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        中學檔案管理信息化建設(shè)探討

        2019-11-16 11:02:38史本忠
        今日財富 2019年28期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        史本忠

        我國教育體制改革以來,中學檔案管理受到國家的重視,主要是因檔案能夠有效改善教學質(zhì)量,提高教學管理水平,由此可以看出,進行中學檔案管理建設(shè)尤為重要。但是,我國中學檔案管理模式較為傳統(tǒng),應(yīng)將信息化建設(shè)融入到管理中,這對中學檔案管理質(zhì)量的提升具有較大的促進作用,同時也為我國檔案管理的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

        我國教育事業(yè)在發(fā)展的過程中,檔案在其中扮演著較為重要的角色,主要是因檔案詳細記錄了學校每一個階段發(fā)展過程,這在較大程度上可使中學教學工作效率更高。隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,中學教育引入了信息化技術(shù),為此檔案管理模式很難適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展,為此應(yīng)將檔案管理進行信息化建設(shè),使檔案管理模式具有較高的信息化程度。

        一、檔案信息化管理特點

        (一)取代傳統(tǒng)方式

        檔案管理信息化在管理的過程中,主要是通過互聯(lián)網(wǎng)資源與超前眼光對檔案管理制度與準則實施有效的革新。在縱向方面,實施檔案管理系統(tǒng)的安全聯(lián)網(wǎng)與一體式對接,可使管理信息進行有效的共享,便于上級部門協(xié)調(diào)與落實;在橫向上,需要內(nèi)部通過檔案管理信息化系統(tǒng)將一些業(yè)務(wù)進行有效的關(guān)聯(lián),這在較大程度上可有效增加管理業(yè)務(wù)量。

        (二)交互性特點

        我國中學檔案管理由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響,信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用不夠成熟,出現(xiàn)較多信息漏洞與信息失真,主要是因管理時效性無法得到有效保障,導致檔案管理出現(xiàn)一些問題。在檔案管理中引入信息化,不但能夠提高管理過程中的時效性,而且在較大程度上還可增強其交互性,在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上更新速度更快,這在較大程度上能夠及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的漏洞。

        二、中學檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題

        (一)檔案基礎(chǔ)建設(shè)待完善

        我國中學檔案在進行管理的過程中,由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善,這在一定程度上無法為信息化建設(shè)提供較好的環(huán)境,這就需要有現(xiàn)代化的電子設(shè)備的支持。但是,較多中學將發(fā)展重點放在了擴建方面,在一定程度上忽略了檔案信息化基礎(chǔ)建建設(shè),使檔案管理信息化很難順利實施。

        (二)管理制度不完善

        目前,中學檔案信息化管理制度還缺乏必要的完善,主要體現(xiàn)在兩個方面:1.由于檔案信息化建設(shè)標準還沒有形成有效的統(tǒng)一,會對檔案管理工作產(chǎn)生不同程度的影響;2.檔案信息審查機制不完善,對檔案信息審查不夠重視,導致檔案數(shù)據(jù)信息真實性在一定程度上降低,致使檔案管理工作無法有序?qū)嵤?/p>

        (三)信息安全問題

        中學在進行檔案信息化建設(shè)期間,校方在此過程中應(yīng)對信息安全問題引起足夠的重視,主要是因檔案信息化建設(shè)是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上,然而網(wǎng)絡(luò)具有較大的開放性與共享性,極易受到不法分子的攻擊,極易出現(xiàn)檔案信息被泄露問題,這對學校的發(fā)展造成不同程度的影響。

        三、中學檔案管理信息化建設(shè)策略

        (一)完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)

        首先,中學領(lǐng)導層應(yīng)對檔案管理的重要性有全面的認識,并且將檔案信息化管理納入到學校日常管理中。其次,進行檔案基礎(chǔ)性建設(shè),在管理的過程中,將師生日常工作與學習情況在檔案中詳細記錄。在此,對相關(guān)管理制度進行針對性優(yōu)化,這在較大程度上能夠使檔案信息化管理工作質(zhì)量的提高得到較好的保障。最后,學校還需要根據(jù)校方自身情況進行檔案管理流程的有效制定,實行電子檔案管理,并且將管理責任落實到實處。

        (二)檔案管理制度的完善

        檔案管理制度的完善主要是表現(xiàn)在以下幾個方面:1.根據(jù)檔案信息化管理需求,對建設(shè)標準與管理流程進行有效的明確,并在此基礎(chǔ)上實施全面的規(guī)定;2.進行檔案制度的有效構(gòu)建,能夠為檔案信息化管理工作的順利實施奠定良好的基礎(chǔ);3.構(gòu)建檔案信息審查機制。對檔案信息實施全面檢查,以此保證檔案信息的完整與真實;4.為了使檔案管理制度有序?qū)嵤€應(yīng)落實檔案管理責任制,從而對檔案管理有效的規(guī)范。

        (三)檔案信息安全管理

        在提高檔案信息安全管理的過程中,首先需要對檔案信息系統(tǒng)運行過程中的安全性進行有效的提升,以此確保檔案信息系統(tǒng)的先進性,這在較大程度上能夠避免系統(tǒng)運行漏洞的發(fā)生。此外,采取一些先進技術(shù)手段,比如身份認證技術(shù)、加密技術(shù)等,以此有效避免檔案信息受到黑客與不法分子的攻擊與竊取。檔案管理人員還應(yīng)對檔案系統(tǒng)實施全面的維護工作,為檔案信息的安全奠定良好的基礎(chǔ)。

        (四)培養(yǎng)檔案信息化管理人才

        檔案信息化管理與管理人員自身管理素養(yǎng)與技術(shù)有較大的關(guān)系,為此校方應(yīng)對管理人員進行計算機技術(shù)的培訓工作,確保管理人員能夠掌握檔案文件的傳輸。此外,還應(yīng)引進一些優(yōu)秀的管理人才,這對提升檔案信息化管理尤為重要,同時也為中學檔案信息化管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

        四、結(jié)語

        綜上所述,我國科學技術(shù)在發(fā)展的過程中,中學檔案管理信息化建設(shè)是未來發(fā)展必然趨勢,在較大程度上也是檔案管理中較為重要的任務(wù)。此外,為了提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量,管理人員需要對建設(shè)方案實施全面設(shè)計,在此過程中應(yīng)認識到管理人員發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢的重要性,這在較大程度上也是信息化水平提升較為重要的環(huán)節(jié)。(作者單位:山東省煙臺第二中學)

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