而解決學(xué)生辦理異動難的問題，提高各部門負(fù)責(zé)人審核學(xué)籍異動的效率，減輕高校各級學(xué)籍管理員的工作壓力。

二、學(xué)籍異動管理模塊設(shè)計

學(xué)籍異動管理模塊的設(shè)計以學(xué)籍異動管理規(guī)定為依據(jù)，在現(xiàn)有學(xué)籍管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加實現(xiàn)的。本模塊依據(jù)學(xué)籍異動管理規(guī)定業(yè)務(wù)流程，每條學(xué)籍異動記錄利用共享數(shù)據(jù)庫的工作流信息按方向進(jìn)行路由選擇，從而實現(xiàn)依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的學(xué)籍異動業(yè)務(wù)辦理。

學(xué)籍異動包括休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)班、留級、退學(xué)等，不同類型業(yè)務(wù)涉及不同的部門。按照學(xué)籍異動的業(yè)務(wù)流程：學(xué)生利用個人賬號提出申請，系統(tǒng)會根據(jù)所提交的申請類型，選擇相應(yīng)的工作流程節(jié)點直到流程結(jié)束。學(xué)籍異動基本管理工作流程示例如下圖所示。

學(xué)院學(xué)籍管理員將處理完成的學(xué)籍異動反饋至學(xué)工處、賬務(wù)處、二級學(xué)院、教務(wù)處及學(xué)生。

三、學(xué)籍異動管理模塊功能

按使用角色來分類，相關(guān)用戶分為學(xué)生、二級學(xué)院、教務(wù)處、校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)籍管理員五類，不同的用戶角色會分配不同數(shù)量的用戶。學(xué)生用戶對應(yīng)的是申請異動的學(xué)生;二級學(xué)院用戶對應(yīng)的是二級學(xué)院學(xué)籍員負(fù)責(zé)審核，二級學(xué)院負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理提交;教務(wù)處用戶對應(yīng)的是初審和復(fù)審的負(fù)責(zé)人，可對二級學(xué)院所提交的申請進(jìn)行審核處理;校領(lǐng)導(dǎo)對應(yīng)的是分管學(xué)籍工作的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人;學(xué)籍管理員對應(yīng)的是負(fù)責(zé)全校學(xué)籍管理工作的老師。

對這些用戶角色、用戶權(quán)限、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)的是有相關(guān)技術(shù)水平的管理員負(fù)責(zé)。不同用戶角色分配相應(yīng)的功能：

（一）學(xué)生用戶

可瀏覽信息：可選擇異動項目，相關(guān)異動申請表，上傳相關(guān)證明。

（二）二級學(xué)院用戶

可瀏覽信息：申請學(xué)籍異動學(xué)生填寫的信息和上傳的材料。

（三）教務(wù)處用戶

可瀏覽信息：申請學(xué)籍異動學(xué)生填寫的信息和上傳的材料;二級學(xué)院填處理意見。

（四）校領(lǐng)導(dǎo)用戶

可瀏覽信息：申請學(xué)籍異動學(xué)生填寫的信息和上傳的材料;二級學(xué)院的處理意見;教務(wù)處的處理意見。

（五）學(xué)籍管理員用戶界面

學(xué)籍異動申請辦理完畢后會自動生成一個學(xué)籍異動審批表，該表包括學(xué)生的基本資料，詳細(xì)異動信息、申請附加材料、各部門審批結(jié)果等，用以打印或存檔。

四、結(jié)語

筆者通過對傳統(tǒng)高校學(xué)籍異動管理情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)了學(xué)籍異動管理模塊的需求。在功能、需求的全面分析后，對學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行增項，以實現(xiàn)學(xué)籍異動業(yè)務(wù)網(wǎng)上無紙化辦理?，F(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)——學(xué)籍異動管理模塊部分功能已實現(xiàn)，并面向全校使用中，在學(xué)籍管理系統(tǒng)使用過程中發(fā)現(xiàn)還有很多細(xì)節(jié)需要進(jìn)一步完善。我們將繼續(xù)分析設(shè)計，努力完善，從而推進(jìn)學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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編輯 陳鮮艷