文/長春醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 韓莉

隨著我國對(duì)教育體制改革的不斷深入，高職院校的教學(xué)管理逐漸得以加強(qiáng)，其中檔案管理是高職院校教學(xué)管理中的重要環(huán)節(jié)之一，其對(duì)維系學(xué)校的教學(xué)、科研以及學(xué)生的生活等方面具有十分重要的作用，高職院校的檔案管理涵蓋了文字、視頻、圖表等重要的信息和資料，同時(shí)也展現(xiàn)出檔案的應(yīng)用價(jià)值，為學(xué)校的決策提供了重要的參考依據(jù)，但是就目前而言，高職院校的檔案管理中還存在一些問題，需要高職院校加以重視并尋找最佳的方案進(jìn)行解決。

一、目前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的檔案管理制度。高職檔案管理涵蓋的范圍比較廣，涉及的領(lǐng)域也比較大，其中包括學(xué)生的檔案、教學(xué)檔案、教師檔案、學(xué)術(shù)以及科研檔案等，其主要反映了學(xué)校的教學(xué)水平，對(duì)學(xué)校的宣傳以及建設(shè)具有十分重要的關(guān)系，這就需要高職學(xué)校制定適合的管理方案以及管理制度等，保證檔案管理能夠高效化運(yùn)行。但是就目前而言，很多高職院校對(duì)檔案管理有所忽視，將過多的精力放置在教學(xué)管理、學(xué)生的升學(xué)以及就業(yè)率等方面，很多高職學(xué)校缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理人員對(duì)崗位職責(zé)不明確，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校以及師生的重要性；同時(shí)檔案的查詢、搜集和整理等流程不規(guī)范，對(duì)檔案的歸類不準(zhǔn)確，很容易使得檔案丟失，導(dǎo)致檔案管理的效率比較低。

（二）檔案管理的信息化程度不高。信息技術(shù)的發(fā)展為高職院校的檔案管理提供了技術(shù)支持，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能與時(shí)代發(fā)展的特征相匹配，在新形勢(shì)下，檔案管理必須要朝著智能化以及科學(xué)化方向發(fā)展，將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中也轉(zhuǎn)變了線上與線下管理的局限性，為師生提供了更大的便利，使得檔案管理的效率更高。但是就目前而言，很多高職院校的檔案管理信息化程度還不高，對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不完善，有些高職院校沒有根據(jù)實(shí)際的需求以及檔案管理的特征為其構(gòu)建具有針對(duì)性的檔案管理系統(tǒng)，這就導(dǎo)致檔案在上傳以及查詢的效率不高。此外，使用紙質(zhì)檔案很容易遭到破壞或者丟失，不利于檔案的永久性與安全性。

（三）檔案管理人員的專業(yè)性有待提升。檔案管理工作需要具有專業(yè)素質(zhì)的人員進(jìn)行管理，目前由于高職學(xué)校對(duì)其重視程度不足，導(dǎo)致在檔案管理中對(duì)設(shè)備、技術(shù)、資金以及人員等方面的投入也不充分，很多高職學(xué)校缺少具有專業(yè)性的人員，大多數(shù)檔案管理的設(shè)備也比較陳舊，與信息化社會(huì)的發(fā)展不相符合。其次，很多檔案管理人員的觀念比較陳舊，管理的方式也停留在傳統(tǒng)階段，部分檔案管理人員的年齡偏長，學(xué)習(xí)新技術(shù)以及新理念的能力不強(qiáng)；部分檔案管理者比較年輕，雖然能夠快速接受并學(xué)習(xí)新技術(shù)，但是缺少一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。此外，很多高職學(xué)校的檔案管理人員為兼職，并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)也有所忽視，使得工作的積極性不高，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

二、高職院校檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）構(gòu)建完善的檔案管理制度。制度是保障高職院校檔案管理正常運(yùn)行的關(guān)鍵，首先,高職學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，按照檔案的不同類型以及管理的要求等，設(shè)置不同的檔案管理部門，并嚴(yán)格按照國家對(duì)高職學(xué)校檔案管理的規(guī)定以及條例等執(zhí)行，提升檔案管理的規(guī)范化以及科學(xué)化。其次，高職學(xué)校還應(yīng)該對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)加以重視，從檔案材料的搜集、錄入、歸檔、維護(hù)、后期的查詢、使用、借閱等方面都應(yīng)該設(shè)置詳細(xì)的流程，防止在檔案管理中出現(xiàn)混亂或者職責(zé)不明的情況。此外，學(xué)校還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和審查，對(duì)檔案管理中不正確或者不規(guī)范的方式予以糾正，追究管理責(zé)任，進(jìn)而提升檔案管理的效率。

（二）增強(qiáng)檔案管理的信息化程度。高職學(xué)校的檔案管理需要緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，引進(jìn)智能化的檔案管理設(shè)備與系統(tǒng)，進(jìn)而提升檔案管理的信息化率，讓檔案管理高效化與安全化運(yùn)行。其中智能管理系統(tǒng)是高職檔案管理中的關(guān)鍵，其主要是通過RFID以及WSN等相關(guān)的技術(shù)來全面的獲取信息，然后對(duì)獲取的信息進(jìn)行識(shí)別、入庫以及查詢等。首先需要使用校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，布置傳感器節(jié)點(diǎn)，然后將采集到的數(shù)據(jù)傳送到數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過服務(wù)器的處理，最終傳送到檔案管理系統(tǒng)中，以便管理人員的查詢與維護(hù)。其次，構(gòu)建操作程序，其主要是借助RFID生成電子標(biāo)簽，然后利用電子標(biāo)簽進(jìn)行分類以及編號(hào)，最終將其固定到某個(gè)架位中，在查詢或者閱讀時(shí)就可以使用RFID進(jìn)行識(shí)別；同時(shí)其也能對(duì)檔案信息識(shí)別或者銷毀。此外，就是安全系統(tǒng)的建立，主要涵蓋了安全維護(hù)、防毀以及防盜等方面的內(nèi)容，庫房設(shè)置了煙霧感應(yīng)、紅外感應(yīng)、濕度控制等設(shè)備，使用移動(dòng)終端就可以對(duì)檔案進(jìn)行全面的監(jiān)控，如果出現(xiàn)監(jiān)測數(shù)據(jù)異常，就會(huì)發(fā)出報(bào)警提示，從而極大地保證了檔案管理的安全性。

（三）構(gòu)建檔案管理的服務(wù)體系。高職檔案管理主要是為學(xué)校的建設(shè)以及師生所提供便捷的服務(wù)，讓高職學(xué)校的檔案管理發(fā)揮最大的價(jià)值，因此在檔案管理中就需要構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)體系。首先，檔案管理人員應(yīng)該秉持“以人為本”的觀念，站在學(xué)校以及師生的角度思考問題，切實(shí)為師生解決問題，加強(qiáng)與師生的溝通與交流，及時(shí)明確在檔案查詢或者閱讀中的需求，進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量，讓師生能夠獲得更高的體驗(yàn)度。其次，高職學(xué)校還應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，有效地將檔案管理與物聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，其不僅提升了檔案管理的智能化，同時(shí)還減少了檔案管理的難度，避免在檔案管理中出現(xiàn)遺漏或者丟失的情況。此外，高職學(xué)校還應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，搭建具有個(gè)性化的檔案管理體系，采集人事、教研、后勤、財(cái)務(wù)等方面的信息，使用大數(shù)據(jù)或者云計(jì)算等方式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工與整合，設(shè)置出專項(xiàng)檔案庫或者特色知識(shí)庫等，還應(yīng)該加強(qiáng)與其他院校的合作交流，構(gòu)建信息交流平臺(tái)，提升檔案的共享率，這樣高職學(xué)校檔案管理的質(zhì)量才會(huì)進(jìn)一步的提升與加強(qiáng)。

（四）強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度。在信息化檔案管理的過程中，需要高職學(xué)校構(gòu)建具備專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)能力的檔案管理人才隊(duì)伍，首先，高職學(xué)校應(yīng)該加大在檔案管理過程中人才、資金以及設(shè)備等方面的投入力度，保證其能夠滿足信息化檔案管理的需求。其次，高職學(xué)校還應(yīng)該引進(jìn)具有創(chuàng)新能力以及專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，不僅要對(duì)應(yīng)聘人員的檔案管理技能以及基礎(chǔ)能力進(jìn)行考核，同時(shí)還要對(duì)應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面的考查，保障應(yīng)聘人員能夠勝任信息化檔案管理工作。此外，高職學(xué)校還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)會(huì)議，組織開展座談會(huì)、研討會(huì)等活動(dòng)，就目前在檔案管理過程中存在的問題提出針對(duì)性的解決方案。最后，為了提升檔案管理人員的工作積極性，高職學(xué)校還應(yīng)該完善獎(jiǎng)懲體系，對(duì)在檔案管理中具有突出貢獻(xiàn)的人員給予精神或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；同時(shí)要對(duì)檔案管理職責(zé)不明，管理不嚴(yán)等情況要給予懲罰，這樣高職學(xué)校的檔案管理效率就會(huì)顯著提升。

三、結(jié)束語

高職檔案管理在教學(xué)管理中具有十分重要的作用，高職院校要加以重視。首先，應(yīng)該構(gòu)建完善的管理制度，保證檔案管理能夠有序落實(shí)。其次，應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理的信息化程度，引進(jìn)信息化與智能化管理技術(shù)；同時(shí)還需要構(gòu)建檔案管理的服務(wù)體系，提升檔案信息的利用效率。此外，高職院校還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素質(zhì)的教育和培訓(xùn)力度，明確檔案管理的崗位職責(zé)。