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        淺談醫(yī)院房改檔案的管理與利用

        2019-11-24 16:34:02江蘇省中醫(yī)院甄敏
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化醫(yī)院

        文/江蘇省中醫(yī)院 甄敏

        一、房改檔案的內(nèi)容

        房改檔案主要包括:職工和配偶姓名、職位、參加工作時間;職工住房的地址、面積、結(jié)構(gòu)、類型及產(chǎn)權(quán);住房補(bǔ)貼的領(lǐng)取情況;職工住房上市交易情況;房屋抵押、查封等糾紛情況;房屋是否屬于不宜公開上市出售范圍;其它需要說明的情況。職工的房改檔案需要由單位代為建立,其建立為單位申請和發(fā)放住房補(bǔ)貼、核定職工住房面積、職工購買經(jīng)濟(jì)適用住房、已購公有住房參與市場交易等活動提供了重要依據(jù)。

        因此,醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識到房改檔案的重要性,認(rèn)真做好職工的住房普查和住房檔案的建立、審核、立卷、歸檔及變更工作,并加強(qiáng)檔案的利用,促進(jìn)我國住房體制改革進(jìn)一步發(fā)展。

        二、醫(yī)院房改檔案管理中存在的問題

        房改檔案的發(fā)展雖然已經(jīng)持續(xù)了一段時間,但就醫(yī)院目前的檔案管理現(xiàn)狀而言,房改檔案管理工作仍存在較大的不足,具體表現(xiàn)在以下方面:

        一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各個部門沒有認(rèn)識到房改檔案的重要性,房改檔案的相關(guān)管理措施和制度流于表面。二是職工住房材料的收集工作不到位,有的調(diào)查員只是簡單、表面地收集職工的住房信息,沒有對其進(jìn)行深入調(diào)查。三是缺乏規(guī)范的指導(dǎo),住房檔案管理相關(guān)政策法規(guī)的制定還處于摸索階段,相對于其他領(lǐng)域的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范而言較不成熟。同時醫(yī)院對于職工住房資料的調(diào)查和監(jiān)督不夠嚴(yán)密,導(dǎo)致房改檔案材料不齊全,缺乏規(guī)范性,從而制約了醫(yī)院房改檔案的有效、科學(xué)管理。

        三、加強(qiáng)房改檔案管理的具體措施

        (一)提高醫(yī)院工作人員的房改檔案意識和專業(yè)素質(zhì)。房改檔案的有效管理離不開醫(yī)院各個部門工作人員的支持與理解,因此,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加大房改檔案重要性的宣傳力度,并將員工誠實(shí)、積極地填寫檔案內(nèi)容納入評價體系,以保證檔案信息的可靠性。同時也要加強(qiáng)檔案管理人員的房改檔案意識,使其意識到員工第一信息的重要性,并加強(qiáng)調(diào)查員的培訓(xùn)力度,使其提高收集檔案資料的能力和有效管理檔案的業(yè)務(wù)水平,從而不斷發(fā)展房改檔案管理工作。

        (二)重視房改資料的收集工作。房改資料是關(guān)系檔案真實(shí)性、有效性的重要依據(jù),因此調(diào)查員在入戶收集資料時,要秉持負(fù)責(zé)任的態(tài)度,對于職工資料的收集不要只憑“一面之詞”,要通過走訪、調(diào)查周圍鄰居收集到準(zhǔn)確的檔案信息。

        (三)完善房改檔案管理體系。1.建立健全檔案管理體制。醫(yī)院房改檔案內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng),相關(guān)管理體制的建立和完善有助于房改檔案的有效管理。健全的房改檔案體制包含分管院長、檔案室及各科室的三級管理體系,這三個管理部門要明確自身的檔案管理職責(zé),分管院長負(fù)責(zé)統(tǒng)籌把握房改檔案的管理方向并組織相關(guān)部門落實(shí)檔案管理工作;檔案室負(fù)責(zé)檔案的最終整理、保管和利用,并對檔案制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督管理;各科室主負(fù)責(zé)檔案信息的收集與上報工作,保證檔案信息的真實(shí)性是其主要責(zé)任。2.落實(shí)檔案管理制度。目前,針對房改檔案的管理工作,有關(guān)部門和地區(qū)已經(jīng)制定了相應(yīng)的管理制度。然而大部分制度流于形式,還未真正落到實(shí)處。因此醫(yī)院相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人需要組織并監(jiān)督檔案管理工作人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度,并將檔案的歸檔、移交、接收、存儲以及利用等一系列流程具體化,并將實(shí)施結(jié)果反饋到員工績效中,以促進(jìn)檔案管理規(guī)章制度貫徹落實(shí),保證醫(yī)院房改檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

        (四)加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。隨著檔案信息的不斷增加,傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)高效率的管理需要,同時隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟,檔案信息化管理已經(jīng)是未來檔案管理的必然趨勢。因此,醫(yī)院需要加大投資力度,加強(qiáng)房改檔案的信息化建設(shè)。首先,醫(yī)院需要引進(jìn)必要的檔案管理系統(tǒng),并建立專門的房改檔案數(shù)據(jù)庫,以保證檔案信息的長期儲存。同時醫(yī)院需要加大檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn),為檔案信息化管理的有效發(fā)展提供重要的人力資源保障。

        四、結(jié)語

        綜上所述,醫(yī)院房改檔案存在房改檔案意識薄弱、職工住房材料的收集工作不到位、缺乏規(guī)范的指導(dǎo)等問題。因此,醫(yī)院應(yīng)該從提高醫(yī)院工作人員的房改檔案意識和專業(yè)素質(zhì)、重視房改資料的收集工作、完善房改檔案管理體系、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)這四個方面入手,加強(qiáng)醫(yī)院房改檔案的管理與利用,從而保證醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

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