侯雙雪

摘 要：檔案是各類組織發(fā)展中最重要的資源之一，涉及組織發(fā)展過程中的各類原始資料及發(fā)展數(shù)據(jù)，可以為組織管理優(yōu)化和問題溯源提供重要支持。當前時代是以信息化和網(wǎng)絡化技術發(fā)展為主流的時代，檔案管理的信息化也是各企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然方向。但目前我國醫(yī)院檔案管理中的信息化改革和發(fā)展大多處于初級階段，實際發(fā)展仍存在很多問題，對此本文探討了醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀及問題，由此提出適用于我國醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展優(yōu)化建議，以期為我國醫(yī)院檔案管理工作水平及質(zhì)量的發(fā)展提供有效支持。

關鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化;共享;安全

一、我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

檔案信息化是指組織在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，并以網(wǎng)絡（局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)）作為基本平臺對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，讓檔案工作為組織核心業(yè)務發(fā)展、綜合運行和內(nèi)部管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務的過程。對于醫(yī)院而言，檔案信息化同時具備管理性價值和經(jīng)濟性價值。從目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的實際情況來看，我國醫(yī)院普遍完成了檔案電子化管理，對于檔案管理的安全性、便利性、利用率的提升成果顯著。但距離真正理想的信息化管理水平仍有一段距離，其中比較突出的問題有檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展仍不完善，同時在信息化檔案的經(jīng)濟性價值開發(fā)方面投入有所不足。這是目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展中最迫切需要解決的問題。

二、我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的問題

（一）尚未實現(xiàn)從電子化到全面信息化的發(fā)展

檔案信息化發(fā)展主要有三個基本階段：第一階段，檔案數(shù)字化，是對檔案形式的一種擴充，從傳統(tǒng)的實體檔案發(fā)展到數(shù)字化檔案能夠大幅降低檔案儲存的現(xiàn)實空間需求和管理所需的人力資源需求，同時相對于實體檔案而言，數(shù)字化檔案具備更高的安全性;第二階段，數(shù)字檔案管理的網(wǎng)絡化，是基于網(wǎng)絡條件的檔案信息保存與流通管理，能夠進一步提升檔案管理和利用的綜合效率，同時也能為深度開發(fā)檔案價值提供一定支持;第三階段，檔案管理的智能化，是逐步擺脫對人的需求的一種檔案管理機制，在深度開發(fā)檔案價值過程中，完全采用自動化和智能化管理手段，大幅降低檔案管理對于人的需求，這也是現(xiàn)有技術發(fā)展趨勢下對于檔案管理信息化發(fā)展所能做出的最理想化設想。

結(jié)合這三個發(fā)展階段分類來看，目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展正處于第一和第二階段之間，即基本完成了檔案內(nèi)容的電子化處理，同時也開展了關于網(wǎng)絡化的檔案管理工作改革與嘗試，但在網(wǎng)絡化管理過程中距離真正的信息標準統(tǒng)一管理和集中管理仍有較大一段距離，而智能化管理技術的應用較為少見。由此可見，我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展仍處于初級階段，還有很大的改革與發(fā)展空間。

（二）缺乏對信息化檔案的深入開發(fā)和利用

對于醫(yī)院而言，檔案資源具備深度挖掘的價值，但目前我國醫(yī)院檔案信息化管理仍普遍缺乏此類價值開發(fā)與利用工作。在大多數(shù)醫(yī)院中，信息化檔案只具備檔案備份功能，缺乏其他新型功能。

具體從檔案信息化管理對組織發(fā)展的主要價值來看，目前我國醫(yī)院檔案信息化管理最典型的問題有兩個方面。一是檔案共享水平低。檔案的信息化處理使得傳統(tǒng)檔案能夠以數(shù)字化的形式在網(wǎng)絡渠道上進行高效流動。這使得檔案資源能夠被更高效地利用，而許多醫(yī)院并未建設檔案共享體系，醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務部門在使用檔案時仍需要從傳統(tǒng)的線下渠道來申請和獲取，導致檔案信息化和網(wǎng)絡化管理功能的閑置。二是信息化價值開發(fā)不到位。檔案作為一種信息資源和數(shù)據(jù)資源具有較高的開發(fā)價值，在傳統(tǒng)的實體檔案管理時代這種價值的開發(fā)難度相對較高，因此檔案價值開發(fā)工作不受重視，而檔案信息化管理大幅提升了檔案價值開發(fā)的可行性，但我國大多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門對于檔案價值的創(chuàng)新開發(fā)仍不夠重視，這在一定程度上浪費了檔案信息化管理所形成的衍生價值。

（三）忽視了信息化環(huán)境下的新型檔案安全問題

檔案作為一種重要的信息資源，對組織的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，保密性檔案資料一旦泄露將嚴重損害單位利益。檔案信息化的管理更有利于對檔案資料的保密。不可否認的是，信息化管理雖然規(guī)避了傳統(tǒng)實體檔案的自然滅失等風險，但也帶來了新的安全性問題。例如，通過信息技術和網(wǎng)絡技術能夠隨時隨地地竊取、篡改和破壞數(shù)字檔案。雖然這一風險在當前信息化技術尚未高度普及的時代表現(xiàn)得并不嚴重，但也是不容忽視的風險類型之一。而許多醫(yī)院檔案管理部門的工作人員缺乏信息化管理相關的安全知識和安全意識，這對于檔案信息化改革后的安全管理形成了較大挑戰(zhàn)。

三、醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的優(yōu)化建議

（一）建立標準統(tǒng)一且一體化的信息化管理體系

結(jié)合分析可知，目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展正處于數(shù)字化階段和網(wǎng)絡化階段之間，檔案管理的數(shù)字化改革基本完成，但網(wǎng)絡化管理仍處于實踐和完善階段。為提高醫(yī)院檔案網(wǎng)絡化管理的效率和質(zhì)量，本文建議醫(yī)院檔案管理部門做好如下兩個方面的網(wǎng)絡化管理制度和平臺建設。

首先，在醫(yī)院不同工作領域內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案電子化標準。檔案網(wǎng)絡化管理最重要的前提是數(shù)字格式的標準化，在我國醫(yī)院檔案管理體系中，檔案記錄與檔案保存管理的職能是相互分離的，其中檔案記錄工作主要有各職能部門負責，檔案保存和管理工作則由檔案管理部門負責。在傳統(tǒng)的實體檔案管理時代，這種責任分離制度并不會影響檔案的集中管理。但在信息化管理時代，這種分離制度會導致不同檔案格式和信息類型混雜，會對檔案信息網(wǎng)絡化管理造成較大阻礙。因此，醫(yī)院在檔案信息化改革過程中要優(yōu)先建立統(tǒng)一的檔案電子化標準，對于主要錄入條目的數(shù)據(jù)類型、檔案文件的格式做標準規(guī)定，保證檔案信息資源網(wǎng)絡化管理的標準程度。其次，建設統(tǒng)一的線上檔案管理平臺，進一步改善對檔案關聯(lián)價值的利用條件。針對檔案信息化價值開發(fā)的基本需求，醫(yī)院檔案管理部門應逐步建設統(tǒng)一的線上檔案管理平臺，實現(xiàn)基于在線平臺的全流程檔案信息化處理，使各部門工作人員可以在醫(yī)院內(nèi)部隨時隨地地完成責任范圍內(nèi)的檔案處理工作。同時，檔案管理部門應與醫(yī)院信息化管理部門深入合作，把信息化檔案管理平臺納入到醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中，在保證檔案密級和有效設置權限的前提下，向醫(yī)院各業(yè)務部門工作人員提供更便利的檔案信息資源查詢及調(diào)用接口，提升信息化檔案資源的整體利用率。

（二）深入開發(fā)信息化檔案價值

信息化檔案資源的價值開發(fā)是檔案信息化發(fā)展中最具特色的新發(fā)展方向。就個人對檔案管理工作及信息化技術的理解來看，現(xiàn)階段最值得醫(yī)院關注的信息化檔案價值開發(fā)方向有如下三個。

首先，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案內(nèi)部共享。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，檔案共享主要有兩種類型。一是醫(yī)院多種檔案信息之間的關聯(lián)共享，不同檔案間具備互為補充和完善的條件。例如，采購信息與醫(yī)院固定財產(chǎn)信息之間可以進行互補和完善。這種信息互補能夠在一定程度上彌補檔案錄入階段的信息缺失問題，保證檔案信息資源的完善程度。二是檔案管理部門與其他業(yè)務部門之間的檔案信息共享。例如，醫(yī)院人事檔案資源和醫(yī)療檔案資源的關聯(lián)可以用于分析醫(yī)生工作的質(zhì)量和效率，可以在一定程度上降低人事部門績效考核與醫(yī)生職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等的工作量，幫助其提升工作效率，也能提升不同部門工作人員利用檔案解決問題的效率和成功率

其次，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案外部共享。醫(yī)院中最重要的一類檔案當屬醫(yī)療檔案，這類檔案具備極高的科研應用與開發(fā)價值。在傳統(tǒng)的實體檔案管理時代，醫(yī)療檔案的整體流通能力相對較低，嚴重限制了醫(yī)療檔案對于醫(yī)學科研的支持水平。在當前信息化改革過程中，也有許多醫(yī)院并不愿意共享醫(yī)療檔案資源。這也在一定程度上限制了醫(yī)療檔案價值的發(fā)揮。建議醫(yī)院逐步開放在醫(yī)療機構間的醫(yī)療檔案共享，一方面能夠提升本院收集的醫(yī)療檔案的價值，另一方面也能獲取更豐富的醫(yī)療檔案資源，以支持本院高水平醫(yī)學工作者的科研工作，為本院醫(yī)療水平的綜合發(fā)展提供長效支持。

最后，發(fā)展并應用檔案數(shù)據(jù)分析技術。檔案資源在長期積累后會逐步轉(zhuǎn)化為大數(shù)據(jù)信息資源，針對大數(shù)據(jù)資源的處理和分析能夠獲得對醫(yī)院運行管理以及服務發(fā)展的經(jīng)驗性結(jié)論，這是醫(yī)院綜合改革和發(fā)展中極為重要的量化分析資料來源。因此，建議醫(yī)院在檔案信息化發(fā)展過程中應加強對數(shù)據(jù)分析技術的發(fā)展和應用，為醫(yī)院管理優(yōu)化、服務智能化改革等提供支持，未來還可以在此基礎上開發(fā)智能化檔案管理與服務技術。

（三）有效防控信息化檔案管理下的新型安全問題

信息安全問題是檔案信息化管理條件下所出現(xiàn)的新型問題。此類問題在以往并不受醫(yī)院檔案管理部門的重視，所以醫(yī)院檔案管理部門應先全面增強安全意識，同時建立更完善的信息化風險防控機制。

首先，檔案管理部門在內(nèi)部開展全面的信息安全意識教育。保證部門內(nèi)部所有工作人員對信息安全形成準確及全面的認識，使其建立主動預防信息安全問題的基本觀念。其次，構建多層次的檔案信息化管理、安全風險防控機制。首先，提高硬件安全水平，在檔案信息系統(tǒng)中增加硬件防火墻、高安全性網(wǎng)絡設施、斷電保護設備等，提升系統(tǒng)硬件安全水平。其次，加強軟件層面上的安全防護，包括在服務器端、檔案管理部門應用終端安裝安全軟件，在各終端操作中進一步增強信息風險控制能力。最后，做好職工工作標準上的安全化管理，要求檔案管理部門員工嚴格遵循安全標準進行設備操作和信息操作，避免人為風險。

四、結(jié)語

我國醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展水平整體偏低，但也積累了一定基礎。未來醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展應先做好數(shù)據(jù)標準化、平臺一體化建設，在此基礎上進一步依托網(wǎng)絡條件開發(fā)檔案服務功能、智能管理技術等，同時也要關注信息化管理下的新型安全風險，提前做好信息化管理風險防控工作。

參考文獻：

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