張婉楓 王星月

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）9-131-01

摘 要 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院現(xiàn)代管理制度建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，科學(xué)、高效的檔案管理為醫(yī)院持續(xù)管理發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 PDCA 醫(yī)院檔案 管理工具

在國(guó)家深化公立醫(yī)院綜合改革的進(jìn)程中，2017年，國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)了《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》，明確提出要建立權(quán)責(zé)清晰、管理科學(xué)、治理完善、運(yùn)行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。管理，就是為了實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)，運(yùn)用科學(xué)的管理工具和方法對(duì)人的外在行為進(jìn)行控制的過(guò)程，讓管理工作高效、有質(zhì)量，首先應(yīng)選擇正確的管理工具。

PDCA，作為一種現(xiàn)代化、科學(xué)性的管理工具，計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理，四個(gè)階段的過(guò)程循環(huán)，有效地提高管理工作質(zhì)量，日益應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。同時(shí)，在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建設(shè)工作中，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也同樣提出了更高、更多的要求，運(yùn)用PDCA循環(huán)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)，是一個(gè)值得思考的內(nèi)容。

一、醫(yī)院檔案管理及PDCA管理工具的主要內(nèi)容

1.醫(yī)院檔案管理的發(fā)展要求。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它是記載著整個(gè)醫(yī)院中人、財(cái)、物的發(fā)展過(guò)程，是對(duì)醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中從事的各項(xiàng)活動(dòng)，如音像、文字等留存下來(lái)的具有保存價(jià)值的重要參考資料，是醫(yī)院發(fā)展歷程和醫(yī)院管理的重要見(jiàn)證和重要參考，價(jià)值意義巨大。隨著新時(shí)期的發(fā)展要求，對(duì)醫(yī)院檔案的管理方法、管理人員的專業(yè)性也提出了新的要求，科學(xué)化、信息化的發(fā)展力量也不斷影響著醫(yī)院檔案發(fā)展的步伐。

2.PDCA管理工具的主要方法。PDCA循環(huán)最初是由美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士提出的，后由戴明挖掘、普及又稱戴明循環(huán)。PDCA具體包含著四個(gè)循環(huán)反復(fù)的步驟，計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。計(jì)劃的制定必須立足于實(shí)際，具有明確性，運(yùn)用可考量的指標(biāo)去計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)證；執(zhí)行主要包括行為措施和具體任務(wù)，對(duì)所做計(jì)劃的具體解決方案，并將實(shí)施方案轉(zhuǎn)化成可執(zhí)行的任務(wù)；檢查主要是追蹤工作執(zhí)行的數(shù)據(jù)情況，檢查計(jì)劃指標(biāo)的完成情況，從而去驗(yàn)證方法的可行性、正確性。處理，按照前三個(gè)階段的結(jié)果進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。PDCA是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的循環(huán)過(guò)程，沒(méi)有真正的終點(diǎn)，而是不斷的改進(jìn)、發(fā)展的過(guò)程。

二、運(yùn)用PDCA管理工具在醫(yī)院檔案管理中的主要應(yīng)用

（一）計(jì)劃階段

1.醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題。計(jì)劃開(kāi)始階段，首先要深入剖析醫(yī)院檔案管理實(shí)際工作中存在的問(wèn)題。第一，管理制度建設(shè)不夠健全。醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)無(wú)法緊跟醫(yī)院快速發(fā)展步伐，其中部分科室在收到上級(jí)下發(fā)的重要檔案文件、資料及其他檔案材料，不能及時(shí)做到歸檔，歸檔過(guò)程中存在滯后、凌亂、不完整現(xiàn)象。第二，觀念陳舊、重視程度不足。醫(yī)院作為治病救人的場(chǎng)所，臨床一線工作放在首位，人財(cái)物多以臨床建設(shè)為主，對(duì)檔案管理及場(chǎng)所建設(shè)投入力度不足。第三，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，只能靠手動(dòng)查閱，工作效率極低，將檔案歸類電子化、信息化迫在眉睫。第四，管理人員素質(zhì)和能力需要提升。過(guò)去，檔案專業(yè)較少，大多數(shù)檔案管理者年齡偏大、專業(yè)性不強(qiáng)。

2.計(jì)劃解決問(wèn)題。通過(guò)對(duì)目前實(shí)際管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題主要出現(xiàn)在制度、觀念、信息化、人員幾個(gè)方面。第一，要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行重新梳理、完善，確保在工作過(guò)程中有章可循。第二，在觀念上提高重視，加大檔案存放場(chǎng)所投入力度。第三，完善電子檔案，將紙質(zhì)檔案全部電子化，加快查詢效率。第四，對(duì)現(xiàn)有管理人員加強(qiáng)自身素質(zhì)和能力水平培養(yǎng)。

（二）實(shí)施階段

1.在制度上，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《三級(jí)綜合醫(yī)院貧家標(biāo)準(zhǔn)（2012年版）》等相關(guān)涉及醫(yī)院檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際檔案管理體系，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程及制度，如在檔案室歸類過(guò)程中，規(guī)定歸口部門每季度1-5日送至檔案室接收，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行排序、編碼。同時(shí)，規(guī)范檔案類別管理，細(xì)化職責(zé)，責(zé)任到人，提高檔案管理效率。

2.在重視程度上，一方面，加大檔案軟硬件投入力度。另一方面，定期開(kāi)展檔案管理會(huì)議，科室設(shè)立檔案管理秘書，組織檔案法律法規(guī)及管理方法等內(nèi)容的培訓(xùn)指導(dǎo)學(xué)習(xí)，建立檔案醫(yī)師，培養(yǎng)良好檔案管理習(xí)慣。

3.在數(shù)字化建設(shè)上，使用高拍儀等先進(jìn)設(shè)備將全部紙質(zhì)文件信息化，在醫(yī)院OA內(nèi)網(wǎng)設(shè)置查閱權(quán)限進(jìn)行分類，確保電子檔案的安全性和保密性。

4.在人員培養(yǎng)方面，進(jìn)行走出去、引進(jìn)來(lái)培訓(xùn)方式，定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，引進(jìn)專家到醫(yī)院進(jìn)行主題授課，外派進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)。同時(shí)，組織全員參與的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓職工了解檔案工作的必要性，提高自身政治覺(jué)悟，提升管理隊(duì)伍的整體實(shí)力。

（三）檢查階段

在建立完善配套的管理制度和流程，重視落實(shí)情況，加大檢查力度，可從主要涉及科室抽取人力，組成檢查小組。在檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，并對(duì)問(wèn)題根源進(jìn)行深入剖析，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出整改意見(jiàn)。發(fā)現(xiàn)好的亮點(diǎn)，進(jìn)行表?yè)P(yáng)鼓勵(lì)，提高檔案管理積極性和約束力。

（四）處理階段

總結(jié)評(píng)價(jià)階段是最后的尾聲，關(guān)乎著整體的管理效率和結(jié)果。定期組織開(kāi)展檔案管理的相關(guān)考核分析，保證下一階段工作的有效性，好的經(jīng)驗(yàn)保留、推廣，待解決的問(wèn)題進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，真正將問(wèn)題解決。

三、結(jié)語(yǔ)

PDCA管理工具的使用就是將“復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化、簡(jiǎn)單的問(wèn)題模式化、模式的問(wèn)題制度化，制度的問(wèn)題系統(tǒng)化”，將PDCA應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，使得員工對(duì)檔案管理“從被動(dòng)接受管理到主動(dòng)參與管理，從粗放管理走向精細(xì)化管理，從經(jīng)驗(yàn)管理走向科學(xué)管理”，進(jìn)一步提高檔案管理專業(yè)程度、辦事效率、利用率，為推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)入現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。

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