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        城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理探究

        2019-11-16 06:33:22尹輝
        青年時(shí)代 2019年26期
        關(guān)鍵詞:電子檔案

        尹輝

        摘 要:信息化技術(shù)的快速發(fā)展,使我國(guó)城建檔案管理產(chǎn)生了較大改變,在對(duì)檔案管理過(guò)程中不再采用統(tǒng)一紙質(zhì)檔案管理,而是開(kāi)始應(yīng)用電子檔案管理模式。需要相關(guān)工作人員注意的是,紙質(zhì)檔案并未被完全舍棄,目前紙質(zhì)檔案和電子檔案處于共存狀態(tài)。在城建檔案管理期間,如何做好紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理工作是一項(xiàng)需要人們探討的問(wèn)題。下面,針對(duì)該項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行分析,希望文中內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供借鑒。

        關(guān)鍵詞:城建紙質(zhì)檔案;電子檔案;并行管理

        一、引言

        紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)不同,在城建工作中應(yīng)對(duì)兩種檔案進(jìn)行合理應(yīng)用,對(duì)兩種檔案進(jìn)行并行管理,保證檔案管理的合理性。紙質(zhì)檔案能夠精準(zhǔn)、準(zhǔn)確地反映城市建設(shè)的真實(shí)信息內(nèi)容,而電子檔案在具體應(yīng)用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在信息保存、傳輸、檢索等多個(gè)方面。近幾年,我國(guó)電子信息技術(shù)得到了快速發(fā)展,電子檔案和紙質(zhì)檔案也隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展,也為日后城市的順利建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在未來(lái)城市的發(fā)展過(guò)程中,紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者在應(yīng)用過(guò)程中必然會(huì)呈現(xiàn)互補(bǔ)趨勢(shì),相互促進(jìn)發(fā)展。

        二、并行管理城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的重要性

        信息化的持續(xù)發(fā)展使社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)發(fā)展都發(fā)生了一定的變化,尤其是傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了顯著改變,主要體現(xiàn)在管理機(jī)制和方法上,各項(xiàng)內(nèi)容在信息化的沖擊下,將會(huì)呈現(xiàn)出一個(gè)新的姿態(tài),即電子檔案。電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比存在一定優(yōu)勢(shì),但是,紙質(zhì)檔案自身存在的優(yōu)勢(shì)也是電子檔案在應(yīng)用期間無(wú)法比擬的[1]。通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行對(duì)比可以發(fā)現(xiàn),兩者有著一定的聯(lián)系。在信息化社會(huì)快速發(fā)展的背景下,電子檔案在具體應(yīng)用過(guò)程中具有一定的優(yōu)勢(shì),紙質(zhì)檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)比較傳統(tǒng),但是記錄信息內(nèi)容的效果較好,能夠直接保存歷史記錄內(nèi)容;電子檔案在具體應(yīng)用期間,無(wú)論是在檔案管理還是在檔案檢索上都具有一定的優(yōu)勢(shì)[2]。目前,城建檔案管理期間面臨著許多挑戰(zhàn),在該背景下,應(yīng)合理將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行融合,充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì),推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

        三、紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者的具體特點(diǎn)

        (一)紙質(zhì)檔案特點(diǎn)

        所謂紙質(zhì)檔案就是將紙張作為檔案信息內(nèi)容的載體,其是具有保存價(jià)值的文件通過(guò)轉(zhuǎn)存獲取的,通常不會(huì)被篡改,因此,確保了檔案信息內(nèi)容的原始性和檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。紙質(zhì)檔案在具體應(yīng)用期間的一項(xiàng)關(guān)鍵優(yōu)點(diǎn)就是載體穩(wěn)定,通過(guò)對(duì)符合要求的紙張載體進(jìn)行應(yīng)用,完成對(duì)材料內(nèi)容書(shū)寫(xiě)后,將其保存在合理的環(huán)境中,其通常并不會(huì)遭到破壞,因此,可以長(zhǎng)時(shí)間記錄資料的原始情況,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供合理的考察依據(jù),進(jìn)而為企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持[3]。紙質(zhì)檔案具有自身的優(yōu)勢(shì),同時(shí),其劣勢(shì)也十分明顯,在對(duì)其進(jìn)行保存時(shí),紙張檔案信息內(nèi)容占用的庫(kù)存面積大,容易受外界因素影響,紙張檔案在多次應(yīng)用后,會(huì)遭出現(xiàn)一定的磨損,同時(shí),應(yīng)用正副本同時(shí)入庫(kù)管理模式會(huì)浪費(fèi)大量的紙;在實(shí)際利用方面,在同一時(shí)間點(diǎn),紙質(zhì)檔案只能被一個(gè)使用對(duì)象使用,無(wú)法共享信息資源,這也就降低了檔案的利用率。

        (二)電子檔案特點(diǎn)

        所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等電子設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ),其與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)。電子檔案利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ),因此,實(shí)際保存環(huán)境與紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境會(huì)存在一定的差別,也具有自身的特點(diǎn)。其特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

        1.處理起來(lái)相對(duì)容易

        通過(guò)計(jì)算機(jī)可以直接對(duì)電子檔案進(jìn)行處理,針對(duì)定制文件信息內(nèi)容進(jìn)行分類,并且做好相應(yīng)的匯總工作,將涉及的各項(xiàng)信息內(nèi)容都轉(zhuǎn)變?yōu)樗栊问?,省去了手工環(huán)節(jié),使處理變得更加簡(jiǎn)單。

        2.容易實(shí)現(xiàn)共享

        電子檔案在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中不會(huì)受到空間和時(shí)間的限制,能夠通過(guò)異地網(wǎng)上信息查詢、借閱,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成對(duì)各項(xiàng)信息內(nèi)容的查詢、瀏覽、下載,可以使多人同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行應(yīng)用,打破了紙張檔案在應(yīng)用過(guò)程中的局限性,電子檔案信息在具體應(yīng)用過(guò)程中具有共享性好重復(fù)利用率特點(diǎn)[4]。其在具體應(yīng)用期間缺點(diǎn)為,對(duì)技術(shù)過(guò)于依賴,載體在應(yīng)用過(guò)程中的穩(wěn)定性較差,載體容易遭到破壞。

        四、并行管理城建紙張檔案與電子檔案的有效措施

        (一)并行管理原則

        科學(xué)的管理體系是實(shí)現(xiàn)城建工作體系建設(shè)強(qiáng)化管理、規(guī)范、有序、科學(xué)的基礎(chǔ)。利用層次分明、分工詳細(xì)的檔案管理體系,一方面可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,另一方面也可以保證城建工作順利進(jìn)行。由此可見(jiàn),從目前我國(guó)城市的發(fā)展情況來(lái)看,在城建檔案管理過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)通過(guò)并行管理方式對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理,在實(shí)際應(yīng)用期間,要對(duì)兩種檔案進(jìn)行分析,發(fā)揮不同檔案的優(yōu)勢(shì),通過(guò)先進(jìn)技術(shù)操作層面和管理層面,完成相應(yīng)的推進(jìn)工作[5]。并行管理中,每一名工作工作人員、城建檔案參與者在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí),都能夠做到有據(jù)可依,依據(jù)實(shí)際情況,打造一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì),實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

        (二)做好并行管理的具體措施

        1.適當(dāng)更新檔案管理理念,培訓(xùn)管理人員

        一些地區(qū)在開(kāi)展城建檔案管理工作期間,配置的工作人員都為傳統(tǒng)檔案管理人員,他們?cè)趯?shí)際工作期間,仍然沿用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理,針對(duì)現(xiàn)代化電子檔案管理沒(méi)有太多操作績(jī)效,這也就造成實(shí)際檔案管理效率偏低,對(duì)具體工作開(kāi)展或造成不良影響。因此,為了使這一情況能夠得到改變,城建檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度,提高專業(yè)能力,對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行適當(dāng)更新,樹(shù)立合理的檔案管理意識(shí),同時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子單位作為整個(gè)管理工作中核心內(nèi)容。

        檔案管理人在實(shí)際工作期間要對(duì)電設(shè)備在具體應(yīng)用過(guò)程中的操作技巧進(jìn)行學(xué)習(xí),從而使自身的基礎(chǔ)能力能夠得到進(jìn)一步提高,使其可以更好地勝任相應(yīng)的工作。電子檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛,對(duì)相應(yīng)工作人員的能力提出了較高的要求,檔案管理人員不僅要具有較強(qiáng)的文字功底,而且還要掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí),只有這樣的工作人員才能夠勝任電子檔案信息管理工作,可見(jiàn),工作人員要不斷提升自身的綜合性質(zhì),迎合檔案管理的具體需求。

        2.健全基礎(chǔ)檔案管理機(jī)制

        在開(kāi)展新型檔案管理工作的過(guò)程中,計(jì)算機(jī)智能化管理是一項(xiàng)重要工作。目前,城建檔案管理工作在具體開(kāi)展的過(guò)程中,仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制,這一情況導(dǎo)致檔案管理工作在開(kāi)展期間會(huì)存在許多問(wèn)題,影響檔案管理工作的順利開(kāi)展,以及最終工作質(zhì)量[6]。實(shí)際作業(yè)期間,為了使這一情況得到改善,應(yīng)當(dāng)從檔案管理機(jī)制入手,采用合理的方式完成相應(yīng)的調(diào)整工作。在檔案管理機(jī)制內(nèi)容中需要人們健全的內(nèi)容有統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、信息存儲(chǔ)卡標(biāo)準(zhǔn)等多項(xiàng)內(nèi)容。與此同時(shí),針對(duì)電子檔案的整理、保存等各項(xiàng)工作,都要實(shí)時(shí)完成相應(yīng)的優(yōu)化作業(yè)。需要注意的是,電子檔案管理自身存在一定的缺點(diǎn),因此,在對(duì)其應(yīng)用期間,要在體制中彰顯電子檔案自身的明確性和真實(shí)性,從而使電子檔案的作用可以得到合理發(fā)揮。

        3.創(chuàng)新管理模式

        近幾年,我國(guó)信息科學(xué)技術(shù)得到了飛速發(fā)展,在該背景下,城建檔案管理的發(fā)展要緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步,針對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新,并且要做好相應(yīng)的吸收工作,主動(dòng)依據(jù)實(shí)際情況,制定一套合理的電子檔案管理體系,同時(shí),在該過(guò)程中要將紙張作為信息內(nèi)容的基本載體,檔案管理模式可以通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累,不斷拓展。相關(guān)工作人員在具體作業(yè)期間,優(yōu)化管理模式時(shí),可以通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)完成對(duì)大部分管理工作。例如,對(duì)于電子檔案整理工作,工作人員利用計(jì)算機(jī)就能夠?qū)Ω鳈n案進(jìn)行劃分,并不需要對(duì)文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移。管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)方面,電子檔案也要形成較好的規(guī)律,各方面要做好文件組合,構(gòu)建一套完善的電子檔案。

        一些地區(qū)雖然制定了電子檔案制度,但是受實(shí)際工況情況影響,針對(duì)同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案要同步歸檔,通過(guò)該操作方式,一方面可以保證檔案信息內(nèi)容的完整性,另一方面也可以共享網(wǎng)絡(luò)資源,使紙張檔案和電子檔案在應(yīng)用期間能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)。

        五、結(jié)語(yǔ)

        在開(kāi)展城建檔案工作的過(guò)程中,紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者都發(fā)揮著重要作用,兩種檔案在實(shí)際應(yīng)用期間具有著不同的意義和作用,這應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)工作人員的注意。因此,在城建檔管理工作發(fā)展期間,要采用合理方式制定一套合理的措施,從而使紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種不同的管理模式可以并行發(fā)展,進(jìn)而使城建檔案管理效益能夠得到進(jìn)一步提高。

        參考文獻(xiàn):

        [1]葉劍軍.大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].城建檔案,2018(10).

        [2]顏山齡.對(duì)城建檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案,2018(5).

        [3]蘇欣.互聯(lián)網(wǎng)背景下電子檔案和紙質(zhì)檔案查詢服務(wù)的和諧共存[J].城建檔案,2018(5).

        [4]張曼琴.對(duì)建設(shè)工程電子檔案歸檔模式的思考[J].城建檔案,2017(12).

        [5]劉瑞欣.城建檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對(duì)策探討[J].城建檔案,2017(12).

        [6]賴超芳.加強(qiáng)城建電子文件歸檔接收工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集,2016(1).

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