■鄭忠彬/淮安市淮陰區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理辦公室

隨著當(dāng)今經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，許多企業(yè)也在不斷的進(jìn)行改革與進(jìn)步，使得市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，如果公司想要在市場(chǎng)環(huán)境中獲得更多的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的管理力度，從而使企業(yè)得到不斷調(diào)整和完善管理方法，企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)最重要的環(huán)節(jié)就是機(jī)關(guān)辦公室管理工作，其在企業(yè)管理中占有非常重要的地位，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)辦公室管理工作的研究就具有了十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、機(jī)關(guān)辦公室管理工作的重要性

（一）有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)之間的信息交流

辦公室是現(xiàn)代企業(yè)的重要部門(mén)之一，其主要的作用是將一些重要的信息傳達(dá)到企業(yè)，在企業(yè)中扮演的溝通企業(yè)層次結(jié)構(gòu)的角色，這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在：第一，辦公室的管理人員應(yīng)該及時(shí)向下屬部門(mén)傳達(dá)上級(jí)的相關(guān)政策和決策，這會(huì)在很大的程度上起到一個(gè)監(jiān)督下屬部門(mén)工作的作用；第二，辦公室管理人員可以及時(shí)的向上級(jí)部門(mén)反饋下屬部門(mén)之間的信息與問(wèn)題，這能加強(qiáng)企業(yè)上下級(jí)之間信息交流，讓上級(jí)能夠有足夠的時(shí)間來(lái)探討并且將問(wèn)題加以解決，也能夠及時(shí)向其下屬部門(mén)提出關(guān)鍵性的意見(jiàn)與建議，以促進(jìn)管理決策者能夠做出較為符合基層實(shí)際的工作。所以在某種程度上，這大大加強(qiáng)了下屬部門(mén)對(duì)于企業(yè)決策的參與權(quán)力，同時(shí)也加強(qiáng)了部門(mén)之間的相互協(xié)調(diào)能力，使企業(yè)管理具有更快的效率。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)辦公室管理的參與權(quán)

機(jī)關(guān)辦公室管理工作非常有利于加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間信息的交流共享，并且能夠根據(jù)實(shí)際情況向企業(yè)管理者提出一些有利于企業(yè)建設(shè)的建議，另一方面也十分有利于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公室管理工作的參與。管理者在要向其管理的辦公室傳達(dá)全體信息時(shí)，要對(duì)這些信息進(jìn)行過(guò)濾與篩選，確保其傳達(dá)的信息是非常準(zhǔn)確的，這會(huì)使管理者所傳達(dá)的決策能夠得以有效快速的實(shí)施。更為重要的是，辦公室的人員應(yīng)該及時(shí)分析和確認(rèn)獲得信息是否符合管理者的要求，從而不斷提高管理者提出的決策方案的有效性，這非常有利于提高決策方案的完善性，并且同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)于下屬部門(mén)的監(jiān)督。當(dāng)企業(yè)發(fā)生一些公關(guān)危機(jī)時(shí)，辦公室的管理人員也可以根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)提出一些有效合理的建議，從而使問(wèn)題能夠及時(shí)的得以解決。

二、如何做好機(jī)關(guān)辦公室管理工作

（一）做好協(xié)調(diào)工作與統(tǒng)籌兼顧

與領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和其他職能部門(mén)相比，辦公室需要做更多的工作，其具有較強(qiáng)的綜合性。無(wú)論在哪個(gè)企業(yè)，辦公室的作用都是溝通與協(xié)調(diào)上下級(jí)部門(mén)，將企業(yè)的各個(gè)方面進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，這樣能使得企業(yè)的正常工作按部就班的順利進(jìn)行。如果將企業(yè)當(dāng)作一個(gè)人來(lái)看待，企業(yè)的決策部門(mén)就相當(dāng)于人體的大腦，而辦公室就起到了人體中樞神經(jīng)的作用，即使辦公室工作是在其管理者的決策中進(jìn)行的，但對(duì)于最終的決定，其決策是無(wú)權(quán)決定的，其沒(méi)有對(duì)于職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，并不能代替職能部門(mén)去完成各種問(wèn)題的處理。辦公室是要過(guò)問(wèn)職能部門(mén)的工作，并且需要輔助其管理者進(jìn)行管理的工作。其實(shí)一些領(lǐng)導(dǎo)人的工作也并不能親自完成，例如秘書(shū)、發(fā)送與接收等工作，都需要辦公室的參與進(jìn)行管理，由此可以看出，機(jī)關(guān)辦公室管理工作涉及了大量的部門(mén)，其工作的內(nèi)容非常繁雜，因此搞好各個(gè)辦公室之間的相互協(xié)調(diào)就顯得尤為重要。

（二）加強(qiáng)管理過(guò)程中的制度建設(shè)

制度的建立應(yīng)該保證對(duì)于工作流程的制定與工作流程的高效率管理的規(guī)范化。系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程十分復(fù)雜，其涉及的領(lǐng)域也非常之廣，所以在日常處理機(jī)關(guān)辦公室管理工作的時(shí)候，要不斷的完善其規(guī)章制度，制定的規(guī)章制度應(yīng)該對(duì)于員工起到約束的影響，使他們能夠更好的完成其本職工作，從而避免了員工在工作的過(guò)程中的雜亂無(wú)章，出現(xiàn)一個(gè)混亂的局面，導(dǎo)致影響到企業(yè)的整體發(fā)展。

（三）合理分工辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)

在辦公室的內(nèi)部組織合理的分工，以實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)化管理。辦公室是企業(yè)中的核心樞紐，其具備了企業(yè)不可缺少的咨詢服務(wù)等重要工作，所以只有對(duì)于辦公室的內(nèi)部機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室管理工作的科學(xué)性。明確部門(mén)之間職責(zé)的差別，在細(xì)分每個(gè)崗位之前，應(yīng)該明確每個(gè)部門(mén)應(yīng)該擁有的權(quán)限與職責(zé)。只有這樣，每個(gè)崗位才能正確履行自己的職責(zé)，使每個(gè)部門(mén)的工作效率得到大大的提升，避免個(gè)部門(mén)之間相互逃避與推卸責(zé)任。根據(jù)高效率的原則來(lái)進(jìn)行崗位和人員的安排，讓人員的支出盡可能的減少，同時(shí)實(shí)現(xiàn)人員配置的合理化，以確保用最少的人力來(lái)正常完成工作，提高每個(gè)員工的工作效率。

（四）不斷加強(qiáng)辦公室人員的綜合素質(zhì)

為了培養(yǎng)符合社會(huì)發(fā)展所需要的素質(zhì)，辦公室的人員不僅需要掌握一些基本的寫(xiě)作技能和溝通技巧，還需要掌握一些其他方面的能力，例如法律和計(jì)算機(jī)等方面。在招聘辦公室的工作人員時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，多引進(jìn)一些比較專業(yè)的人才，這樣才能讓機(jī)關(guān)辦公室管理工作更好的完成。

三、如何完善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理

（一）準(zhǔn)確定位，把握方寸

機(jī)關(guān)辦公室管理工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心機(jī)構(gòu)，其擁有著整個(gè)企業(yè)最重要的職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況和個(gè)人在辦公室工作中的精準(zhǔn)定位，如何把握這兩者之間的權(quán)重是至關(guān)重要的，特別是要正確的理解機(jī)關(guān)辦公室管理工作的責(zé)任，更要每個(gè)員工認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任，才能讓各項(xiàng)工作得以更好的開(kāi)展，也可以更好的精確自己的定位。嚴(yán)格遵守工作標(biāo)準(zhǔn)，即要企業(yè)的每個(gè)員工嚴(yán)格遵守各項(xiàng)工作的紀(jì)律，機(jī)關(guān)辦公室管理工作往往涉及到很廣泛的領(lǐng)域，在處理每個(gè)工作任務(wù)時(shí)，適當(dāng)?shù)恼莆蘸侠淼姆执?，明確自己應(yīng)該做什么，牢記自己不能做什么，以精準(zhǔn)的力度拿捏這兩者的關(guān)系，這就是機(jī)關(guān)辦公室管理工作的關(guān)鍵所在。

（二）注重協(xié)調(diào)，以誠(chéng)待人

機(jī)關(guān)辦公室管理工作通常需要處理各種各樣的具體事務(wù)，通常需要完成一些比較繁重的任務(wù)，有時(shí)也會(huì)遇到時(shí)間緊迫的情況，所以讓人覺(jué)得無(wú)從下手，例如辦公室行政事務(wù)的管理與協(xié)調(diào)等。面對(duì)的具體事務(wù)，辦公室的管理者必須充分運(yùn)用管理的藝術(shù)，更好地促進(jìn)工作進(jìn)度，筆者認(rèn)為主要可以從以下三個(gè)方面展開(kāi)工作：第一，注重企業(yè)員工之間的協(xié)調(diào)與溝通，這對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室管理工作是非常重要的因素，只有通過(guò)良好的協(xié)調(diào)與溝通，機(jī)關(guān)辦公室管理工作才能得到其他所有部門(mén)的理解與支持；第二，運(yùn)用藝術(shù)化的方法去處理具體的事務(wù)，例如語(yǔ)言藝術(shù)，與其他部門(mén)進(jìn)行溝通工作的時(shí)候，要保持謙虛的心態(tài)，而不是表現(xiàn)出一格傲慢、目中無(wú)人的形象，這會(huì)導(dǎo)致交流的壓力增大，所以注意語(yǔ)言的使用藝術(shù)是非常重要的；第三，營(yíng)造出一個(gè)互信互助的氛圍。辦公室與其他部門(mén)之間要建立互信互助的氛圍，這就要求辦公室的工作人員在日常的工作當(dāng)中要用心、真誠(chéng)的對(duì)待他人，只有這樣，我們才能夠獲得更好的尊重與信任。

（三）效率為先，表率模范

辦公室是系統(tǒng)組織對(duì)外的形象窗口，因此，我們?cè)诰唧w從事辦公事務(wù)的時(shí)候要注重效率，處理具體工作時(shí)，要注重時(shí)間節(jié)點(diǎn)，加快作業(yè)速率，不斷提升自我工作的效率；同時(shí)，作為辦公室的管理者要遵守單位的各項(xiàng)工作紀(jì)律，發(fā)揮出先鋒帶頭作用，從我做起，從小事做起，以高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求對(duì)待自我。此外，作為企業(yè)組織系統(tǒng)要加強(qiáng)管理工作的監(jiān)督，創(chuàng)建監(jiān)督平臺(tái)，加大監(jiān)督問(wèn)責(zé)的執(zhí)行力度，切實(shí)發(fā)揮出監(jiān)督機(jī)制的作用和價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展。

（四）培育人才，適應(yīng)常態(tài)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的常態(tài)下，企業(yè)和崗位都對(duì)于對(duì)勞動(dòng)者提出了更高的素要求質(zhì)和技能要求。在這種情況下，辦公室管理者就必須要加強(qiáng)提高自身的全面素質(zhì)，以便于更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新要求。筆者認(rèn)為在實(shí)際操作中可以從以下四個(gè)方面著手：第一，從辦公室的工作人員出發(fā)，讓辦公室的工作人員充分認(rèn)識(shí)到對(duì)于辦公室工作的質(zhì)量和技能要求的緊迫性與迫切性，完成由“被動(dòng)學(xué)習(xí)”到“主動(dòng)學(xué)習(xí)”的轉(zhuǎn)變；第二，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。作為一個(gè)企業(yè)，應(yīng)該提供各種各樣的學(xué)習(xí)平臺(tái)與機(jī)會(huì)，營(yíng)造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，讓每個(gè)員工能都?jí)虻玫礁玫膶W(xué)習(xí)；第三，加強(qiáng)檢查獎(jiǎng)懲力度，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，通過(guò)考試的手段和方法，讓每個(gè)員工加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并且樂(lè)于學(xué)習(xí)，形成一種全員學(xué)習(xí)的企業(yè)文化，讓學(xué)習(xí)成為一種正能量傳遞給每個(gè)員工，讓每個(gè)辦公室人員在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)職業(yè)技能，不斷的適應(yīng)全新的工作環(huán)境；第四，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)行政人才。通過(guò)對(duì)于專業(yè)人才的引進(jìn)，企業(yè)可以使用年輕的辦公室管理人員來(lái)替換老員工，使機(jī)關(guān)辦公室管理哦工作變得越來(lái)越有活力。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在社會(huì)的新常態(tài)下，積極發(fā)揮辦公室的作用，科學(xué)服務(wù)企業(yè)的發(fā)展，不僅是辦公室的本職要求，也是企業(yè)對(duì)于辦公室工作的基本要求。本文對(duì)如何做好辦公室工作展開(kāi)探討，提出了準(zhǔn)確定位、把握方寸，注重協(xié)調(diào)、以誠(chéng)待人，效率為先、表率模范，培育人才，適應(yīng)常態(tài)等建議，對(duì)于辦公室管理實(shí)務(wù)工作具有一定的實(shí)踐價(jià)值和意義。