張婷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-084-02

摘 要 會議是企業(yè)管理水準和企業(yè)文化的真實體現(xiàn)，是企業(yè)重要的溝通方式，高效有序的會議可以提高企業(yè)管理水平。本文主要分析了現(xiàn)代企業(yè)會議管理中存在的問題，并建議通過會議預(yù)防性管理、信息化手段、會議管理制度等途徑提高會議管理水平，進而達到高效率、高質(zhì)量、高收益的會議目的。

關(guān)鍵詞 會議 會議高效管理 策略

會議是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，會議成為企業(yè)內(nèi)部集思廣益的渠道，是企業(yè)重要的群體溝通方式，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展、日常管理中發(fā)揮著重大作用。會議的主要目的是解決問題，效果不佳的會議不僅會增加企業(yè)成本，造成企業(yè)工作效率低下。鑒于此，查找現(xiàn)代企業(yè)會議效率不高的癥結(jié)所在，找出不足，采取適當(dāng)策略提升現(xiàn)代企業(yè)管理工作水平，是現(xiàn)代企業(yè)需要思考的重要問題。

一、企業(yè)會議的分類和作用

（一）企業(yè)會議的分類

會議，是企業(yè)日常工作的重要組成部分，按照不同的分類標準，企業(yè)會議有多種劃分類型。按照會議性質(zhì)，可劃分為常規(guī)會議、特種會議、專業(yè)會議。常規(guī)會議是按公司法和慣例召開的會議，有一定的程序性和規(guī)范性。如股東會、黨委會、董事會、職代會、總經(jīng)理辦公會、高層管理人員會議等。特種會議具有特殊性，不受時間、規(guī)模、議程等限制，如學(xué)術(shù)會議、會見會、談判會、洽談會、慶典型會議、會展型會議、簽約會等。專業(yè)會議是指企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營、生產(chǎn)、管理過程中解決實際問題的會議，如安全生產(chǎn)會議、質(zhì)量檢驗會、財務(wù)分析會、新品研發(fā)會等。

參照其他標準，企業(yè)會議可進行如下分類，按人數(shù)可分為一對一會議，團體會議；按照開會方式，有面對面、電話會議、視頻會議；按照目的，可分為固定的部門會議、臨時會議、宣布人事安排、講解公司政策及當(dāng)眾表揚或批評會議等會議。從以上分類來看，會議有多種分類方式，但是無論怎么分，其最終目的是為了解決問題、促進工作，確保企業(yè)各項經(jīng)營管理工作順利開展。

（二）企業(yè)會議的作用

在現(xiàn)代企業(yè)中，會議是分配工作、推進工作、總結(jié)工作的重要環(huán)節(jié)，是促進企業(yè)正常發(fā)展的重要載體。企業(yè)會議的作用可大致歸納為交流信息、解決問題、作出決策。一是交流信息，在會議室面對面交流，開展有效溝通，其優(yōu)越性是任何其他電子手段無法代替的，這也是任何時代都需要會議的根本原因之所在。在日常工作中，會議往往是溝通交流、集思廣益、傳遞信息、大腦風(fēng)暴、解決難題的重要手段，通過分享信息、交流經(jīng)驗，讓與會者得到啟發(fā)、受到啟示。二是解決問題，在企業(yè)中，召開各種工作會議都是為了統(tǒng)一思想、明確目標任務(wù)，讓各部門、各單位厘清自身責(zé)任，確保按照預(yù)定要求完成任務(wù)，實現(xiàn)目標。主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會議內(nèi)容，會后在部門內(nèi)部進行層層分解，明確承擔(dān)的分目標，把工作任務(wù)落實到具體組織或個人，保障每一個環(huán)節(jié)緊密相連、每一項任務(wù)落實到位。這種自上而下、環(huán)環(huán)相扣的目標確認、分解和責(zé)任落實形成了目標的保證體系，可以有效解決問題、推動工作。三是作出決策。企業(yè)在運行發(fā)展中，經(jīng)常需要對重大事務(wù)協(xié)商討論，在會議中，參會者之間進行充分溝通與，協(xié)調(diào)，對分歧之處進行面對面的磋商與確認，進而達成一致意見，為后期執(zhí)行掃清障礙。

二、現(xiàn)代企業(yè)會議工作存在的不足

（一）會議效率低下

在長期的實踐中，觀察和總結(jié)出高效率會議具備以下幾個特點：精簡會議，只在必要時才召開會議；會議要進行充分準備和籌劃，會議通知要及時準確；會前要制定合理有效的會議議程表；嚴格遵守會議要求；參會者范圍要合理控制，要注意參會者與會議主題的關(guān)聯(lián)性；會議過程中進行點評、總結(jié)；會議記錄要記清所有決議、建議和負責(zé)人。與此相反，現(xiàn)實中，很多會議不講究科學(xué)辦法、沒有會議管理技能，致使會議效率低下，無助于問題解決，影響了工作。

（二）會議成本偏高

會議成本是指參會者及會務(wù)人員在會議期間與工作有關(guān)的各項開支的總和，即時間成本、效率損失成本（管理效率損失，機會損失）和直接會議成本（差旅費、食宿費、文件材料費用）?，F(xiàn)實中，經(jīng)常把會議和工作等同起來，甚至“以會代干”，認為開會就是工作，這種認識誤區(qū)嚴重缺乏“成本意識”，只算會議政治帳，不算會議經(jīng)濟帳；只講會議規(guī)格，不講會議效益，最終制約了會議質(zhì)量和效率，也讓與會者對會議充滿排斥和抵觸情緒。

（三）會議質(zhì)量較差

現(xiàn)代企業(yè)大多擁有較為復(fù)雜的組織機構(gòu)、繁多的業(yè)務(wù)線條，使企業(yè)的內(nèi)部會議管理難度越來越大。同時，會議數(shù)量和會議規(guī)模不斷攀升，會議甚至成為一項形象工程，有些企業(yè)將會議數(shù)量、會議規(guī)模、邀請的領(lǐng)導(dǎo)作為年終重要考核依據(jù)，對會議效用反而不聞不問，造成舍本逐末傾向。但是，會議數(shù)量的猛增并不意味著問題的解決，會議質(zhì)量高的企業(yè)，管理人員的管理技能也比較高，企業(yè)管理水平也相應(yīng)高。反之，會議質(zhì)量低下的企業(yè)，管理人員的管理技能也必然比較低，企業(yè)整體管理水平自然也低，企業(yè)整體運作效率也低下。

三、會議高效開展策略

（一）預(yù)防性管理

管理學(xué)中，有一個預(yù)防性管理這個概念，主要是說管理工作要以結(jié)果為導(dǎo)向，未雨綢繆、提前謀劃和準備，防患于未然。事先對某一方面管理可能存在的隱患進行科學(xué)的綜合的分析，最大限度地減少或消除由其產(chǎn)生的不良后果，減少事后糾正的損失。為提高企業(yè)質(zhì)量和效率，就需要從會前準備、會中控制、會后跟進等方面進行管理。

1.會前準備

管理學(xué)中，5W1H是一種思考方式，也是進行目標分解和決策的思維程序。它從目的、對象、地點、時間、人員和方法提出一系列的詢問，并找到解決問題的辦法和答案。這個原則可以借用到企業(yè)會議管理工作中，為會議工作提供一種借鑒和思路。一是要明確會議目的，從實際出發(fā)，只有必要時才召開，對內(nèi)容相近會議進行合并，不開無價值、無意義的會議，大會、長會少開，小會簡開，高成本會議盡量避免，或以其他方式替代。二是要明確會議議題。會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。議題應(yīng)與會議目標保持一致，數(shù)量要合適，議題的順序應(yīng)遵循邏輯原則和重要性優(yōu)先原則。三是要明確與會人員。要合理規(guī)劃與會者數(shù)量，讓與工作有關(guān)的人員參會，避免無關(guān)人員列席，做好會議通知和會議資料發(fā)放工作。

2.會中控制

組織者必須對會議所需的相關(guān)設(shè)備熟練掌控，能應(yīng)付和處理基本的設(shè)備故障，要及時提醒、溝通，確保會議按時開始，準時結(jié)束，制定詳細的會議紀律并加以貫徹執(zhí)行。與會者對會議內(nèi)容應(yīng)進行提前了解，準備好自己的發(fā)言材料，提高會議質(zhì)量。主持人要把握會議進度，明確各個環(huán)節(jié)所用時間，圍繞主題展開，還要根據(jù)現(xiàn)場情況，適時調(diào)節(jié)現(xiàn)場氛圍。

3.會后跟進

會議結(jié)束后，如果沒有溝通和行動計劃，會議出了會議室就失去生命力。因為問題的關(guān)鍵不在于會議本身，而是經(jīng)過會上討論所要進一步采取的行動。會后，會議組織部門要對會議決策內(nèi)容的資料及時整理，傳達跟蹤會議決策內(nèi)容，監(jiān)督反饋會議決定。

（二）信息化手段

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及與發(fā)展，傳統(tǒng)的以人為主的會議管理模式的弊端日益凸顯，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)高速運轉(zhuǎn)的需求。為提升企業(yè)管理效率和水平，提高會議組織管理的效率，在企業(yè)會議管理中采用信息化手段實現(xiàn)科學(xué)合理的會議管理運作方式顯得尤為重要。有條件的企業(yè)可以引進全套電子會議管理系統(tǒng)，如會議室預(yù)定系統(tǒng)，信息發(fā)布系統(tǒng)等。此外，引進多媒體手段也是優(yōu)化企業(yè)會議效果的重要途徑，可以采取多媒體技術(shù)等方法，以動畫、視頻等形式展現(xiàn)會議內(nèi)容，使會議的內(nèi)容更加形象、直觀，從而產(chǎn)生對會議氛圍有效活躍的作用，推動會議整體效果的良好發(fā)展。

1.會議室預(yù)定

大型企業(yè)集團，往往具有多個會議室，傳統(tǒng)的會議室管理辦法依靠等級，缺乏統(tǒng)一安排調(diào)度，會出現(xiàn)使用會議室只能靠運氣，定好的會議室臨時被他人占用，或者開會中有人突然闖進來等狀況。為實現(xiàn)會議室等資源的有效管理和調(diào)度，可以實施會議室電子預(yù)約系統(tǒng)，解決時間，提升效率。

2.會議座次排定

會議座次表是會議籌備中的重要環(huán)節(jié)。座次圖一般主要依靠會務(wù)人員手工編制，但是一些大型會議往往存在參會人員臨時增減調(diào)整、臨時變動，加之會前工作繁瑣、工作量大，會務(wù)組因疏忽漏掉參會者或重復(fù)姓名等問題都會直接影響會議座次圖的制定，容易出錯。在現(xiàn)辦公系統(tǒng)中引進會議管理網(wǎng)絡(luò)平臺就顯得很有必要，會議管理平臺內(nèi)設(shè)企業(yè)全部會議室座次模板，會務(wù)組依據(jù)選定的會議室和給定的參會人員信息，通過設(shè)置職級篩選、部門分類、區(qū)域等條件，可以自定義會議座位區(qū)域，達到系統(tǒng)排定座次、生成座次圖、自動導(dǎo)出打印的效果，極大的節(jié)約了人力成本。

（三）會議管理制度

公司制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，完善、規(guī)范的制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要特征之一。因此，為提高會議效率、加強會議管理、規(guī)范會議流程、避免會議沖突、保證會議質(zhì)量，企業(yè)結(jié)合實際情況，建立標準化的會議管理體系，制定一套行之有效的“企業(yè)會議管理制度規(guī)范”非常必要。

“企業(yè)會議管理制度規(guī)范”應(yīng)對會議分類、分級與組織進行明確界定，集團總部根據(jù)會議計劃，統(tǒng)一進行報批和安排。對會議通知責(zé)任、通知時間、通知方式，會議資源和會議服務(wù)協(xié)調(diào)進行明確。會議進程管理中，要包括會議簽到、會議主持、會議紀律等要求和說明，最后，再對會議紀要、會議決議、會議督辦進行明確。

四、結(jié)語

綜上所述，通過本文的研究分析，要解決會議管理中的問題，需要更新觀念，按照求真務(wù)實、快捷高效的要求，端正會風(fēng)，將會議效用最大化。同時，還應(yīng)借鑒成功經(jīng)驗，探索出符合自己企業(yè)實際的會議管理路子，與時俱進，引進會議網(wǎng)絡(luò)管理平臺，節(jié)約會議組織時間，提高會議管理效率。

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