黃芹花

近年來我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，大量基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)改造項(xiàng)目相繼進(jìn)行新建、擴(kuò)建，在項(xiàng)目施工過程中，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量資料和檔案，這些檔案可以很好的將項(xiàng)目過程反應(yīng)出來，也具有較高的保存價(jià)值，因此做好建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理十分重要。本文根據(jù)某項(xiàng)目為例進(jìn)行探討，并提出了建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的重要性和管理對(duì)策。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中十分重要，也是為日后的資料查詢提供可靠依據(jù)，但項(xiàng)目檔案仍存在諸多問題，檔案的收集整理不完善，管理方式落后等問題。因此要明確項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，切實(shí)做好各項(xiàng)管理措施。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的必要性

關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理是一項(xiàng)必然舉措，在項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理下，可以不斷提高檔案管理的質(zhì)量，也可以發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，同時(shí)也可以保證檔案應(yīng)用的專業(yè)水準(zhǔn)。

以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理有著許多弊端：一是建設(shè)單位和參與單位眾多，對(duì)于單位的管理不能有效的執(zhí)行國家檔案行政主管部制定的管理規(guī)范：二是由于建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行粗放型管理，個(gè)別單位對(duì)于檔案管理沒有相應(yīng)的管理人與和崗位，且管理制度不健全，從而導(dǎo)致檔案管理進(jìn)入惡性循環(huán)。

如何改變建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，則需從根本上改變管理模式從粗放型轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化，并且樹立精細(xì)化管理理念?！熬?xì)化是一種意識(shí)，是一種觀念，是一種認(rèn)真的態(tài)度，是一種精益求精的文化”。

二、開展建設(shè)項(xiàng)目精細(xì)化管理意義

所謂精細(xì)化管理則是堅(jiān)持每一次把事情做對(duì)，以此保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。精細(xì)化管理更注重的是每一個(gè)過程的準(zhǔn)確和完美，而不是事后的返修和整改而達(dá)到管理要求。

建設(shè)項(xiàng)目檔案的文件來源廣泛、種類繁多、信息載體的形式多種多樣并且檔案收集整理的特點(diǎn)不一，從最初的文件到檔案，無論主觀還是客觀上都存在著很多影響因素。文件從生成到后期的收集、整理、移交、歸檔，檔案收集過程十分復(fù)雜，所以要求我們一次把事情做好，一次把事情做到位，避免后續(xù)的返工現(xiàn)象發(fā)生，一旦出錯(cuò)返工則是巨大工程，所以更應(yīng)避免這樣無意義勞動(dòng)。

精細(xì)化管理是當(dāng)前較為先進(jìn)的管理理念，在普遍管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)化，這種模式更加強(qiáng)調(diào)責(zé)任的落實(shí)，將責(zé)任細(xì)化落實(shí)到部門及個(gè)人，在執(zhí)行過程中管理者應(yīng)盡職盡責(zé)，出現(xiàn)任何問題責(zé)任人第一時(shí)間進(jìn)行解決，立刻糾正。這樣的管理方式將流程變得簡(jiǎn)單，并且可以定性結(jié)合定量的方式評(píng)價(jià)工作。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要目的是為準(zhǔn)確的記錄項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工過程等明細(xì)，從而規(guī)范項(xiàng)目管理工作，為項(xiàng)目建設(shè)及經(jīng)營提供可靠的參考數(shù)據(jù)。項(xiàng)目細(xì)化管理結(jié)合檔案管理使工作更加規(guī)范化、流程化、制度化。對(duì)施工進(jìn)行驗(yàn)收前，結(jié)合施工過程中的現(xiàn)實(shí)因素，在確保檔案合格后再進(jìn)行施工驗(yàn)收。

檔案的精細(xì)化管理使檔案更加工整、規(guī)范從而提升倉案價(jià)值，也有利于項(xiàng)目工程的審核;從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看，檔案反映整個(gè)施工過程為建設(shè)單位提供終身資料服務(wù)。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理對(duì)策

建設(shè)項(xiàng)目檔案存在鮮明特點(diǎn)：成套性、專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性，這些特點(diǎn)可以將各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行銜接，并形成完整體系，且在工程的各個(gè)環(huán)節(jié)投入使用，所以在管理方面更加優(yōu)化嚴(yán)謹(jǐn)。

（一）提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重視程度

在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)結(jié)合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的相關(guān)條例對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，若在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格則不能展開對(duì)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。因此，項(xiàng)目檔案對(duì)工程施工驗(yàn)收持有強(qiáng)有力決定權(quán)，所以項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)尤為重要。

項(xiàng)目建設(shè)后的管理、使用、維護(hù)、擴(kuò)建等過程中，項(xiàng)目檔案也發(fā)揮著重要作用，所以必須及時(shí)做好項(xiàng)目檔案的建設(shè)、收集及保管工作，才能保證項(xiàng)目的最大利益，所以應(yīng)提高對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案的重視程度，且在工作中安排專職人員對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集并進(jìn)行統(tǒng)一管理。

通過對(duì)項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理，讓資源在施工過程中有效流通，提高項(xiàng)目檔案價(jià)值，從而提升檔案的完整性，以至于滿足管理的各項(xiàng)需求，提升管理效果。

（二）結(jié)合實(shí)際情況完善管理制度

為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，需結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際規(guī)模，特色與要求，安排專業(yè)的檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行建設(shè)以及日常管理工作。除人員的管理外，對(duì)于管理制度也應(yīng)不斷完善，結(jié)合實(shí)際情況不斷健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，并對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)個(gè)人崗位職責(zé)進(jìn)行明確，加大考核力度，實(shí)行有效的獎(jiǎng)懲制度。

建設(shè)項(xiàng)目一般規(guī)模較大、工期較長(zhǎng)且施工過程中會(huì)產(chǎn)生大量文件，同時(shí)涉及的公司及人員過多，所以提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，可以更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，從而使各部門協(xié)助檔案的建設(shè)，提高工作效率。

工作過程中應(yīng)實(shí)現(xiàn)四同步，保持項(xiàng)目計(jì)劃的下達(dá)與產(chǎn)生的文件資料同時(shí)歸檔;保證項(xiàng)目檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查資料結(jié)果同步;保持項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行;保證項(xiàng)目總結(jié)和項(xiàng)目文件材料歸檔保持同步，四個(gè)同步的實(shí)現(xiàn)可以減少項(xiàng)目出現(xiàn)紕漏。

（三）合理收集建設(shè)項(xiàng)目檔案

對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的收集整理，才能促進(jìn)工程建設(shè)水平，在檔案收集過程中，為保持檔案的完整性需堅(jiān)持全程跟蹤管理原則。因此在設(shè)計(jì)、勘察、施工等有關(guān)的施工單位應(yīng)簽訂相關(guān)合同，或在工程招標(biāo)條款中明確相關(guān)款項(xiàng)，使后面相關(guān)工作增加便利。

檔案人員要對(duì)提交檔案進(jìn)行審核預(yù)驗(yàn)收，滿足條件的信息才能進(jìn)行歸檔，工程建設(shè)期間的開工儀式、竣工儀式、施工圖紙等紙質(zhì)錄像資料也應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。強(qiáng)化信息收集工作，是基礎(chǔ)工作的保障也是項(xiàng)目檔案管理的重要管理環(huán)節(jié)。

（四）嚴(yán)格控制驗(yàn)收環(huán)節(jié)

在保證項(xiàng)目檔案的完整性及準(zhǔn)確性的請(qǐng)胯下結(jié)合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)首先有項(xiàng)目管理方自查，對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行審閱，審核完成后由專業(yè)部門進(jìn)行二次審核，若發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向相關(guān)部門提出，需高要求高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。

（五）結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理

建設(shè)項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，資料的收集、積累都是人為進(jìn)行，從而導(dǎo)致效率低、錯(cuò)誤率高。當(dāng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的全面管理。

1.對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行全面監(jiān)控。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、初步驗(yàn)收、后期的工程試運(yùn)行、結(jié)算、初步?jīng)Q算以及工程最后的驗(yàn)收、工程轉(zhuǎn)固都將實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于單項(xiàng)工程建設(shè)過程中的所有項(xiàng)目檔案信息的精細(xì)記錄及管理，包括施工過程中責(zé)任人的工作日志及項(xiàng)目各階段出現(xiàn)的問題，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的集成化管理。

2.對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各階段信息進(jìn)行自動(dòng)集成。計(jì)算機(jī)不斷的對(duì)建設(shè)項(xiàng)目不同階段的信息、結(jié)構(gòu)、背景進(jìn)行及時(shí)、全面的收集和整理，并且以電子文件的形式與相關(guān)檔案形成整體結(jié)構(gòu)，從而保證電子檔案的完整性。項(xiàng)目檔案管理充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理的工作流程，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源的與施工勘察、監(jiān)理等公祖單位相連接實(shí)現(xiàn)共享體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)于各環(huán)節(jié)管理自動(dòng)化整合檔案信息資源共享的電子化。

四、結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步、管理的創(chuàng)新、流程的規(guī)范，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作會(huì)逐漸規(guī)范化、科學(xué)化，但在這個(gè)過程中仍然存在很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但在工作中我們要保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、高效性及安全性，這是檔案管理的責(zé)任和義務(wù)。同時(shí)我們還要在項(xiàng)目檔案管理過程中主動(dòng)查找問題所在，積極借鑒其他單位優(yōu)秀成功的做法，并結(jié)合自身情況進(jìn)行完善，這樣建設(shè)項(xiàng)目管理精細(xì)化管理才具有科學(xué)、合理性。（作者單位：福建福能紅炭山置業(yè)有限公司）