文/吉林省大安市企業(yè)職工檔案室 于雪

企業(yè)職工檔案作為一項(xiàng)文字資料，其記錄的主要內(nèi)容包括職工的個(gè)人籍貫、政治面貌、工作經(jīng)歷等，其與職工的許多方面都有直接聯(lián)系，如職工職稱(chēng)評(píng)定、失業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工資晉級(jí)等。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)職工檔案管理受多種因素的影響，存在著諸多問(wèn)題，對(duì)職工的切身利益與勞動(dòng)力市場(chǎng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成了嚴(yán)重影響，因而很有必要采取一系列有效的解決措施。

一、當(dāng)前職工檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏深刻認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，檔案管理工作并未引起高度重視，主要表現(xiàn)在檔案室缺乏先進(jìn)的設(shè)施，且管理水平長(zhǎng)期未見(jiàn)提高，先進(jìn)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)并未在檔案管理工作中得到運(yùn)用。即使部分企業(yè)已分離出檔案室，將其作為一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，但思想上仍然是因循守舊，未改變對(duì)檔案工作的看法，因而導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展不大，員工的工作強(qiáng)度雖大，但效率卻不高。

（二）缺乏先進(jìn)的管理設(shè)施?？萍嫉娘w速發(fā)展，讓科學(xué)化、數(shù)字化的管理方式被運(yùn)用到企業(yè)檔案管理工作中。在企業(yè)檔案管理中可引入一些現(xiàn)代化元素，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理效率的提高。通常，紙質(zhì)檔案為企業(yè)職工檔案材料的主要形式，如果時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就會(huì)導(dǎo)致紙張變黃、變脆，字體不清。若將一些新的設(shè)備運(yùn)用于企業(yè)職工檔案管理工作中，或通過(guò)一些管理軟件把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于將存儲(chǔ)空間與整理時(shí)間減少，使分類(lèi)整理更加方便，時(shí)間得到節(jié)省，并防止檔案管理人員發(fā)生存錯(cuò)檔、漏存檔的情況，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化與數(shù)字化。

（三）檔案管理方法落后。不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范是大多數(shù)檔案室建設(shè)存在的問(wèn)題。一些單位未設(shè)置專(zhuān)用檔案室，沒(méi)有配套“六防”設(shè)施，所以導(dǎo)致檔案資料發(fā)生霉變或被蟲(chóng)蛀，使之美觀整潔與完整性大受影響。同時(shí)檔案管理仍以手工管理為主，只要不丟失就行。不斷更新的科學(xué)技術(shù)手段，擴(kuò)大了職工檔案信息管理系統(tǒng)，也大幅提高了計(jì)算機(jī)信息的水平，但部分先進(jìn)的技術(shù)未被充分挖掘與發(fā)揮，所以并未被廣泛運(yùn)用于檔案管理中，以致于無(wú)法提高管理效率，浪費(fèi)了資源。

二、規(guī)范企業(yè)職工檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)宣傳，提高職工檔案管理認(rèn)識(shí)。作為一項(xiàng)原始記錄，企業(yè)職工檔案中的內(nèi)容包括職工學(xué)習(xí)、工作與參加保險(xiǎn)等情況，是職工接續(xù)社會(huì)保險(xiǎn)、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)，與每位職工的切身利益息息相關(guān)。新時(shí)期，職工檔案內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)已經(jīng)由職工政治歷史情況、工資審批晉級(jí)逐漸轉(zhuǎn)化為其他多個(gè)方面，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金等。人事檔案管理部門(mén)可根據(jù)檔案內(nèi)容為員工辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況說(shuō)明；為員工代辦申報(bào)職稱(chēng)；按照檔案確定退休年齡；結(jié)合檔案調(diào)整工資等。

（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。職工檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，職工檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)建立一套科學(xué)完整的規(guī)章制度，包括檔案材料的收集補(bǔ)充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等，并在具體運(yùn)用中加以完善，保證工作有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)無(wú)章可循的情況，讓職工檔案工作逐漸走上制度化、規(guī)范化的道路，切實(shí)將人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用發(fā)揮出來(lái)。對(duì)檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔和鑒別制度予以完善，在第一時(shí)間收集、補(bǔ)充、更新人事檔案資料，認(rèn)真細(xì)致鑒別收集檔案材料是否具備完備的手續(xù)、是否準(zhǔn)確精煉表述、觀點(diǎn)有無(wú)模糊不清，進(jìn)而保證人事檔案收集與歸檔的完整，達(dá)到不丟失、不積壓，將事實(shí)客觀公正地反映出來(lái)的目的。對(duì)現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)予以貫徹落實(shí)，盡量保證信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到準(zhǔn)確、有序，條目清楚，查找方便。

（三）加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施建設(shè)，提高職工檔案的存儲(chǔ)時(shí)間。配備相應(yīng)的管理設(shè)施是實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理現(xiàn)代化管理方式的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的職工檔案管理部門(mén)，并配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。而從軟件設(shè)施方面而言，配備相應(yīng)的軟件設(shè)施能夠讓檔案的存儲(chǔ)時(shí)間延長(zhǎng)，使檔案的借調(diào)更加方便，從而更好地管理企業(yè)職工檔案。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要將檔案管理人員選準(zhǔn)用好。檔案管理工作具有很強(qiáng)的政策性，按照新形勢(shì)下檔案工作的需求，堅(jiān)持發(fā)展的眼光，并結(jié)合長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要對(duì)負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員作出合理選擇。從事職工檔案管理工作的人員除了對(duì)人事工作、檔案工作非常熟悉外，還必須能夠熟練操作計(jì)算機(jī)和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于職工檔案管理工作還具有很強(qiáng)的保密性，因而工作人員必須具備鑒定的立場(chǎng)，樹(shù)立牢固的保密觀念。在調(diào)整崗位時(shí)，需將保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性考慮到，盡可能不對(duì)檔案管理員進(jìn)行調(diào)整，以讓該隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)性得到保證。同時(shí)，還需利用學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，豐富檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高其業(yè)務(wù)技能，并對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)予以?xún)?yōu)化。在崗位目標(biāo)管理中加入檔案管理人員的工作成績(jī)，并結(jié)合年終考核，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)職工檔案管理工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須對(duì)自身的管理理念進(jìn)行不斷更新，加強(qiáng)創(chuàng)新發(fā)展，同時(shí)也應(yīng)與時(shí)代發(fā)展要求保持同步，不斷完善自身資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身應(yīng)用價(jià)值的最大化發(fā)揮。