竇臣

本文將會(huì)就如何做好檔案管理工作及能更好的自查自糾問(wèn)題加強(qiáng)檔管理工作做出概述。

一、目前檔案管理工作的普遍狀況

將日常的工作、各種具有價(jià)值的信息資料形成的記錄稱(chēng)為檔案，它記載著每種不同行業(yè)在生產(chǎn)、工作中的重要信息，同時(shí)其中體現(xiàn)了各種行業(yè)之中很多具備價(jià)值的的參考信息。人力資源工作中的檔案管理都是工作總成果中相當(dāng)重要的一部分，對(duì)人力資源詳細(xì)的進(jìn)行記載是人力資源檔案的重要作用。也是為了能夠?qū)⑾乱徊饺肆Y源管理工作未雨綢繆防范失誤進(jìn)行參考的關(guān)鍵資料，并且能夠作為依據(jù)來(lái)促使人力資源工作更加完善。

目前在檔案管理過(guò)程及工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

（一）不能重視檔案管理工作。就目前情況，對(duì)檔案工作的誤區(qū)存在于大部分管理人員及主管班子當(dāng)中，他們錯(cuò)誤的將檔案工作當(dāng)做成簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)、封存、以及來(lái)去交涉的一般性質(zhì)的工作。而不是在一個(gè)單位中應(yīng)當(dāng)首要做好的一部分工作。檔案工作人員只要能夠安分“守鋪”不空崗，不將檔案遺失，不講檔案內(nèi)容外泄，只要能滿(mǎn)足日常主管部門(mén)及各單位協(xié)調(diào)調(diào)取查視便可以了。這樣的態(tài)度說(shuō)明了部分人群缺乏對(duì)檔案管理工作的理解，從忽略了檔案管理工作在各個(gè)管理工作環(huán)節(jié)中起到重要的性質(zhì)。

（二）不能夠加強(qiáng)檔案管理工作的水平，不能夠設(shè)置穩(wěn)定的人員進(jìn)行檔案管理崗位經(jīng)常調(diào)整，導(dǎo)致部分人員沒(méi)有檔案管理工作知識(shí)或缺乏相關(guān)培訓(xùn)的人員，不能夠重視檔案管理工作，不能夠執(zhí)行相關(guān)要求，對(duì)檔案資料管理程序自收集起直到備案的工作流程及要求不嫻熟、甚至一無(wú)所知，對(duì)相關(guān)資料的全面收集沒(méi)有加深意識(shí)。有些檔案管理的在崗人員，一人負(fù)責(zé)很多工作，沒(méi)有更多的經(jīng)歷和時(shí)間去投入到檔案管理工作中，導(dǎo)致拖拉滯后，不能及時(shí)歸檔和在合理的時(shí)間內(nèi)將檔案進(jìn)行整理，導(dǎo)致了檔案管理工作的成效。而有些需備案封存整理的材料還存在著虛假不真實(shí)的情況，這也是影像檔案管理工作成效的一打弊病。

（三）檔案管理辦公室的辦公條件落后。相關(guān)設(shè)施配備不齊全，不具備檔案管理工作的基本條件，有的單位還不能形成獨(dú)立的檔案室，個(gè)別單位需要封存的檔案數(shù)量巨大，可是沒(méi)有足夠的檔案室來(lái)進(jìn)行存放，不具備防治潮濕設(shè)備不具備“八防”措施。這樣就容易讓已經(jīng)封存的資料出現(xiàn)發(fā)霉或蟲(chóng)子蛀咬，不僅影響資料的外觀效果，還有可能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)損壞。目前相當(dāng)大一部分單位不能配備最基本的檔案管理設(shè)備，例如切紙刀、文件夾、檔案盒等。

二、關(guān)于檔案管理工作能夠提升的辦法措施

（一）首先要做好崗位職責(zé)，人員工作制度。我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》，奠定了我國(guó)檔案管理工作的基礎(chǔ)。依照法律進(jìn)行工作是每個(gè)單位必備的素質(zhì)及義務(wù)，想要把檔案管理工作做好，必定執(zhí)行法律法規(guī)的相關(guān)要求，本著依法做事的原則，明確落實(shí)檔案管理工作的人員責(zé)任制度、崗位職責(zé)。實(shí)現(xiàn)了依法管理、落實(shí)好崗位職責(zé)只有這樣能可讓檔案管理工作充分的發(fā)揮作用。目前的新形勢(shì)針對(duì)部分的檔案管理工作要求增高了，所以各單位及不同地區(qū)就要將立法權(quán)限合理的運(yùn)用起來(lái)，形成獨(dú)出心裁的檔案管理模式，能夠讓檔案管理工作跟得上時(shí)代的步伐，即滿(mǎn)足相關(guān)法律要求又能滿(mǎn)足建章建制，從而有效的提升檔案管理的成效。

（二）加強(qiáng)信息化管理。從事檔案管理工作必須具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)知識(shí)，所以對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求很強(qiáng)，既要具備檔案管理相關(guān)的流程知識(shí)、又要精通現(xiàn)代化的管理能力。電腦，如今已經(jīng)發(fā)展為日常中不可或缺的重要信息設(shè)備。它的誕生，對(duì)檔案管理工作宣布了新的考驗(yàn)。只有正確的理解這個(gè)考驗(yàn)，將現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和檔案管理工作充分的結(jié)合起來(lái)，才能讓檔案管理工作迎來(lái)一個(gè)新的勝利。從事檔案工作，工序繁多、工作量大、而且工作時(shí)間也較長(zhǎng)。但是如果能夠合理的運(yùn)用電腦進(jìn)行檔案的整理、打印，這樣就可以提高工作的效率。但是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜，高科技技術(shù)是柄雙刃劍，隨著時(shí)代的進(jìn)步，一些不良軟件、黑客等也在沖擊著有些機(jī)密的檔案安全。所以，必須制定良好的防侵入措施，增加防火墻，對(duì)于關(guān)鍵機(jī)密的檔案要設(shè)置安全的密碼，并對(duì)檔案管理人員制定合理的管理制度，從而達(dá)到良好的保密效果。

（三）配備良好的檔案管理工作必備設(shè)施。對(duì)于每個(gè)單位而言，都存在著不同需要的檔案資料。首先要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行檔案封存管理。必備的檔案整理設(shè)施也應(yīng)配備齊全。提供必要的切紙器、裝訂器材、檔案盒、檔案袋。并將不同類(lèi)型的檔案按照類(lèi)型分別存放。封皮要寫(xiě)清檔案標(biāo)簽，擺放整齊。并由專(zhuān)門(mén)的檔案室負(fù)責(zé)人進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理。定期檢查是否有蟲(chóng)要，浸濕現(xiàn)象。

做好檔案管理工作，是我國(guó)目前形勢(shì)中面臨著的一個(gè)重要問(wèn)題。這將直接關(guān)系著相當(dāng)有價(jià)值的工作、生產(chǎn)過(guò)程當(dāng)中的信息記載。隨著當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的不斷進(jìn)步，檔案管理工作幾乎面臨著各行各業(yè)，其不同程度的要求也是五花八門(mén)。所以只要能克服傳統(tǒng)的失誤及輕視，做好檔案管理工作的細(xì)致化、規(guī)范化、合法化，克服從事檔案管理工作中的種種困境，相信我國(guó)的檔案管理工作將會(huì)迎來(lái)一個(gè)美好的明天。（作者單位：雙遼市人力資源和社會(huì)保障信息中心）